Учет ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Если у организации есть транспортные средства, необходимо регулярно приобретать для них горюче-смазочные материалы. Покупают ГСМ чаще всего или за наличные с оформлением авансового отчёта, или при помощи топливной карты. В «1С Бухгалтерии 8.3» предусмотрено оформление в обоих случаях – как оно проводится и будет освещено далее.

Учёт по картам

Чтобы платить картой, организация должна заключить с поставщиком договор, после чего будет оформлена специальная топливная карта. На такой карте есть сведения о том, какие нефтепродукты могут по ней приобретаться, в каких количествах, о сопутствующих услугах, а также объёме средств, которым можно оперировать для приобретения топлива и услуг.

Чаще всего карта предоставляется бесплатно с последующим возвратом. Но, если за неё полагается отдельная плата, то оприходование её стоимости оформляется в виде поступления услуги. Для этого нужно создать поступление «Услуги (акт)», зайдя через меню «Покупки» и «Поступление». Ниже это показано подробнее.

Учет ГСМ в 1С 8.3

Учет ГСМ в 1С 8.3

Топливная карта в таком случае учитывается на забалансовом счёте 006. Отражается она через меню «Операции» и далее «Операции, введённые вручную».

Если за изготовление карты платить не пришлось, она всё равно должна быть отражена на том же забалансовом счёте, просто указывается условная цена в один рубль.

По завершении месяца поставщик должен предоставить документы с указанием, сколько было приобретено топлива в литрах. На основании этих документов проводится учёт на счёте 10.03.1 «Топливо». Оформление проводится в меню «Покупки», далее «Поступление», через «Поступление товаров (накладная)».

Нужно создать новый документ с тем же названием, указать нужные данные, а также добавить строки в табличную часть «Товары» при помощи кнопки «Добавить» либо «Подбор». Также следует указать тип номенклатуры, то есть ГСМ.

Учет ГСМ в 1С 8.3

В результате проведено оприходование ГСМ и сформирована проводка Дт. 10.3 – Кт. 60. Оформление покупки топлива по карте завершено.

Учёт ГСМ при поступлении по авансовому расчёту

Если водитель сам покупает бензин за наличные, нужно оформить для отражения этого авансовый отчёт. Перед этим оформлена должна быть выдача средств сотруднику. Фиксируется она документом «Выдача наличных», вид операции – «Выдача подотчётному лицу». На изображении ниже показан образец.

Когда этот документ будет оформлен, нужно создать авансовый отчёт. Это делается в разделе «Банк и касса». На картинках показано, где находится нужный подраздел и как будет выглядеть документ.

Учет ГСМ в 1С 8.3

Чтобы создать его, нажмите кнопку и заполните закладку «Авансы»: отразите документ выдачи (в рассматриваемом случае это «Выдача аванса») и прикреплённые к отчёту документы. После этого заполните табличную часть – в ней следует указать, какое топливо приобретается, его цену и объём.

В результате ГСМ через авансовый отчёт будут оприходованы. Проводки: Дт. 10.3 – Кт. 71.01. Для получения печатного документа можно воспользоваться кнопкой «Печать».

Учет ГСМ в 1С 8.3

Списание ГСМ в 1С 8.3

В 1С 8.3 для учёта списания используются путевые листы. Сведения из них должны быть сверены с предоставленными сотрудником отчётами, в которых отражены данные из путевых листов и чеков АЗС.

Как бензин, так и любые другие ГСМ списываются при помощи документа «Требование-накладная» – на скриншоте ниже показано как его отыскать.

Учет ГСМ в 1С 8.3

В нём нужно указать параметры ГСМ, а также счёт, на который они будут списываться – это выполняется с помощью выделенных на следующем скриншоте кнопок «Подбор» и «Добавить». Сам счёт списания определяется тем, какую деятельность ведёт организация. Так, для торгового предприятия это 44.01, а при списании на общехозяйственные нужды 26. Если на закладке «Материалы» установить галочку как показано ниже, то счета можно будет указывать на строке с номенклатурой. Если она не установлена, заполнять их потребуется на отдельной закладке.

Стоимость списываемого на затраты при проведении требования-накладной бензина учитываться будет по средней.

На основании авансового отчёта этот документ тоже может быть сформирован. Нужно открыть отчёт, либо весь журнал с ними, нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать документ.

Если возникнут ещё вопросы относительно того, как проводить списание ГСМ, вы можете обратиться к нашим специалистам по работе с 1С 8.3 – они всегда готовы проконсультировать вас.

Настройка субконто счета 10.03.1 «Топливо»

В рассматриваемом далее примере для оприходования топлива применяется один склад. Если у организации несколько транспортных средств, на каждое из них можно создать по складу, после чего обороты и остатки будут учитываться отдельно.

Начать настройку следует с ведения учёта на счёте 10.03.01 в разрезе складов. Для этого откройте данный счёт и установите галочку в поле «По складам» (показано на скриншоте ниже). Таким образом вы получите дополнительное субконто, а учёт на складах вести можно только по количеству, либо по количеству и сумме.

Учет ГСМ в 1С 8.3

Попробуем перепровести созданные документы, изменив склад. После этого склад отобразится в проводках, и можно будет добавить субконто «Склады» при формировании оборотно-сальдовой ведомости.

В ОСВ же выделяется условный склад – новый созданный, в рассматриваемом случае это «Автомобиль».

Для того топлива, что было приобретено раньше, склад в ОСВ не указывается.

Учет бензина по топливным картам

На предприятиях, деятельность которых прочно связана с использованием служебных автомобилей, используются топливные карты. Они выступили заменой топливным талонам, которые рассчитывались на определенное количество ГСМ. По талону при заправке отображался заправленный объем топлива, и можно было узнать, какое количество ГСМ осталось неизрасходованным.

Что такое топливная карта: разбираемся подробнее

Этот вариант заправки транспортных средств горючим не подразумевает постоянной оплаты. Он обладает рядом преимуществ для предприятия и его сотрудников:

  • всю информацию о расходе ГСМ и остатке можно считать с электронного чипа карты;
  • доступ к этой информации возможен в любое время;
  • карту могут приобрести как физические лица, так и предприятия или индивидуальные предприниматели;
  • время обслуживания на автозаправочной станции минимально;
  • при приобретении карты на большой объем топлива действуют значительные скидки;
  • нет необходимости оформлять отчет о расходовании ГСМ по чекам для руководства организации.

Ключевое преимущество – упрощенный учет ГСМ по топливной карте в бухгалтерии. Все данные о расходовании сохраняются в личном кабинете владельца, поэтому получить к ним доступ элементарно просто.

Особенность расчетов такого плана является только фиксированное расписание заправки по картам на большинстве автозаправочных станций.

Топливная карта может быть лимитированной или безлимитной:

  1. В первом случае предприятие закупает фиксированный объем топлива на одну карту, а владелец автомобиля впоследствии заправляет машину горчим установленным объемом топлива на указанный период времени (например, на день, 2 недели, месяц).
  2. Владелец нелимитированной карты может заправлять транспортное средство определенным видом горючего в любых объемах и без установленного расписания в пределах приобретенного предприятием количества топлива.

Держатель карты регистрирует ее в личном кабинете, где отображается всю ключевая информация:

  • марка и модель автомобиля;
  • предел расхода;
  • марка топлива.

Далее счет пополняется и происходит постепенное списание средств.

Особенности бухгалтерского учета ГСМ по топливным картам

Получить средство расчета можно различными способами:

  • безвозмездно;
  • во временное пользование;
  • в постоянное владение.

При приобретении карты во временное пользование или постоянное владение траты на нее относят к расходам по обычным видам деятельности. Товарная накладная по покупке проводится в счете «Прочие расходы», а цена добавляется к общей сумме трат на ГСМ в этом месяце.

Предоставление карт работникам никак не фиксируется в бухгалтерии, но отображается в специальном журнале с указанием следующих данных:

  • марки и модели автомобиля и его номера государственной регистрации,
  • ФИО и должности сотрудника,
  • даты получения и возврата.

При учете топлива по топливным картам одной из определяющих характеристик является расход:

  • по нормативу;
  • по факту.

По факту расход топлива оправдывается путевыми листами, которые сотрудник предоставляет с указанием марки и модели автомобиля, его пробега, выделенного по карте объема горючего, остатка на момент выезда и возвращения, сопоставления расхода ГСМ по норме и по факту с выводом об экономии или повышенном расходе горючего.

Топливо по топливным картам в бухгалтерском учете проводится по счету 10. Приход производится по стоимости без учета НДС, его относят к счету 19.

Приходование горючего относится к тому же дню, когда был заправлен автомобиль, так как на счету 10 отображается имущество, фактически находящееся во владении организации. Дата перехода права собственности на горючее может быть зафиксирована и в договоре, например, это может быть день фактической оплаты. В таком случае проводки топлива выполняются также по субсчетам.

Как правило, в учетной политике организации или плане счетов закрепляются счета и субсчета, на которые относятся топливные карты и топливо. Они могут относится в том числе к забалансовому учету, и это требуется также зафиксировать в политике и плане счетов, как и другие особенности бухгалтерского и налогового учета.

Читайте также  Классификация затрат в управленческом учете определяется

Заправка автомобиля ГСМ по топливной карте

В редакцию нашего журнала обратилась организация с просьбой разъяснить порядок отражения в учете расчетов с АЗС, когда заправка автомобиля бензином осуществляется водителем посредством применения топливной карты. Учреждение заключило договор с поставщиком топлива, по условиям которого поставщик предоставил учреждению топливную карту. Плата за отпущенное поставщиком топливо производится в конце месяца на основании документов, предоставленных поставщиком. Как отражать расчеты с поставщиком и водителем? Должен ли водитель составлять авансовый отчет и прикладывать к нему чеки заправок? Если должен, то как заполняется авансовый отчет? Ответы на эти и другие вопросы даны в статье

Топливная карта – пластиковая карта, используемая для автоматизации и оплаты заправки автомобиля на АЗС. Она содержит электронный микрочип, который хранит всю информацию для заправки на АЗС. Топливная карта зачастую имеет установленный в договоре на обслуживание лимит приобретения топлива по ней. Лимит может быть:

  • суточным – на топливную карту устанавливается суточный лимит определенного вида топлива в литрах, превысить который нельзя. То есть каждые сутки держателю топливной карты разрешено заправляться конкретным видом топлива в пределах установочного лимита;
  • месячным – устанавливается месячная норма отпуска топлива по топливной карте.

Выбор схемы программирования топливной карты обусловливается соглашением сторон контракта (договора). В ходе использования топливной карты возможны замена одной схемы другой или изменение размера суточного (месячного) лимита отпуска топлива в литрах. Изменение работы топливных карт производится на основании заявления покупателя топлива.

Отражение в учете поступления топливной карты и ее выдачи водителю.

Учет полученной от нефтяной компании топливной карты ведется на забалансовом учете, определенном учреждением его учетной политикой. Ранее Минфин предлагал вести учет топливных карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (Письмо от 03.06.2008 № 02‑14‑10а/1611). Считаем, что положения п. 337 Инструкции № 157н [1] не обязывают учреждение применять именно этот забалансовый счет. В свою очередь, финансовое ведомство в своем Письме от 02.10.2018 № 02‑07‑10/70752 разъяснило: в случае, когда условиями договора предусмотрено, что транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, такая транспортная карта не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учитываемым на балансовых счетах учреждения. По мнению Минфина, в целях учета движения таких карт между ответственными лицами учреждение вправе использовать забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности» (по условной цене – один рубль), специально предназначенный для этого в соответствии с учетной политикой учреждения. Таким образом, для учета топливных карт учреждение вполне может выбрать любой забалансовый счет, за исключением тех, которые содержатся в п. 332 – 394 Инструкции № 157н [2] , и прописать применение этого счета в учетной политике учреждения. Например, учреждение в своей учетной политике может установить, что для учета топливных карт применяет забалансовый счет:

  • 43‑1 – для учета поступивших в учреждение топливных карт;
  • 43‑2 – для учета топливных карт, выданных водителю для заправки.

Передачу топливных карт водителям можно оформить требованием-накладной (ф. 0504204).

Операции с транспортными картами в учете отразятся следующим образом:

Получена транспортная карта

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Передана транспортная карта водителю

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Закреплена транспортная карта за водителем

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Расчеты за заправку автомобиля посредством топливной карты с применением счета 0 208 00 000.

Согласно методологии учета, установленной Инструкцией № 174н [3] предложим следующие варианты корреспонденции счетов, которые можно использовать при совершении расчетов по заправке автомобилей топливом посредством применения топливные карты проводки. Схема бухгалтерских записей по этому варианту отражения расчетов будет такой:

Принято к учету топливо, которым был заправлен автомобиль

Операция совершается на основании авансового отчета (ф. 0504505), составленного водителем, вместе с приложенными к нему чеками АЗС

Отражен в учете отпущенный поставщиком ГСМ по топливным картам при заправке автомобиля на АЗС

Операция совершается на основании товарной накладной, предоставленной поставщиком топлива в конце месяца

Произведена оплата топлива, отпущенного поставщиком

Операция совершается на основании счета-фактуры, предоставленной поставщиком

Произведено списание израсходованного топлива

Основанием для списания операции является акт списания материальных запасов (ф. 0504230), составленный на основании заполненных водителем путевых листов

Здесь же скажем несколько слов о применении счета 0 208 00 000 в данной корреспонденции счетов. Согласно нормам п. 212 Инструкции № 157н счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. После заключения договора

с нефтяной компаний юридическому лицу выдают нужное количество карт, привязанных к единому счету. Все расчеты, осуществляемые водителем посредством применения на АЗС топливных карт, оказываются под контролем и строго фиксируются. В конце месяца подробная информация о произведенных водителем заправках предоставляется учреждению. Чек, выдаваемый водителю на АЗС, является лишь дополнительным подтверждением того, что заправка была осуществлена. Поскольку топливная карта предоставляет доступ к единому счету, открытому нефтяной компанией в рамках заключенного договора учреждению, считаем возможным использовать счет 0 208 00 при осуществлении обозначенных расчетов.

Если учреждение выбирает такую схему бухгалтерских записей, то водитель составляет авансовый отчет (ф. 0504505) и все выданные ему на АЗС чеки прикрепляет к нему. Сложность может возникнуть при заполнении титульного листа авансового отчета (ф. 0504505), поскольку в форме отражаются сумма полученного и израсходованного аванса, а также остаток суммы аванса или перерасход по нему. Фактически денежные средства водителю на приобретение бензина не выдаются, когда расчеты осуществляются посредством топливные карты проводки. Тем не менее считаем возможным отражать при заполнении титульного листа авансового отчета данные из кассовых чеков АЗС.

Водитель бюджетного учреждения И. Сидоров заправляет автомобиль посредством топливной карты нефтяной компании. В марте в связи с его отпуском и отпуском руководителя учреждения водителем были произведены 2 заправки автомобиля топливом АИ-95. К авансовому отчету приложены чеки АЗС, содержащие следующие данные:

  • чек АЗС от 16.03.2020, время заправки – 08.20, на сумму 1 575 руб.;
  • чек АЗС от 23.03.2020, время заправки – 09.00, на сумму 1 800 руб.

И. Сидоровым в марте было приобретено топливо на сумму 3 375 руб.

31.03.2020 И. Сидоровым был представлен авансовый отчет, к которому были прикреплены чеки АЗС, подтверждающие заправку автомобиля.

Информация о сумме израсходованных водителем на заправку автомобиля денежных средствах в титульном листе авансового отчета

Как вести учет бензина по топливным картам

Если в коммерческой деятельности фирмы используются транспортные средства, это предполагает необходимость приобретения горюче-смазочных материалов (ГСМ). Задача заключается не только в их рациональном выборе и покупке, но и в последующем учете. Одним из инструментов ведения бухгалтерии в этом направлении является топливная карта. Эта статья о том, каким образом обеспечить грамотный и рациональный налоговый и бухгалтерский учет топливных карт.

Преимущества использования топливных карточек

Топливная карта – удобный тип расчета, используемый как крупными предприятиями, так и частными лицами. Рядовые граждане также могут рассчитывать на оплату горючего и масел посредством этого пластика и получить различные бонусы и cash back. В связи с этим отсутствует необходимость подвергать себя опасности, нося в кармане крупную сумму наличных денег. Кроме того, карта позволяет получать ГСМ со скидкой, ее размер зависит от конкретных условий карты и типа АЗС, на которой происходит заправка. Что касается юридических лиц, то для них предусмотрены очевидные достоинства пользования этим продуктом:

  1. Полный контроль расчетных мероприятий за определенный объем топлива на предприятии. Провести наблюдения можно в режиме онлайн в персональном кабинете. В итоге каждый руководящий специалист может просчитать, какое количество топлива и денег было потрачено водителем.
  2. Удобная система оплаты. Можно провести заправку с помощью топливных карт на любой автозаправочной станции, причем использовать то горючее, которое необходимо автомобилю.
  3. Универсальность решения коммерческих и хозяйственных задач. Благодаря современной расчетной схеме, можно обеспечить решение любых задач, связанных с заправкой.
  4. Экономическая выгода. Приобретение специальных пластиковых карт на топливо способствует возврату налога на добавленную стоимость и полному сокращению расхода бюджета организации.
  5. Рационализация формирования себестоимости продукции. У предприятия имеется возможность включения цены ГСМ в расчет себестоимости продуктовых единиц фирмы.
  6. Экономия денег посредством получения различных скидок и бонусов. В настоящее время этот аспект является как никогда впечатляющим, что связано со сложностью экономической ситуации на территории страны.
  7. Оказание полноценной информационной поддержки со стороны персонального менеджера. Помощь в оформлении топливных карточек. При этом они гарантированы для каждой компании, как и профессиональный подход со стороны работников.
Читайте также  Нарушение правил воинского учета для стенда

Главное преимущество владения предприятия картой – возможность расчета денег, потраченных сотрудником (например, водителем) на топливо или другие расходные материалы. Отчет можно получить в персональном кабинете, он будет содержать сведения о том, когда, где и на какой объем произошло пополнение автомобильного бака. В итоге скрытие расхода на ГСМ для водителя будет невозможным, и денежные средства организации не пройдут «мимо кассы». Современная тенденция такова, что все большее число предприятий переходит на безналичные вариации расчетов с АЗС и прочими структурами, так что обретение такой карты будет действительно выгодным.

Особенности получения пластика

Для того чтобы обрести этот пластик, необходимо сделать обращение в подразделение, специализирующееся на выдаче и учете подобных карточек, в целях последующего заключения соглашения. Важно обязательно проверить, чтобы в перечне документов фигурировало приложение, в котором содержится список автозаправочных пунктов, осуществляющих заправку по карте. Суммы, которые были переданы топливной организации, представляют собой предоплату за горючее. Следует приготовиться к тому, что за изготовление карты берется определенная сумма.

в бюджете

Тонкости отражения покупки карты в БУ предприятия

Для грамотной записи проводки, подразумевающей учет бензина по топливным картам, необходимо иметь на руках накладную, и в конце месяца происходит суммирование цен с прочими расходными направлениями. В рамках проводки обычно отражаются следующие моменты:

  • деньги, которые требуются для производства и покупки карты;
  • налог на добавленную стоимость и его размер;
  • стоимость карточного продукта, списываемая в статью расходов.

Как можно заметить из перечисленных особенностей, сотрудник организации будет получать на расчеты в АЗС не наличные средства, а карточку. Однако ведение учетных операций все же является желательным. Их организация может быть осуществлена на базе специального учетного журнала. Унифицированной формы этот тип документации не имеет, однако определяется она каждой организацией индивидуально. В рамках этой бумаги могут быть отражены следующие моменты и операции:

  • дата, когда представитель получил фирменную карточку;
  • дата, в рамках которой пластик был возвращен руководству;
  • марка автомобиля, не подлежащего заправке по карточному продукту;
  • номера авто, выданные представителями ГИБДД;
  • ФИО и персональная подпись водителя;
  • прочие параметры, учитываемые непосредственно руководством.

Общий порядок мероприятий по приобретению ГСМ

На порядки оказывают влияния варианты расчета и типы реализации топлива. Правила отпуска топливных ресурсов регулируются посредством специальной инструкции. Таким образом, согласно п. 7.1 этого документа, реализация продуктов нефти осуществляется на основании соглашений, составленных между сторонами, или за наличность.

Разновидности и вариации безналичных расчетов за ГСМ

В настоящее время, если рассматривать строго безналичные расчеты за топливные ресурсы, можно выделить несколько наиболее популярных направлений:

  • специальные ведомости;
  • учетные талоны;
  • пластиковые топливные карты.

Рассматриваемые нормативы имеют место быть в п. 10 Правил 1442, согласно которым осуществляется расчет за реализованные продукты нефти.

Использование ведомостей и учетные действия

Все мероприятия фиксируются договорами, которые заключаются между реализатором (АЗС) и потребителем (компанией). Факт отпуска топлива подлежит отражению в ведомости по форме №16НП. А путевой лист, имеющийся у водителя, обязательно содержит информацию об объеме отпущенного топлива и его марке. На базе законодательных документов не реже раза в месячный период производится выписка сводных ведомостей-счетов для каждого предприятия. Данная бумага содержит сведения о суммарной цене материалов исходя из конкретных марок.

бухгалтерский учет топливных карт

Особенности отпуска продуктов по талонам

Это еще один распространенный вариант реализации продукции. Талон – это особый документ, взятый на определенных условиях. Он является своеобразным подтверждением права на покупку объема ГСМ. Так, талон являет собой тип документации, подтверждающий правомочие покупателя на приобретение топлива. Оно хранится на заправке, пока не будет использовано для заполнения бака автомобиля предприятия. Талон – это не средство платежа, а лишь доказательство факта оплаты.

чет бензина по топливным картам

Топливные смарт-карты и достоинства их применения

Эти продукты являются уникальными и представляют собой пластик, который имеет встроенный чип (микропроцессор). На нем отображаются сведения о некоторых ключевых моментах, которые пригодятся для коммерческой деятельности фирмы:

  • объем продуктов нефти, которые могут быть проданы на заправке;
  • также может присутствовать и другая информация для осуществления расчетных мероприятий.

В связи с этим можно сделать вывод, что этот пластик – лишь технический инструмент учета, а не платежное средство или кредитка.

вести учет топливных карт в бухгалтерии

Вести учет топливных карт в бухгалтерии – значит упростить процесс ведения бухгалтерской деятельности и способствует экономии времени и денег руководства фирмы. Топливные карты классифицируются по двум направленностям:

  • денежные продукты – они включают в себя сведения о сумме, зачисленных на условный счет организации, а также позволяют покупать любые марки горюче-смазочного сырья и сопутствующих товарных позиций и сервисов в рамках АЗС в соответствии с лимитом денег, традиционно отпуск продуктов производится по рыночной стоимости, которая установлена на момент заправки;
  • литровые элементы – по данным пластиковым продуктам можно узнать информацию о количестве литров ГСМ, которые предварительно оплачены организацией, но отпуск ГСМ осуществляется не по рыночной цене, а по стоимости, указанной в договоре, такие карточки классифицируются по типам ГСМ (A92, A95 бензин, А95 Евро, дизельное топливо).

В рамках соглашения, заключаемого между сторонами, предусмотрено требование, связанное с использованием и хранением топливных карточек, а также с видом карты, условиями заправочного процесса, порядком расчетных мероприятий, лимитом расходов, перечнем заправок, которые могут обслуживать данную карту. Также содержится информация о моменте, в который произошел переход прав собственности.

Каковы аспекты учета

Определенного порядка учетных действий по картам не имеется. Например, осуществляется учет с применением счетов «Материалы» — 10, «Касса» — 50, «Расчеты с подотчетными лицами» — 71. Эксперты считают, что такой порядок учета не совсем корректен. Это связано с несколькими факторами:

  • на 10-м счете карточки могут подлежать учету по элементу «прочие материалы» как объект МПЗ, а согласно Положениям бухучета, к ним относятся активы, применяемые предприятием в качестве средств или предметов труда, которые сами по себе представляют определенную ценность;
  • на 50-м счете происходит учет по субсчету 50-3 «денежная документация», при этом документы должны давать право на получение товарной позиции по всей номинальной стоимости, удостоверять право на обретение услуги, содержать сумму, возможную для трат на приобретение товаров;
  • на 71-м счете происходит обобщение информации, которая связана с расчетами по величинам, выданным под отчетность, т. е. по факту работник не получает никакой наличности, поэтому такой учет ГСМ по топливным картам также не может считаться корректным.

Согласно общим нормам и положениям бухгалтерского баланса, все издержки, связанные с покупкой МПЗ, включены в фактическую цену, по которой запасы принимаются к учету. Однако многоразовые топливные карточки не могут быть соотнесены с какой-либо конкретной партией топлива. Компания может списать их стоимость на базе ПБУ 10/99 в расходы, которые связаны с классическим видом деятельности.

Возможные варианты проводок в бухгалтерии при покупке топлива и смазочных материалов

Проводки и операции, описываемые в рамках бухгалтерского баланса в процессе учетных мероприятий по закупкам топлива, могут выглядеть следующим образом:

  • перечисление денег на оплату карточки для покупки топлива – Д60К51;
  • отнесение стоимости пластика на расходные направления – Д20 (26, 44) К60;
  • Д19К60 – операция отображает факт учета налога на добавленный показатель стоимости с цены карт;
  • проводка Д68К19 подразумевает принятие налога на добавленную стоимость к вычету;
  • Д60(2)К51 – внесение предоплаты за товары на АЗС, в частности – ГСМ;
  • Д10-3К60-1 – операция говорит о том, что топливо, которое было приобретено, принято к учетным мероприятиям;
  • Д60-1К60-2 – зачтена предоплата по топливным ресурсам;
  • Д20 (44, 26) К10-3 – операция, характеризующая списание израсходованного топлива.

Таковы основные проводки, составляемые при учете топливных затрат по пластиковым карточкам. Таким образом, в бюджете предприятия исключены различные ошибки и перерасход ресурсов, благодаря использованию системы топливных карточек, которые подлежат тщательному и детальному отслеживанию со стороны управленцев. Грамотное применение подобных карт обеспечит колоссальную экономию и отсутствие ошибочных сведений в рамках ведения бухгалтерского учета.

Приобретение ГСМ по топливным картам

В деятельности большинства образовательных учреждений используются транспортные средства. Для их функционирования приобретаются горюче-смазочные материалы. Их оплата может производиться как в безналичном порядке, так и наличными денежными средствами. В этой статье рассмотрим, как осуществляется обеспечение учреждений горюче-смазочными материалами при их безналичной оплате с использованием топливных карт.

Читайте также  Учет питания сотрудников за счет предприятия

Топливная карта, выдаваемая поставщиком горюче-смазочных материалов (ГСМ), является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт.

Различают следующие виды топливных карт:

а) денежные (выдаваемые на конкретный лимит стоимости ГСМ);

б) литровые (предусматривается объем ГСМ в литрах), которые могут быть:

  • лимитированными;
  • нелимитированными.

По лимитированной топливной карте может устанавливаться суточный лимит выборки ГСМ в литрах.

В нелимитированную топливную карту заносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного у поставщика ГСМ, которое может быть получено учреждением в полном объеме остатка на карте без суточного ограничения.

Отпуск ГСМ с использованием топливных карт прекращается терминалом АЗС с возникновением следующих причин:

  • запрашиваемый объем топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;
  • карта заблокирована.

Рассмотрим порядок учета ГСМ, приобретаемых по литровым топливным картам.

Документальное оформление

Для того чтобы получить возможность приобрести ГСМ по топливным картам, учреждение должно заключить договор с поставщиком. В нем указываются:

  • наименование приобретаемых ГСМ и их стоимость;
  • стоимость топливной карты, если она передается за плату или предусматривается, что топливные карты передаются учреждению бесплатно или с возвратом;
  • вид топливной карты;
  • условия оплаты (частичная или 100%-ная предварительная оплата);
  • дата перехода права собственности на ГСМ и другие условия. Как правило, право собственности на ГСМ переходит в момент заправки транспортного средства на АЗС.

Топливные карты выдаются учреждению после перечисления предварительной оплаты.

Полученные учреждением топливные карты затем выдаются конкретному водителю.

По завершении месяца поставщик должен представить учреждению следующий пакет документов:

  • товарную накладную на объем и стоимость полученных ГСМ;
  • счет-фактуру;
  • детализированный отчет о производимых операциях с использованием топливных карт;
  • акт сверки взаимных расчетов.

При заправке по топливной карте не производятся расчеты с применением наличных денежных средств, они осуществляются в безналичном порядке между учреждением и поставщиком. Топливная карта в данном случае является техническим средством для отпуска ГСМ на АЗС.

Учет топливных карт

Учет топливных карт зависит от того, как они передаются учреждению в соответствии с условиями заключенного договора.

При передаче за плату. В Письме Минфина России от 03.06.2008 N 02-14-10а/1611 разъясняется, что приобретенные карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, предназначенные для получения юридическими лицами, в том числе уполномоченными физическими лицами (держателями карт), предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), рассматриваются в целях бюджетного учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности.

Таким образом, топливные карты ГСМ следует учитывать на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". Их аналитический учет нужно вести в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) (п. 338 Инструкции N 157н <1>).

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

К этому счету могут быть открыты субсчета 03/1 "Топливные карты в кассе учреждения", 03/2 "Топливные карты у работников учреждения".

Поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике). Учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения (п. 337 Инструкции N 157н).

Выбытие бланков строгой отчетности отражается по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету (п. 337 Инструкции N 157н).

Израсходованные, испорченные и недостающие бланки строгой отчетности списываются с забалансового учета на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

Учет по забалансовому счету 03 ведется по простой системе без применения метода двойной записи (п. 332 Инструкции N 157н).

Стоимость топливных карт может быть учтена в расходах единовременно.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, расходы по изготовлению бланков строгой отчетности следует относить на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Представим в таблице основные операции, связанные с приобретением и выдачей топливных карт.

<*> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<**> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<***> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

При бесплатной передаче. Согласно п. 332 Инструкции N 157н учреждения вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета. Таким образом, в целях учета топливных карт в учетной политике учреждения нужно предусмотреть дополнительный забалансовый счет, что будет способствовать контролю за их сохранностью.

При передаче с возвратом. Этот способ передачи топливной карты редко используется образовательными учреждениями. При этом способе для получения топливной карты учреждение вносит на расчетный счет поставщика ГСМ залоговую стоимость карты, после окончания срока действия карты она возвращается поставщику, который затем возвращает залоговую стоимость карты.

В данном случае приобретенная таким способом топливная карта не является собственностью образовательного учреждения, поэтому ее учет также нужно организовать на дополнительном забалансовом счете.

Учет приобретенных ГСМ

Для того чтобы сотрудники могли приобрести ГСМ на АЗС с применением топливных карт, образовательное учреждение должно перечислить поставщику оговоренную условиями договора сумму.

В течение месяца сотрудники осуществляют заправку транспортных средств на АЗС с применением топливных карт.

Фактический расход ГСМ подтверждается путевыми листами, оформляемыми и представляемыми в бухгалтерию образовательного учреждения с регулярностью, утвержденной учетной политикой. Чеки, выдаваемые на АЗС, прикладываются к путевым листам.

Как было указано, по завершении месяца поставщик представляет образовательному учреждению пакет документов (приведен выше). На их основании производится сверка данных о полученных от поставщика ГСМ с данными, указанными в чеках, приложенных к путевым листам сотрудников (держателей карт).

В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующей корреспонденцией счетов:

Рассмотрим на примере отражение операций по приобретению ГСМ с использованием топливных карт, то есть в безналичном порядке.

Пример. Автономным учреждением заключен договор с поставщиком на поставку ГСМ в 2012 г. за счет средств субсидии на выполнение госзадания, условиями которого предусмотрено, что:

  • учреждение оплачивает изготовление топливных карт в количестве 4 шт. в сумме 900 руб.;
  • поставка ГСМ в 2012 г. осуществляется в количестве 3200 л на сумму 80 000 руб.;
  • топливные карты предоставляются при перечислении 100%-ной предварительной оплаты;
  • выборка ГСМ производится при осуществлении предварительной оплаты за квартал 20 000 руб. (80 000 руб. / 4 кв.);
  • документы о количестве и стоимости выбранных ГСМ представляются поставщиком по окончании месяца.

Учетной политикой учреждения установлено, что:

  • путевые листы оформляются ежедневно;
  • сдача их в бухгалтерию также производится ежедневно;
  • топливные карты как бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб.;
  • топливные карты, находящиеся в кассе учреждения, учитываются на субсчете 03/1, а выданные сотрудникам — на субсчете 03/2;
  • списание в бухгалтерском учете фактически израсходованного бензина производится по окончании месяца.

В течение января были произведены следующие операции:

  • произведена предварительная оплата изготовления топливных карт в сумме 900 руб.;
  • приняты к учету топливные карты в количестве 4 шт., из них 3 шт. выданы сотрудникам;
  • произведена предварительная оплата ГСМ за I квартал в сумме 20 000 руб.;
  • согласно первичным документам поставщика и данным чеков АЗС, предъявленных в бухгалтерию сотрудниками, получены и приняты к учету ГСМ в количестве 200 л на сумму 5000 руб.;
  • фактически израсходованные ГСМ на основании данных путевых листов составили 180 л на сумму 4500 руб.;
  • произведен возврат в кассу одной топливной карты в связи с увольнением одного сотрудника (держателя топливной карты).

Лицевой счет открыт в ОФК. Транспортные средства используются в рамках деятельности по выполнению госзаказа.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции будут отражены следующим образом:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: