Внедрение управленческого учета

Елена Космакова

Нужен ли малому бизнесу управленческий учет, если есть бухгалтер

Бухгалтерия ведет учет для налоговых органов и обычно мало интересуется рентабельностью бизнеса. Даже самый лучший бухгалтер не скажет, сколько сейчас денег на предприятии и какой финансовой картины ожидать в следующем месяце.

Если бизнес серьезный и перспективный, ему нужен управленческий учет. Всего в компании ведется 4 вида учета:

  • бухгалтерский;
  • налоговый;
  • финансовый;
  • управленческий.

Бухгалтерский и налоговый учет строго регулируются законом. Они нужны для сдачи налоговой отчетности, а не решения управленческих задач. Бухгалтер поможет избежать штрафов и претензий от налоговой, но не сможет“вылечить” бизнес.

Наличие бухгалтера не снимает финансовые проблемы. Он не следит за браком на производстве и тем, можете ли вы позволить себе еще один кредит. Заниматься управленческим учетом и внедрять его на предприятие должен руководитель, а не бухгалтер. Хороший финансовый директор и главбух могут справиться с этой задачей, но это не входит в их обязанности, поэтому хотя бы скажите, чего вы от них ждете.

Финансовый учет тоже регламентирован, но помогает руководить организацией. Правда его результаты передаются внешним пользователям: банкам, инвесторам, кредиторам, акционерам, — чтобы привлечь дополнительные деньги в компанию.

А вот управленческий учет предназначен для внутреннего пользования и нужен руководству, чтобы принимать решения. Если вы ориентируетесь только на размер прибыли и не думаете о состоянии предприятия, отдачи ждать не приходится. Важно понимать, какой товар приносит больше денег, какое направление более продуктивно. Управленческий учет поможет разобраться с происходящим в бизнесе, и делать шаги в верном направлении.

Что дает управленческий учет руководителю малого бизнеса

Предпринимателю нужен управленческий учет, чтобы в любой момент он знал: в каком состоянии компания, как правильно распределить ресурсы, как увеличить продажи и снизить издержки. Как же управленческий учет может в этом помочь?

  1. Малый бизнес очень восприимчив к внешним изменениям. Даже просадки по продажам на 2-3 дня малый бизнес ощущает куда сильнее, чем крупный. Скорость принятия решений прямо влияет на количество денег, поступающих в компанию. Чем позже отреагируете — тем больше потеряете. Поэтому оперативность, которую дает управленческий учет, — ключевой фактор успеха.
  2. Управленческий учет нужно подстроить под себя, чтобы он был максимально понятен. Гендиректор не всегда хорошо разбирается в бухгалтерской, налоговой и финансовой отчетности, но показатели управленческих отчетов и их влияние на бизнес будут ему ясны.
  3. С отлаженным учетом вы сможете анализировать последствия своих решений. Скажем, новый маркетинговый проект на первый взгляд выглядит выгодно, но только управленческий отчет покажет, сколько денег и в какую категорию вложено и какую отдачу это принесло. Проанализировав информацию, вы поймете, имеет ли смысл вкладываться в эту активность дальше.
  4. Учет помогает управлять денежными потоками. Многим знакомы кассовые разрывы — моменты, когда компания на нуле, а поставщику срочно нужно отдать деньги за товар. Разрывы появляются, когда сроки поступления денег не совпадают со сроками платежей. Чтобы их предотвратить, нужно тщательно планировать бюджет, контролировать очередность платежей и составлять кассовый план. Управленческая отчетность помогает контролировать денежные потоки.
  5. Учет дает понимание, когда можно изъять деньги из бизнеса. Нужно прогнозировать движение денежных средств и остатки на счетах, чтобы не получить неожиданное падение прибыли. Без знания текущей ситуации и плана предприниматели часто оказываются в сложной ситуации. Продав осенью 1500 зонтов, не стоит надеяться, что зимой доход останется на том же уровне, и спешить в отпуск на море, выводя деньги из бизнеса. Гендиректор — тот человек, который должен знать ситуацию и грамотно распределять чистую прибыль.

Как вести управленческий учет, сэкономив деньги и время

Когда предприниматель понимает все плюсы и готов вложиться в настройку системы управленческого учета, встает вопрос: «А как это сделать?»

В крупных компаниях за управленческий учет отвечают целые отделы и департаменты. Учет ведут толковые специалисты, которые досконально разбираются в бухгалтерии, финансах и знают все особенности вашего бизнеса. Такой финансовый директор потребовал бы оклад в два или три раза больше, чем рядовой бухгалтер. Кроме того, растут операционные расходы: управленческий учет требует строгого соблюдения регламента. Малому бизнесу такое не по карману, да и не нужно.

Внедрение управленческого учета

Казалось бы, можно все считать в Экселе, ведь многие так и делают. Конечно можно, но для этого надо стать экспертом и поборником дисциплины — ведь снимать и заносить данные придется почти ежедневно. Эксель точно может помочь на старте, хотя при появлении крупных заказов, точек продаж и отдельных подразделений, вкладки начнут размножаться, а формулы станут сложнее.

Для маленьких компаний, которые тоже хотят вести бизнес эффективно, существуют программы, которые автоматически собирают и систематизируют информацию для управленческого учета, экономят время и силы руководителя. Кроме того, управленческие отчеты можно строить по бухгалтерским данным, и многие бухгалтерские сервисы умеют это делать.

Контур.Бухгалтерия — облачный сервис для ведения учета, начисления зарплаты и отправки отчетности, который умеет строить шесть управленческих отчетов:

  • оплаты и отгрузки — чтобы следить за оплатой проданных товаров;
  • отчеты о себестоимости проданной продукции — чтобы понимать реальную себестоимость каждого вида товара;
  • отчет по продажам — чтобы видеть сумму выручки в рублях, объем проданного товара и доходность каждого вида товара;
  • отчет по остаткам товарно-материальных ценностей — поможет видеть остатки товаров на складе и проводить инвентаризацию;
  • акты сверки с контрагентами — чтобы понимать по каждому контрагенту, какие есть обязательства у нас или перед нами;
  • отчет по долгам контрагентов — помогает видеть ваши долги и долги вам по каждому бухгалтерскому счету.

Протестируйте возможности Контур.Бухгалтерии бесплатно в течение 14 дней. Избавьтесь от рутины, легко ведите учет и контролируйте свой бизнес.

Управленческий учет — зачем и кому он нужен?

Компании обязаны вести бухгалтерский и налоговый учет, а индивидуальные предприниматели — налоговый учет (от бухгалтерского они освобождены). Но иногда руководителям и собственникам этой информации бывает недостаточно, и они принимают решение о том, чтобы вести и управленческий учет.

На основании управленческого учета можно получить различную информацию о том, насколько успешно работает компания, какие существуют «слабые» места в ее деятельности, с какими контрагентами работать выгоднее, как можно повысить эффективность деятельности. На основании сведений, получаемых через управленческий учет, руководство компании принимает различные управленческие решения, как в оперативном порядке, так и в стратегическом плане.

Управленческий учет позволяет справляться с различными проблемами бизнеса.

Универсальным инструментов для оперативного решения большинства задач вашего бизнеса можно смело назвать программный продукт БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет. Функциональность этой системы способна охватить управленческий учет любой организации, независимо от ее размера, сферы деятельности или формы собственности.

БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет позволяет в одной системе вести сразу несколько видов управленческого учета, при этом он будет отталкиваться от единых документов. В основу этой методики входят самостоятельные планы счетов (всего их 5), а также уникальные настройки по все хозяйственным операциям.

Управленческий учет предприятия любого масштаба, на базе 1С:Предприятие 8

БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет

  • Контроль и согласование платежей
  • Отчетность для собственника или инвестора (МФСО)
  • Управленческий баланс
  • Бюджетирование

Проблема 1 — Кассовые разрывы

Под кассовыми разрывами понимается ситуация, когда не хватает денег на осуществление текущих платежей. Например, в строительной компании предусмотрен только небольшой аванс, а основные средства поступают после завершения строительства объекта. Но в процессе необходимо тратить деньги на зарплату, налоги, материалы и т.д. И вдобавок ко всему в строительстве существует проблема — длительность процесса производства, из-за чего деньги поступают через продолжительный период времени.

В этом случае и возникает кассовый разрыв. Собственники бизнеса стремятся контролировать поступление и расход денег, чтобы этот кассовый разрыв не возникал, т.е. денег хватало на текущие расходы до поступления основной оплаты.

Читайте также  Снять ккм с учета пошаговая инструкция

Управленческий учет помогает понять, когда может возникнуть кассовый разрыв и как предотвратить эту ситуацию.

Проблема 2 — Бездумный расход авансовых поступлений

Когда деньги поступают по предоплате на расчетный счет компании, их могут тратить на самые разные цели. При этом предприниматели не всегда понимают, когда трата действительно необходима, а когда ее можно перенести на более поздний период.

Деньги расходуются без плана, а затем возникает первая проблема — кассовый разрыв. Средства потрачены на затраты, которые можно было бы и отложить, а текущие расходы нечем покрыть. К тому же, возможна ситуация, когда клиент захочет расторгнуть договор, и тогда нужно вернуть аванс, но деньги уже потрачены.

В такой ситуации предлагается вести учет не только по операциям, но и отгрузке — на основании документов. Если акт или накладная подписаны, то есть некоторая возможность избежать отмены сделки по желанию клиента. И тогда поступившим авансом можно пользоваться, но тратить эти средства обдуманно на действительно важные расходы.

Проблема 3 — Замораживание денег

Иногда возникают ситуации, что денег нет, даже если все сделки выполнены исполнителем и оплачены заказчиком. По сути средства должны быть, но они отсутствуют, хотя по документам прибыль есть.

Причина возникновения такой проблемы заключается в том, что деньги изменили свою форму на неденежную, то есть превратились в запасы сырья, материалов или товаров, которые лежат на складах или зависли в форме дебиторской задолженности и просрочек по оплате.

Чтобы избежать такой неприятной ситуации, нужно своевременно контролировать состояние расчетов с покупателями и желательно работать только по предоплате. Кроме того, требуется отслеживать остатки ТМЦ на складах — они должны быть на том уровне, который необходим для обеспечения бесперебойной работы, но не превышать разумных пределов.

Какая отчетность формируется при управленческом учете?

С целью предупреждения возникновения подобных проблем в управленческом учете формируются следующие виды отчетности:

Отчет о движении денежных средств (ДДС)

Его необходимо заполнять по оплате, а не по отгрузке, т.е. когда деньги поступили, тогда информация и указывается в отчете. При этом в документе отражаются доходы и расходы как по наличным, так и по безналичным расчетам.

Отчет о движении денежных средств, как правило, включает три раздела:

  • операционная деятельность — движение денег по основным бизнес-процессам и производству;
  • инвестиционная деятельность — движение денег по долгосрочным вложениям, к примеру, по основным фондам (транспорту, зданиям, оборудованию);
  • финансовая деятельность — движение денег по кредитам и займам.

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)

Его необходимо заполнять, наоборот, по отгрузке, а не по оплате, т.е. доходы учитываются при оформлении закрывающих документов, а расходы — по мере их списания. В данном отчете не учитывается, когда именно деньги поступили в компанию или были израсходованы.

С помощью отчета о прибылях и убытках можно сориентироваться, как ведется бизнес в организации. На основе информации в документе рассчитываются многие показатели, например, маржинальность, точка безубыточности, EBITDA.

При этом пользователи обращают внимание на следующие виды прибыли:

  • маржинальная — рассчитывается как разность между выручкой и переменными затратами. Она показывает, какова эффективность производства или отдела продаж;
  • операционная — рассчитывается как разность между выручкой и суммой переменных и постоянных затрат. Она показывает, какова результативность бизнеса в целом;
  • чистая — рассчитывается как прибыль после уплаты всех налогов. Именно она остается в распоряжении собственников;

Управленческий баланс

Его необходимо заполнять на основании стандартного бухгалтерского баланса, который формируется юрлицами. Отчет помогает понять, где находится прибыль компании — в деньгах на счетах и в кассе, в товарах и ТМЦ или в дебиторской задолженности. Кроме того, пользователи могут узнать, на сколько бизнес обеспечен собственными средства, а на сколько — заемными.

Как начать вести управленческий учет?

Сначала рекомендуется заполнять отчет о движении денежных средств, поскольку эта процедура проще остальных и предоставляет много информации для принятия управленческих решений.

Для заполнения отчета нужно:

  1. определить категории платежей и установить важность контроля конкретных направлений расходования средств. Также требуется понять, на какие сегменты в первую очередь обращать внимание — по направлениям бизнеса (опт или розницу), по отдельным проектам, по сотрудникам;
  2. своевременно фиксировать платежи каждый день, особенно те, которые проходят в наличной форме;
  3. регулярно проводить оценку результатов и по итогам месяца составлять подробный отчет. Он позволит анализировать, куда направляются и откуда поступают деньги, что понадобится при развитии бизнеса в дальнейшем.

Для начала формировать отчетность можно в стандартных таблицах Microsoft Excel, а затем — использовать профессиональное ПО, например БИТ.ФИНАНС.

БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет позволят устранить рутинность при обработке информации и повысить точность получаемых результатов. Для упрощения учета можно привлечь к составлению отчетов сотрудников, отвечающих за определенные участки работы.

Кроме того, при ведении управленческого учета важным является планирование. Само по себе фиксирование фактов хозяйственной деятельности — это одна сторона учета, но информация должна давать возможность и планировать деятельность компании. При этом план по приходу и расходу денег можно вносить в тот же бюджет движения денежных средств, и тогда информацию по плану и факту можно сравнивать.

Вместе с отчетом о движении денежных средству нужно начать и два других отчета. Для их формирования могут потребоваться дополнительные усилия, но позволят повысить контроль за ситуацией в компании и избежать проблем, описанных выше.

Отчет о прибылях и убытках помогает понять, если ли в действительности прибыль от бизнеса или нет. Если есть, то где она может быть, если по факту денег всегда не хватает. Что касается баланса, то его можно на первоначальном этапе формировать в упрощенном виде, а со временем расширить до полноценной версии. И тогда можно будет рассчитывать и анализировать различные показатели, используемые в планировании деятельности.

Хотите посмотреть, как работает БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет вживую? Оформите заявку на тест-драйв и испытайте программу в действии!

В чем отличие бухгалтерского учета от управленческого

Чтобы разобраться с основными отличиями бухгалтерского учета от управленческого, воспользуемся теоретическими данными.

Бухгалтерский учет — это приведенная в единое целое система подготовки информации о состоянии задолженности, обязательств и капитале организации в финансовом выражении путем сплошного и документального отражения фактов всей хозяйственной деятельности фирмы.

Объектами учета в этом случае становятся как имущество организации и ее обязательства, так и все хозяйственные операции, осуществляемые в процессе работы.

Более подробно о целях и принципах БУ можно прочитать в рубрике «Бухгалтерский учет».

Основной целью финансового учета является получение общей реальной информации о работе компании и ее имущественном положении. По факту деятельности будет возможен контроль над целесообразностью хозопераций, наличием и движением капитала, задолженности, использованием ресурсов предприятия.

Пользователями итогов финансового учета компании будут руководители, учредители, участники и собственники капитала организации. Внешними пользователями будут госорганы, инвесторы, аудиторы, кредиторы.

Подробнее о пользователях бухгалтерской финансовой отчетности смотрите в статье «ПБУ 4/99 — бухгалтерская отчетность организации (нюансы)».

Управленческий учет — обобщенная система сбора, учета, толкования, подготовки и предоставления пользователями необходимой информации для принятия решений по деятельности организации. Основной задачей управленческого учета становится детальный анализ фактов деятельности фирмы для определения состояния текущих дел компании.

Как можно увидеть из сказанного выше, система 2 видов учета различна. Остановимся на этом подробнее.

Образец учетной политики для целей управленческого учета вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе модно получить бесплатно.

Основные отличия бухгалтерского учета от управленческого

Бухгалтерский учет и управленческий учет существуют для различных целей, и это главное их отличие друг от друга. Цель бухгалтерского учета — в записи фактов хозяйственной деятельности для контроля над жизнью предприятия. Цель управленческого учета — оперативный анализ и планирование деятельности.

Читайте также  Без учета НДС что значит

В связи с разными целями возникают дальнейшие расхождения.

1. Основным отличием является конечный потребитель информации. Если бухгалтерский баланс больше интересен руководству при оценке деятельности за прошедший период, налоговой службе для анализа прибыльности, аудиторам для проверки отражения фактов хозяйственной деятельности, то данные управленческого учета нужны только руководителям предприятия для краткосрочного и долгосрочного планирования деятельности.

2. Различаются методы ведения учета. При формировании проводок по бухгалтерскому учету бухгалтер будет руководствоваться ПБУ и прочими нормативными актами. При формировании оперативных данных по управленческому учету опираться необходимо на указания руководителя, к какой статье дохода или расхода относится та или иная цифра. Так, например, расходы по оплате труда отдела ИТ в бухгалтерском учете будут просто отнесены на счет 26 по статье «Заработная плата», а в управленческом учете необходима более детальная информация «Заработная плата» — «Отдел ИТ». То есть мы приходим к выводу, что управленческий учет должен быть более детализирован.

3. Разными будут и отчеты. Если в бухгалтерском учете формы отчетности строго регламентированы, то в управленческом предоставление информации может быть в любой удобной пользователям форме.

Подробнее о сроках составления и сдачи бухгалтерской финансовой отчетности читайте в рубрике «Бухгалтерская отчетность организации».

4. Различаются временные рамки предоставления информации. Отчет по бухучету будет представлен в сроки, установленные законодательством, тогда как управленческая отчетность формируется в те периоды, которые нужны управляющему персоналу. Например, на производстве данные по выпуску продукции и по себестоимости в бухучете будут видны в конце месяца, после подсчета всех затрат и формирования финальной себестоимости товара, тогда как в управленческом учете эти отчеты нужны на ежедневной основе в плановых ценах для анализа плана и своевременной коррекции.

Оптимизация системы бухгалтерского и управленческого учета организации

В условиях усиливающейся внешней и внутренней конкуренции, кооперирования и комбинирования производства существенно изменились требования к ведению и организации бухгалтерского и управленческого учета.

Если система управленческого учета на предприятии находится на стадии зарождения, можно столкнуться с ситуацией, когда одни и те же данные, поступающие из разных структурных подразделений, имеют существенные отличия. Это происходит потому, что каждая служба до этого собирала информацию для себя так, как считала нужным. В данном случае составителям управленческих отчетов в первую очередь следует сверить все поступившие данные и определить, чьи показатели использовать.

На первый взгляд, бухгалтерский учет строго регламентирован, подчинен множеству нормативных правовых актов и малопригоден для составления управленческих отчетов. Однако в пользу использования данных бухучета с целью формирования управленческих отчетов говорят следующие аспекты:

  • данные прошли в бухгалтерии первичную проверку на адекватность, математические ошибки, законность;
  • сотрудники бухгалтерии классифицировали данные по видам хозяйственных операций (например, какое количество краски покупали для ремонтных работ, какое количество такой же краски потратили на покраску готовых изделий);
  • данные сгруппированы по датам совершения хозяйственных операций;
  • сотрудники бухгалтерии обладают достаточно глубокими знаниями и необходимыми навыками, владеют несколькими программами учета.

На основании изложенного выше можно говорить о том, что управленческий и бухгалтерский учет в целях оптимизации целесообразно рассматривать как единую систему.

ЭТАПЫ ОПТИМИЗАЦИИ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО И УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Процесс оптимизации системы бухгалтерского и управленческого учета состоит из следующих этапов.

  1. Постановка цели.
  2. Описание и анализ существующих систем бухгалтерского и управленческого учета.
  3. Реализация мероприятий по улучшению процесса.
  4. Фиксация всех нововведений в соответствующих регламентах.

Рассмотрим каждый этап подробно.

Этап I. Постановка цели.

Процесс оптимизации — процедура затратная как по трудовым, так и материальным ресурсам, поэтому важно четко понимать, для чего она нужна, к чему необходимо прийти. Причем понимание это должно быть не только у высшего руководства, но и у руководителей низших звеньев. Главной целью всей оптимизации должно стать качественное улучшение системы, поэтому не будет лишним вовлечь в данный процесс людей, непосредственно исполняющих операции бухгалтерского и управленческого учета.

Этап II.Описание и анализ существующих систем бухгалтерского и управленческого учета.

Описание существующей системы бухгалтерского и управленческого учета представляет собой сбор, систематизацию, анализ и документирование информации. Чтобы иметь возможность повысить эффективность этой системы, нужна достоверная информация. Это необходимо, чтобы:

  • узнать слабые места и демотивирующие факторы;
  • улучшить общение между отделами и создать ощущение общности;
  • понять зоны развития (тактического и стратегического).

Эффективным средством в данном случае является фотография рабочего дня (ФРД).

Фотографию рабочего дня могут проводить как специально выделенные для этого сотрудники (например, специалисты кадровой службы или отдела внутреннего контроля предприятия), так и сам сотрудник (самофотография).

Самофотография минимальная по затратам, но имеет минимальную точность изложения информации, так как сотрудник не всегда будет честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг ФРД обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, однако он всегда связан с дополнительными затратами.

Перед началом проведения фотографии рабочего дня рекомендуется проинструктировать проверяемых сотрудников, как и для каких целей будет проводиться фотографирование рабочего времени, чтобы избежать эксцессов.

ЭТО ВАЖНО

Проводя фотографию рабочего дня, работодатель должен учитывать, что данный процесс отображает фактическую ситуацию не идеально. Сотрудники могут специально демонстрировать лучшие результаты, поэтому для получения достоверных результатов необходимо проводить ФРД в течение нескольких дней.

Фотография рабочего дня проводится на бланках, специально разрабатываемых конкретным предприятием с учетом целей, особенностей деятельности и имеющихся ресурсов. Образец ФРД бухгалтера ООО «Луч» приведен в табл. 1.

Основные проблемы, выявленные в ходе анализа фотографии рабочего дня бухгалтера:

  • значительную часть рабочего времени бухгалтер тратит на:

– согласование участка работы с другим подразделением (8.30–9.30 — согласование с руководителем отдела продаж, каким покупателям и по каким ценам выписывать счета на оплату отгружаемых товаров);

– совещания у заместителя главного бухгалтера (13.30–14.00 — обсуждение с заместителем главного бухгалтера отражения сумм корректировки в отчетности);

  • часть рабочего времени бухгалтера-специалиста уходит на простые операции (15.30–16.00 — отправка готового отчета руководителю подразделения с приложением отсканированных копий первичных документов).

НА ЗАМЕТКУ

Более подробную информацию о фотографии рабочего дня можно прочитать в статье «Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации» в журнале «Планово-экономический отдел» № 8/2016.

Кроме фотографии рабочего дня целесообразно провести анкетирование руководителей структурных подразделений и рядовых сотрудников на предмет наличия тормозящих факторов в работе.

Важная деталь: анкета может содержать вопросы, которые имеют однозначные ответы «да» или «нет», или вопросы, которые подразумевают развернутые ответы.

Примерный перечень вопросов

1. Сталкиваетесь ли вы с нечеткой постановкой цели в своей работе?

2. Считаете ли вы существующую систему документооборота полной и своевременной?

3. Считаете ли вы необходимыми еженедельные рабочие совещания?

4. Имеете ли вы достаточное представление о взаимосвязи своей работы с функционированием всего предприятия?

5. Что бы вы хотели изменить в существующей системе документооборота?

6. Укажите факторы, которые мешают вам в вашей работе (шум, посторонние разговоры, частые телефонные звонки, незапланированные посетители, длительные ожидания запланированной встречи и т. д.).

7. Работаете ли вы над собой? Если да, то каким образом.

8. Используете ли вы современные вспомогательные средства, которые могут облегчить ваш труд (формуляры, инструкции, опросные листы и т. д.)?

9. Что вы можете предложить для упрощения труда в своей сфере деятельности?

На основании результатов ФРД и анкетирования выделяют главные поглотители времени и стараются их минимизировать. В случае с ООО «Луч» принято решение:

  • сократить длительность совещаний;
  • пересмотреть перечень сотрудников, чье присутствие необходимо на совещании;
  • информировать заинтересованных лиц о результатах совещания в электронном виде;
  • упростить процедуры согласования между структурными подразделениями;
  • делегировать выполнение простых процессов делопроизводства (снятие копий с документов, сканирование, разноска документов исполнителям и др.) младшим офисным сотрудникам.
Читайте также  Инвентаризация ТМЦ порядок проведения и учет результатов

Этап III. Реализация мероприятий по улучшению процессов

Данный этап включает следующие мероприятия:

  • внедрение системы мотивации труда;
  • автоматизация документооборота (штриховое кодирование документов, формирование и использование шаблонов);
  • периодический внутренний контроль и аудит;
  • правильная организация рабочего места.

Внедрение системы мотивации труда

Чтобы повысить эффективность труда работников бухгалтерии, нужно внедрить систему мотивации труда. Она поможет руководителю оценить работу бухгалтера и при необходимости премировать его или, наоборот, применить к нему наказание.

Система мотивации труда работников бухгалтерии должна опираться на следующие критерии:

1. Своевременная сдача отчетности в ФНС, внебюджетные фонды и статистику. Несвоевременная сдача отчетности влечет за собой штрафы.

2. Своевременная уплата налогов. Если предприятие вовремя платит налоги, ему не грозят пени и штрафы за просрочку.

3. Эффективная работа с контрагентами. Важный аспект этой деятельности — проведение периодических сверок с контрагентами для выявления ошибок в учете и подтверждения обязательств должников.

Своевременное информирование руководства предприятия о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности даст возможность вовремя перестроить работу с неблагонадежными партнерами.

4. Правильный расчет зарплаты. Если бухгалтер ведет правильный учет заработной платы, предприятие избежит штрафов от налоговиков и трудовой инспекции, а сотрудники будут довольны своевременной и полной оплатой своего труда.

5. Успешная проверка налоговой службы, фондов и прочих органов. Предприятие сохранит деньги, если бухгалтер проходит проверку без штрафов или с минимумом санкций.

6. Высокое качество и своевременное проведение инвентаризации. Руководитель заинтересован в сохранности имущества предприятия, а его сохранность можно выявить только при инвентаризации.

7. Своевременные отчеты для руководителя. Руководитель должен быть в курсе финансового положения предприятия, чтобы вовремя принять меры.

8. Отсутствие претензий со стороны прочих работников. Если бухгалтер избегает конфликтов с другими работниками, но при этом требует от них все необходимые документы, предприятие будет работать более эффективно.

9. Своевременное информирование работников о важных для них изменениях. Чтобы избежать неприятностей для компании, бухгалтер должен информировать руководителя и работников обо всех изменениях в законе и т. д.

10. Сохранность необходимых документов. Этот критерий оценки эффективности труда бухгалтера важен, поскольку бухгалтер отвечает за все документы предприятия. Если бухгалтер может предоставить требуемый документ в любой момент, его работу можно считать эффективной, так как наличие правильно оформленных документов поможет отстоять свои права в суде и при различных проверках.

11. Освоение и внедрение новых компьютерных программ и технологий в своей деятельности. Использование новых технологий — залог успеха любой деятельности. Бухгалтерский (управленческий) учет не исключение.

12. Безукоризненное исполнение Положения об учетной политике предприятия. Положение об учетной политике — это своеобразный путеводитель бухгалтера. Часто одну и ту же бухгалтерскую операцию можно выполнить несколькими способами, и они будут правильными. Однако наиболее результативным для предприятия будет только способ, указанный в Положении об учетной политике.

В учетной политике закрепляют способ учета из тех, которые допускает законодательство. Когда способ учета хозяйственной операции законом не предусмотрен, организация разрабатывает его самостоятельно и прописывает в учетной политике.

В зависимости от важности критерия (по мнению руководства предприятия) он оценивается определенным количеством баллов (табл. 2).

Оценивание проводят ежемесячно. Исходя из количества набранных баллов высчитывают процент премии к заработной плате согласно табл. 3.

Итогом внедрения такой системы мотивации стало то, что ответственные сотрудники почувствовали себя более значимыми.

Автоматизация документооборота

Во многом вопросы оптимизации бухгалтерского и управленческого учета организации призвана решить эффективная система автоматизации документооборота.

В настоящее время рынок предлагает достаточно много программных продуктов на основе BPM-платформ (Business Process Management), СRM-систем, которые позволяют визуализировать и полноценно управлять как документооборотом, так и бизнес-процессами.

О. Цветаева, эксперт

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 8, 2019.

Как бухгалтеру небольшого ООО организовать управленческий учет для директора

Как быстро прикинуть, достаточно ли у организации будет денег для запланированного платежа? Как отслеживать поступление и списание денег с расчетных счетов? Как спланировать расходы, чтобы избежать кассового разрыва в будущем? Все эти задачи можно выполнять в онлайн-сервисе для управленческого учета Контур.Пульс.

Отвечает ли бухгалтер за управленческий учет?

В любом бизнесе есть лица, ответственные за финансы и за принятие решений о распределении денежных потоков. Это могут быть директор, финансовый директор или финансовый аналитик. Им также помогают экономисты, снабженцы, менеджеры. Но нередко все эти роли сочетаются в одном человеке — бухгалтере организации.

Финансовый анализ и управленческий учет — это серьезная нагрузка для бухгалтера. Причем, нагрузка «непрофильная», дополнительная. Ему приходится:

  • переносить данные из бухгалтерской программы и клиент-банка в Excel;
  • собирать данные в одну таблицу;
  • готовить отчеты для руководителей (в том числе в периоды сдачи налоговой отчетности);
  • обрабатывать запросы менеджеров об оплате счетов и т.п.

Из-за этого бухгалтеры часто жалуются на нехватку времени и на то, что «проседает» их основной участок работы — бухгалтерский учет.

Чем поможет Контур.Пульс?

С помощью Контур.Пульса финансовый анализ можно автоматизировать и не тратить время на лишнюю работу.

Планирование доходов и расходов

Контур.Пульс поможет спланировать доходы и расходы по статьям таким образом, чтобы в будущем у организации не образовалось кассового разрыва. Другими словами, сервис позволит избежать ситуации, когда подходит срок платежа по счету, а денег на это у организации нет. Контур.Пульс автоматически рассчитает баланс счета на запланированные даты и определит вероятность кассового разрыва.

Уведомления о предстоящих событиях

Существуют платежи, про которые никак нельзя забыть. Кроме того, нужно помнить про загрузку банковских выписок и про отправку платежей на согласование директору.

Для всего этого в Конутр.Пульсе есть уведомления. Настройте их точечно, чтобы не пропустить то, что важно именно для вас. Выберите удобный канал связи и нужные уведомления, определите время их получения.

Автоопределение категорий доходов и расходов

Пульс избавит вас от необходимости вручную проставлять статью дохода или расхода для каждого платежа. За вас это сделает робот. Бухгалтер загружает банковскую выписку или подключает интеграцию с банком. А Контур.Пульс смотрит на назначение платежа, контрагента и определяет статью.

Контур.Пульс работает со справочниками статей доходов и расходов, проектами, подразделениями и сотрудниками. Он определяет такие категории, как налоги, взносы, комиссии банка. Можно добавить новые категории и создать точную конфигурацию статей доходов/расходов под особенности своего предприятия.

Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами Заполнить бесплатно

Виртуальные счета для учета наличных

Управленческий учет предполагает отслеживание всех денежных потоков, в том числе наличных. Для учета наличных расчетов можно использовать виртуальные счета Контур.Пульса. Добавляйте неограниченное количество счетов, контролируйте расходы и доходы компании.

Автоматическое обновление данных

Сервис интегрирован с интернет-банками Альфа-банк, Точка, Тинькофф, УБРиР, Вуз-банк. Банковские выписки загружаются и обрабатываются автоматически в режиме реального времени. Если вы являетесь клиентом другого банка, то достаточно загрузить выписку в формате 1С. Сервис сам разделит ее на документы (платежки), определит дубликаты и предоставит аналитику.

Отправляйте налоговую отчетность прямо из 1С! Попробовать бесплатно

Техническая поддержка 24/7

Для пользователей Контур.Пульса работает круглосуточная техподдержка. Вас всегда проконсультируют по работе в сервисе. Помогут настроить интеграцию с банками, добавить организации и счета, завести собственные категории расходов и доходов, построить аналитику.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: