Автоматизация складского учёта и формирования прослеживаемости ТМЦ

Складское хозяйство — неотъемлемая часть любого производственного процесса. Склад взаимодействует практически со всеми подразделениями, как производственными, так и административно-хозяйственными. Задача склада заключается не только в хранении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), но и в обеспечении бесперебойной работы производства.

В качестве ТМЦ принимают:

  • сырье, материалы и другие активы, используемые при производстве продукции (оказании услуг);
  • готовую продукцию и товары;
  • материалы, используемые в процессе выполнения работ для обеспечения нормального технологического процесса и упаковки продукции или расходуемые на другие нужды (проведение испытаний, ремонт и эксплуатацию оборудования, зданий);
  • запасные части для ремонта оборудования и другие материальные ценности, не относимые к основным средствам;
  • покупные комплектующие изделия и полуфабрикаты, подвергающиеся дополнительной обработке или сборке на предприятии, и т. д.;
  • отходы и брак.

Как правило, перечисленные материальные ценности хранятся на различных складах. Для обеспечения работы производства необходимо иметь информацию о текущем местоположении каждой единицы ТМЦ в определенный момент времени, чтобы прогнозировать сроки и количество изготовления готовой продукции, вовремя доставлять комплектующие. На рис 2 представлена типовая схема перемещения ТМЦ на предприятии.

На схеме видно, что основные перемещения с материальных складов происходят в производственные цеха, между цехами, из цеха финишной обработки/ сборки на склад готовой продукции.

Для регистрации складских движений требуются следующие документы:

  • Карточка учета материалов (форма М-17) — главный документ, который применяется для контроля за движением товарно-материальных ценностей. Оформление документа лежит на материально-ответственном работнике.
  • Приходный ордер (форма М-4) — используется для учета материальных ценностей, поступающих от поставщиков или из переработки.
  • Накладная на отпуск на сторону (форма М-15) — предназначена для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, находящимся за пределами ее территории, или сторонним организациям.
  • Требование-накладная (форма М-11) — документ для учета движения материальных ценностей внутри организации. Используется для оформления межскладских перемещений, выдачи ТМЦ в производство и возврата неизрасходованных ТМЦ на склад.
  • Лимитно-заборная карта (форма М-8) — применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Используется, когда на предприятии происходит регулярная передача ТМЦ из одного подразделения в другое.

Учитывая разнообразие ТМЦ и особенности их движения, производственные процессы любого предприятия нельзя представить без такого важного инструмента складского хозяйства, как складской учет ТМЦ.

Складской учет представляет собой совокупность процедур, направленных на документирование различных складских операций, таких как: прием товаров (сырья, материалов); их размещение на складе, перемещение между складами (и иными смежными подразделениями); отпуск товаров со склада в тех или иных целях (на отгрузку, в производство); списание.

Основная задача складского учета — контроль наличия, сохранности и движения ТМЦ на предприятии. Кроме того, именно складской учет позволяет классифицировать ТМЦ в зависимости от различных параметров (срок годности, метраж, вес, габариты, партийность и т. д.) и потребностей производства.

На каждом предприятии важно обеспечить взаимодействие бухгалтерского и складского учета. Если не обновлять информацию о ТМЦ в режиме реального времени, возникают несовпадения реальных остатков материально-производственных запасов на складе и числящихся в бухгалтерской базе данных, например, если со склада необходимые наименования комплектующих были отправлены в производственный цех, а информация в базе данных не обновилась.

Прослеживаемость — это возможность отследить историю, применение или текущее местонахождение объекта на складе с помощью записи всех изменений в систему учета производства. С ее помощью можно контролировать движение ТМЦ от поступления на склад до выпуска готовой продукции. Система прослеживаемости помогает обеспечить контроль всех производственных процессов и снизить расходы предприятия и себестоимость конечного продукта, а также сократить прямые и косвенные затраты, снизить брак, улучшить производственный процесс.

Внедрение учета в производстве — первый этап прослеживаемости ТМЦ. Существенное отличие производственного учета от «простого» складского учета состоит в том, что в нем происходит списание ТМЦ со склада на производство, а затем создается готовая продукция, в стоимость которой включается стоимость списанных ранее ТМЦ. Этот процесс проводится по определенным правилам как с точки зрения бухгал-терского учета, так и со стороны технологии производ-ства. С точки зрения технологии важны состав изделия и прохождение последовательности технологических операций. Это определяется соответствующими конструкторскими и технологическими документами. Кроме того, существует еще одна особенность произ-водственного учета — так называемое незавершенное производство. Это совокупность ТМЦ, которые уже были списаны в производство, но еще не стали готовой продукцией.

Внедрение системы прослеживаемости на предприятии невозможно без автоматизации складского учета с постоянным обновлением в режиме реального времени.

Автоматизация складского учета обеспечивает:

  • полный контроль товарных остатков, товародвижения, загрузки персонала, загрузки складских площадей;
  • избавление от бумажных журналов и книг учета;
  • перераспределение труда работников склада;
  • быструю и легкую инвентаризацию без остановки работы склада;
  • рациональное и эффективное размещение товаров в существующих параметрах склада;
  • соблюдение сроков поставки и т.д.

Использование специализированного программного обеспечения (ПО) для ведения производственного и складского учета

Для внедрения автоматизированного складского учета с возможностью прослеживаемости было разработано специализированное ПО, которое позволяет провести интеграцию с единым информационным пространством предприятия (ERP/АСУ предприятия). Для каждого предприятия необходим индивидуальный подход, поэтому разрабатывается кастомизированное ПО с учетом всех нюансов учета и прослеживаемости соответствующего предприятия.

Преимущества автоматизированного складского учета:

  • автоматизация и оптимизация оперативной складской логистики;
  • повышение производительности труда персонала;
  • уменьшение простоя техники на складах с предусмотренной технологией работы;
  • хранение актуальных данных о складских остатках;
  • информирование пользователя о возможных вариантах текущих действий при совершении операций по обработке товаров на складе с учетом тех или иных правил, ограничений или критериев;
  • получение ряда отчетной информации и печати ряда документов;
  • обеспечение проведения основных складских операций с ТМЦ;
  • проведение инвентаризации;
  • адресное хранение.

Основными функциями ПО являются:

Возможны два варианта создания номенклатурной базы: ручной и автоматизированный. При ручном способе ввод всех данных выполняется вручную — с помощью персонального компьютера оператор вводит данные о ТМЦ в справочник номенклатуры. В автоматизированном режиме производится автоматическая передача данных о ТМЦ с файлов номенклатуры.

Чтобы добавить или изъять со склада необходимую ТМЦ в ПО предусмотрен быстрый поиск по номенклатурному справочнику по артикулу или наименованию ТМЦ.

Получение актуальной и своевременной информации об остатках товара на складе для оперативного планирования. Исключается возможность хищения ТМЦ персоналом. Происходит отслеживание движения ТМЦ внутри склада.

В помещениях и на площадках хранения устанавливаются автоматизированные системы хранения для размещения товаров, сырья и готовой продукции. ПО при идентификации или измерения параметров ТМЦ автоматически определяет, где требуется расположить ТМЦ для более рационального использования пространства.

Обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа благодаря идентификации операторов при помощи индивидуального пароля или карты доступа (разграничение прав доступа). Возможна настройка выбора широты функционала для каждого сотрудника.

В режиме реального времени можно отследить местоположение конкретной ТМЦ, что снижает риски нехватки запасов комплектующих.

Благодаря полноценной интеграции систем всего предприятия есть возможность контроля любого участка с любого персонального компьютера.

Автоматизация складского учета и внедрение системы прослеживаемости — одно из важнейших требований к современному производственному предприятию вне зависимости от типа деятельности и вида производимых товаров. Автоматизация позволяет контролировать движение материальных ценностей, отслеживать любые изменения в процессе, что дает возможность предотвратить неэффективное использование ТМЦ и сократить финансовые затраты. Чем крупнее предприятие, тем более востребованным на нем будет процесс оптимизации складских процессов и, соответственно, автоматизация с помощью специализированного программного обеспечения.

Учет движения ТМЦ на предприятии

Учет товарно-материальных ценностей

Благодаря автоматизации, учет и принятие решений по «малооценке» будет происходить в 2 раза быстрее.

Вы сможете сокращать расходы на закупку ТМЦ. При хранении ТМЦ, но при этом гарантировать обеспеченность материалами. Необходимо часть закупок ТМЦ осуществлять адресно (надо — купили), а часть — для восполнеия запасов, которые можно оперативно использовать, снижая зависимость от возможных задержек поставок (надо — берем с запаса на складе — покупаем — восполняем запас).

Вам не нужно закрывать свой склад или офис на время инвентаризации. Не нам вам рассказывать, что время — деньги.

Программа безошибочно выявит ответственных лиц, срок хранения и эксплуатации, нахождение и первоначальную стоимость ТМЦ.

  • оптимизировать бизнес-процесс;
  • внедрить простое в использовании 1С программное обеспечение;
  • выгодно вложить деньги в продукт/развитие бизнеса.
  • экономия времени и финансовых затрат;
  • точность результата:
    Оперативный доступ к информации;
    Кто материально ответственен;
    Оценка первоначальной стоимости;
    Срок эксплуатации.
  • сокращение издержек и увеличение прибыли.
  • Программа позволяет генерировать новые инвентарные номера на основе названия, а также формировать индивидуальный штрих код для каждого ТМЦ.
  • Отражение поступления ТМЦ на склад.
  • Отражение перемещения ТМЦ между складами.
  • Отражение списания ТМЦ со склада или в эксплуатацию.
  • Инвентаризация ТМЦ на складах.
  • Контроль количества списания ТМЦ со склада.
  • Отражение списания ТМЦ из эксплуатации.
  • Инвентаризация ТМЦ Офлайн.
  • Контроль количества списания ТМЦ из эксплуатации (Программа самостоятельно отслеживает остатки ТМЦ в эксплуатации и не позволяет списывать большее количество, чем было передано в эксплуатацию).
  • Печать сопроводительных документов (Все документы, отражающие движение ТМЦ в системе, имеют свои печатные формы. Это позволяет при необходимости организовывать бумажный документооборот).
Читайте также  Порядок ведения суммированного учета рабочего времени устанавливается

Программа «АВИАНТ «Учет ТМЦ в эксплуатации»» позволяет организовать инвентаризацию и прозрачный учет ТМЦ, находящихся в эксплуатации организации. При этом по данным бухгалтерского учета ТМЦ могут быть списаны. Основной вопрос, на который отвечает база данных: «Где и в каком количестве используются ТМЦ?»

Место нахождения ТМЦ определяется в разрезе аналитик:

  • Склад – если ТМЦ ещё не введено в эксплуатацию;
  • МОЛ – материально-ответственное лицо;
  • Помещение использования ТМЦ;
  • Каждое ТМЦ может быть идентифицировано как:
  • Элемент справочника «Номенклатура»;
  • Комбинация признаков: элемент справочника «Номенклатура» и инвентарный номер;
  • Система позволяет сама генерировать инвентарные номера;
  • Функции базы данных «АВИАНТ «Учет ТМЦ в эксплуатации»»

Перечень функций:

Функции базы данных:

Ведение учета ТМЦ в разрезе инвентарных номеров; Программа позволяет генерировать новые инвентарные номера на основе названия, так же формировать индивидуальный штрих код для каждого ТМЦ.

  • Ввод начальных остатков ТМЦ на складе и в эксплуатации;
  • Отражение поступления ТМЦ на склад;
  • Отражение перемещения ТМЦ между складами;
  • Отражение списания ТМЦ со склада или в эксплуатацию;
  • Инвентаризация ТМЦ на складах;
  • Контроль количества списания ТМЦ со склада;
  • Отражение передачи ТМЦ в эксплуатации;
  • Отражение перемещения ТМЦ в эксплуатации;
  • Отражение списания ТМЦ из эксплуатации;
  • Инвентаризация ТМЦ в эксплуатации;
  • Инвентаризация ТМЦ Офлайн;

Контроль количества списания ТМЦ из эксплуатации; Конфигурация отслеживает остатки ТМЦ в эксплуатации и не позволяет списывать большее количество чем было передано в эксплуатацию.

Печать сопроводительных документов; Все документы отражающие движение ТМЦ в системе имеют свои печатные и формы. Это позволяет при необходимости организовывать бумажный документооборот.

Учет материальных ценностей на складе и его связь с учетом в бухгалтерии

Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них — по группам, типо- и сорторазмерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующие должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.

В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:

а) открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;

б) учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке «Цена» указывается «Цена поставщика» или «Фактическая себестоимость». Новая цена записывается по каждой операции.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.

Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно материально ответственным лицом. В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются.

Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

При автоматизации (механизации) учета движения материальных запасов указанные в настоящем пункте формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

Читайте также  Как составить баланс по бух учету пример

При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации — принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт (при ведении карт в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются, брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешения главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.

Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации, или специалистом, осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера. 3

Документальное оформление движения МПЗ

Документальное оформление движения МПЗ

Движение материалов в организации предполагает три основные стадии, которые подлежат документальному оформлению:

  • поступление материалов;
  • списание в производство;
  • выбытие материалов.

Документальное оформление поступления материалов на предприятие

Поступление материалов в организации может осуществляться следующим путем:

  1. приобретение у поставщиков со стороны;
  2. изготовление внутри организации;
  3. поступление от учредителей в счет вклада в уставный капитал;
  4. образование в результате ликвидации основных средств предприятия и другого имущества;
  5. безвозмездное поступление;
  6. поступление в результате обмена (договор бартера).

Нормативным документом, осуществляющим нормативное регулирование оформления операций по поступлению материалов, являются:

    – до 1 января 2021г.; — с 1 января 2021г.

а. Значительная часть производственных запасов предприятия приобретается со стороны. Основными расчетными первичными документами на оприходование поступающих со стороны товарно-материальных ценностей являются: счет-фактура, счет, товарно-транспортные накладные, платежные требования и т.д. Кроме этого, к расчетным документам прилагаются сопроводительные документы: спецификации, квитанции, сертификаты качества и качественные удостоверения и т.д.

Для получения товарно-материальных ценностей со склада поставщика представителю организации выписывается доверенность. В доверенности указывают: от кого и по каким документам (счету, наряду) следует получить материальные ценности, срок действия доверенности. Доверенности регистрируются в специально отведенном, пронумерованном и прошнурованном журнале выдачи доверенностей. Доверенность оформляется только на работников данной организации.

При доставке грузов на предприятие автотранспортом материальные ценности принимают на основании товарно-транспортной накладной.

Поступление материалов на склад оформляется документом «Приходный ордер», в котором материально-ответственное лицо отражает фактическое количество материала, поступившего на склад. При соответствии поступивших материальных ценностей в документах поставщика и фактических данных, возможно вместо оформления приходного ордера отразить поступление материальных ценностей путем проставления штампа на документах поставщика. В таком случае документ со штампом приравнивается к приходному ордеру и содержит аналогичные реквизиты.

Документ учета материалов Приходный ордер стр1

Документ учета материалов Приходный ордер стр2

В случае несоответствия фактических данных данным, указанным в документах поставщика, составляют документ «Акт о приемке материалов», где фиксируют информацию о поступившем грузе по документам поставщика и фактически. Данный документ составляет комиссия по приемке материалов, с участием материально-ответственного лица и представителя поставщика.

Акт о приемке материалов и приходный ордер составляются как правило в день поступления материалов на склад. Оприходование осуществляется в соответствующих единицах измерения, принятых в организации.

b. Материальные ценности, поступившие от переработки собственных и обслуживающих производств, приходуют на основании отчета о переработке продукции.

На сельскохозяйственном предприятии производственные запасы, произведенные в своем хозяйстве, учитываются с использованием следующих первичных документов:

  • Акт приемки грубых и сочных кормов;
  • Ведомость расхода кормов;
  • Акт на закупку семян и посадочного материала;
  • Акт на списание семян и посадочного материала;
  • Акт на оприходование пастбищных кормов;
  • Журнал учета расхода кормов.

Вышеперечисленные документы составляются либо в момент совершения хозяйственных операций, либо в конце месяца, либо по окончании сезонных работ. Документы подписывают их составители, материально-ответственные лица, разрешительные подписи ставят на документах главный бухгалтер и руководитель предприятия.

c. При поступлении материалов в счет вклада в уставный капитал, материалы отражаются по стоимости, согласованной с учредителями. Стоимость утверждается протоколом общего собрания участников общества. При этом оформляется акт приема-передачи в произвольной форме, с отражением обязательных реквизитов.

d. Принятие к учету материалов, образовавшихся в результате ликвидации основных средств или выбытия иного имущества, осуществляется на основании документа «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений».

e. Материальные ценности поступают в организацию безвозмездно по договору дарения или договору пожертвования. При этом оформляются те же документы, что и при возмездном получении материалов (товарные накладные, приходный ордер и др.).

f. Поступление материалов в результате договора обмена документально оформляется аналогично оформлению при возмездном получении. Однако в случае осуществления бартерной сделки необходимо оформлять как поступление материалов, так и их выбытие.

Документальное оформление использования материалов внутри предприятия

Внутри предприятия материально-производственные запасы могут расходоваться на следующие цели:

  1. на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг;
  2. на выполнение работ по устранению брака;
  3. на общепроизводственные расходы;
  4. на удовлетворение общехозяйственных нужд.

Разовый отпуск товарно – материальных ценностей для потребления или перемещения внутри хозяйства производится на основании требования – накладной.

Читайте также  Проверка путевых листов списание и учет гсм

Документ учета материалов Требование-накладная стр1

Документ учета материалов Требование-накладная стр2

Для отпуска материалов, систематически потребляемых в хозяйстве, используются лимитно-заборные карты. Лимитно-заборные карты ведутся по объектам сроком на один месяц. В случае если производство небольшое, то лимитно-заборную карту можно вести в течении квартала.

Выдача материалов для использования в производстве осуществляется путем перемещения материалов с центрального склада на склад материально-ответственного лица конкретного производственного участка. Список материально-ответственных лиц согласовывается с главным бухгалтером, и именно этим лицам предоставляется право получать материальные ценности со склада. Образцы подписей материально-ответственных лиц должны находится у кладовщика.

При расходовании материальных ценностей на нужды производства, материально-ответственные лица их списывают на основании актов на списание материальных ценностей и материально-производственных отчетов.

В целях сокращения количества первичных документов отпуск материалов возможно осуществлять в карточках складского учета. При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета. При получении материалов материально-ответственное лицо расписывается непосредственно в карточке, без оформления расходных документов на отпуск. А кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте.

Отпуск материалов на сторону осуществляется на основании документа «Накладная на отпуск материалов на сторону».

Документальное оформление выбытия материалов

Выбытие материалов на предприятии может происходить по следующим причинам:

  1. реализация материалов, не предусмотренных к использованию внутри предприятия;
  2. списание материалов пришедших в негодность (физически и морально устаревшие материалы), списание по причине обнаружения недостачи;
  3. выбытие в связи с вкладом материалов в уставный капитал другой организации;
  4. безвозмездная передача материалов другой организации;
  5. выбытие в результате обмена (договора бартера).

а. При реализации материалов, не предназначенных для использования на предприятии, оформляются товарная накладная, либо при перевозке автотранспортом товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура, а также необходимые сопроводительные документы.

b. Списание неликвидных материалов осуществляется на основании акта на списание. При проведении инвентаризации, полученные результаты (излишек/недостача) оформляются актом инвентаризации.

c. При выбытии материалов в счет вклада в уставный капитал, они отражаются по стоимости, согласованной с учредителями. При этом аналогично, как и при поступлении материалов в счет вклада в уставный капитал оформляется акт приема-передачи в произвольной форме, с отражением обязательных реквизитов.

d. Выбытие материальных ценностей при передаче безвозмездно по договору дарения или договору пожертвования оформляется первичными документами на отпуск материалов: товарно-транспортная накладная, накладная на отпуск материалов на сторону и т.д.

e. Выбытие материалов на основе договора бартера оформляется аналогично выбытию при возмездном реализации материалов на сторону.

Унифицированные формы первичных документов по движению МПЗ. Регистры аналитического и синтетического учета

С 1 января 2013 года в связи с вступлением Федерального закона 402-ФЗ от 06.11.2011 унифицированные формы документов не являются обязательным, за исключением отдельных случаев (кассовые документы, транспортная накладная). Формы первичных документов должны быть утверждены в учетной политике предприятия.

Документы по движению МПЗ могут быть разработаны предприятием самостоятельно, а также предприятие может использовать унифицированные формы, о чем должно быть указано в учетной политике.

Для оформления учета движения МПЗ предусмотрены следующие унифицированные формы первичных документов:

Унифицированные формы первичных документов по движению МПЗ

Аналитический учет материалов ведется на предприятии одним из двух методов:

  1. с использованием оборотных ведомостей;
  2. сальдовым методом.

1. При использовании оборотных ведомостей аналитический учет формируется следующим образом. На складах и в подразделениях ведутся карточки количественного учета. Бухгалтерская служба ведет карточки количественно-суммового учета материалов, т.е. в части учета движения материалов по количеству дублирует складской учет. На основании карточек бухгалтерией ежемесячно составляются оборотные ведомости, а затем сводная ведомость. Сводная ведомость сличается с данными синтетического учета.

2. Сальдовый метод предполагает, что бухгалтерия ведет учет только в денежном выражении в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов.

Материально-ответственные лица на складах ведут количественный учет, в конце месяца количественные остатки переносятся работником бухгалтерской службы в сальдовую ведомость. Далее составляется сводная ведомость, которая сличается с данными синтетического учета.

Данные методы применяются как правило при ручном ведении учета, в автоматизированной форме учета, необходимые данные формируются автоматически из внесенных в программу данных первичных документов.

Синтетический учет движения материальных ценностей при журнально-ордерной форме учета ведется в журнале-ордере №10, ведомости к нему и соответственно в Главной книге. В автоматизированной форме учета в качестве регистров, систематизирующих данные первичного учета, выступают: ОСВ, анализ счета, карточка счета, ОСВ по счету.

Ведение аналитического учета ТМЦ согласно законодательства РФ

В соответствии с п. 1 и п. 3 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. При этом бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами (например, двойная запись не применяется при ведении забалансового учёта).

План счетов бухгалтерского учёта и Инструкция по его применению содержатся в Приказе Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н. План счетов представляют собой перечень синтетических счетов бухгалтерского учёта, обязательных к применению в организациях всех форм собственности (кроме кредитных организаций и государственных учреждений). В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).

При этом у организации есть право исходя из целей управления, включая нужды анализа, контроля и отчетности, уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Однако помимо ведения бухгалтерского учёта на синтетических счетах и субсчетах, у организаций возникает обязанность по ведению аналитического учёта. Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией самостоятельно, исходя из требований Инструкции по применению плана счетов и других положений, нормативных актов, методических указаний по вопросам бухгалтерского учета.

Так, согласно Плану счетов и Инструкции по его применению для учёта МПЗ организации обязаны использовать, в том числе, следующие синтетические счета (счета первого порядка), а также вправе открыть к ним соответствующие субсчета (счета второго порядка).

Счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке).

К счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета:

  • 10-1 «Сырье и материалы»;
  • 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
  • 10-3 «Топливо»;
  • 10-4 «Тара и тарные материалы»;
  • 10-5 «Запасные части»;
  • 10-6 «Прочие материалы» и т.д.

При этом в Инструкции по применению счёта 10 «Материалы» указано, что аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам и т.д.).

Таким образом, у организаций возникает обязанность по ведению соответствующей аналитики внутри каждого счёта (субсчёта). Так, аналитический учёт материалов должен вестись как минимум в разрезе мест хранения (например, в разрезе складов), а также наименований (например, ручка шариковая, бензин АИ-95, кирпич красный и т.п.).

Следует учитывать, что аналогичные требования содержатся и в п. 136 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ (утв. Приказом МФ РФ от 28.12.2001 № 119н, далее — Методические указания), где указывается, что аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них — в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Счет 41 «Товары», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи. К счету 41 «Товары» могут быть открыты субсчета:

  • 41-1 «Товары на складах»;
  • 41-2 «Товары в розничной торговле»;
  • 41-3 «Тара под товаром и порожняя»;
  • 41-4 «Покупные изделия» и др.

При этом Инструкцией установлено, что аналитический учет по счету 41 «Товары» ведется по ответственным лицам, наименованиям (сортам, партиям, кипам), а в необходимых случаях и по местам хранения товаров.

Таким образом, аналитический учёт товаров должен вестись как минимум в разрезе: материально ответственных лиц, мест хранения (при необходимости), а также наименований.

Аналогичный порядок аналитического учёта товаров содержится также и в Методических указаниях по учёту МПЗ (пункты 238, 239).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: