Журнал регистрации приказов по личному составу

Правильно организация документооборота в компании заключается не только в корректном оформлении документов, но и в грамотном их учете. Для этих целей применяются специальные регистрационные формы. В частности отдельный журнал регистрации может быть предусмотрен для приказов по личному составу.

Образец журнала учета приказов по личному составу можно скачать бесплатно внизу статьи. Форму можно менять на свое усмотрение, типовой бланк для целей учета составляемых распорядительных кадровых документов не предусмотрен.

Как правило, однородные документы подлежат регистрации в одном сводном документе. Например, документы распорядительного характера могут регистрироваться в одном журнале регистрации. Более того, приказы могут разбиваться по личному составу и по основной деятельности. Данное разбиение уместно для большей компании с большим штатом сотрудником и значительным документооборотом.

Что относится к приказам по личному составу?

К ним можно отнести распоряжения и приказы руководителя, касающиеся персонала — о предоставлении отпуска, о приеме на работу и увольнении, о дисциплинарных наказаниях и поощрениях, о переводе и прочие.

Подобный распорядительные бумаги могут составляться как с использованием унифицированных бланков Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.д., так и без применения. Во втором случае формируются приказы в свободной форме. Как правило, если типовой бланк есть, то он и используется для оформления. Это связано с удобством использования унифицированных форм, они содержат необходимые реквизиты, не получится ошибиться в составлении документа, что так важно в отношении трудовых взаимоотношений с персоналом. Если приказ по личному составу составляется в свободной форме, то в нем должны быть указаны все необходимые реквизиты.

Любой составленный распорядительный документ по личному составу должен быть зарегистрирован. Процедура регистрации производится с применением специального журнала. В свою очередь, для составления приказа требуется документальное обоснование, если речь идет о документах по личному составу, то это может быть заявление от работника, докладная или служебная записка, письмо, трудовое соглашение или иной документ.

Процесс оформления и регистрации, как правило, возлагается на сотрудника кадровой службы с привлечением руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, в отношении которого составляется приказ. Каждый изданный распорядительный документ должен быть занесен в журнал или книгу учета распоряжений по личному составу.

Регистрации подлежат не только приказы, но и другие документы. Например, для трудовых книжек предусмотрена книга учета, образец которой можно скачать здесь. Все платежные ведомости регистрируются в форме Т-53а. Трудовые договора могут регистрироваться в таком журнале.

Вопрос: Обязательно ли вести журнал учета для приказов по кадрам?

Ответ: Нет, журнал не обязателен, можно его не вести. Однако с ним удобнее обобщать и систематизировать информацию, проще проводить нумерацию, следить за исполнением, быстрее осуществлять поиск нужного документа.

Ведение журнала особенно актуально в крупных организациях с большим штатом сотрудников, где издается большое число приказов по кадрам.

Вопрос: Можно ли вести журнал в электронном виде?

Ответ: Да, можно. Документ не относится к обязательным, а потому в каждой организации самостоятельно решается вопрос о форме ведения. Распечатывать в конце года журнал не нужно.

Образец заполнения журнала регистрации кадровых приказов

Требования к оформлению регистрационного документа:

  • может вестись на бумаге или электронно;
  • листы должны иметь порядковую нумерацию при бумажной форме;
  • листы скрепляются шнуровкой в бумажной книге;
  • на журнале должна стоять подпись директор компании, а также ее печать;
  • заполнение производится ответственным сотрудником, обычно из отдел кадров;
  • записи в журнал учета вносятся четко в соответствии с формулировками приказа по кадрам.
Как правильно заполнить

Бланк журнала состоит из обложки (титульного листа) и табличной части. На обложке приводятся основные сведения об организации и ответственном лице. В табличной части регистрируются утверждаемые приказы по личному составу.

При регистрации документ получает индивидуальный номер, который проставляется на самом бланке приказа. Номер может состоять из букв и цифр. Основное назначение букв — это определить тип данного бланка. Например, номер вида 123/О может означать, что это приказ о предоставлении отпуска за номером 123. Как правило, цифровая нумерация производится последовательно с начала года. Нумерацию удобно отслеживать, если все приказы по личному составу регистрируются в журнале учета.

Дата записи о регистрации также должна совпадать с датой, отраженной на распорядительном бланке.

В табличную часть также могут быть включены следующие графы:

  1. содержание документа;
  2. лицо, подписавшее приказ;
  3. ФИО и должность исполнителя;
  4. ФИО и должности лиц, которые должны ознакомиться с приказом;
  5. подразделение, куда передается приказ;
  6. ФИО, должность и подпись лица, принявшего документ;
  7. отметка об исполнении.

При необходимости графы могут добавляться, типовой формы данного журнала не разработано, поэтому организация может самостоятельно подобрать подходящий вариант оформления.

Примеры заполнения журнала регистрации:

В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда работодатель в течение 2017 года последовательно оформляет следующие приказы:

  • 20.02.2017 — о принятии на работу Иванова Ивана Ивановича специалистом в отдел коммерции;
  • 28.02.2017 — о переводе Петрова Петра Петровича со склада в цех с должности кладовщик на оператора производственной линии;
  • 10.03.2017 — об увольнении бухгалтера Назарова Назара Назаровича по собственному желанию.

Указанные три приказа являются по личному составу и подлежат регистрации в журнале, при этом сводный учетный документ может выглядеть так:

Журнал регистрации приказов по личному составу

Как заполнить журнал при отмене приказа

Иногда требуется отменить ранее изданный распорядительный бланк. Например, работник увольняется на основании приказа об увольнении, после чего меняется решение и расторжение трудового договора отменяется. Как зарегистрировать этот факт в журнале учета?

Факт отмены должен производиться на основании приказа об отмене, который также должен быть зарегистрирован в сводном журнале. Поэтому в случае отмены необходимо после издания соответствующего распоряжения зарегистрировать новой строкой созданный отменяющий документ.

Образец заполнения журнала регистрации в этом случае выглядит так:

Журнал регистрации приказов по личному составу

Пример оформления

Образец журнала регистрации приказов по личному составу в excel — скачать.

Образец журнала учета в word — скачать.

Журнал учета приказов по личному составу: форма, электронный журнал

Эффективная работа любого трудового коллектива невозможна без целенаправленной согласованной управленческой деятельности. Немалую роль играют локальные нормативные акты, которые образуют внутренний документооборот. Одно из важнейших направлений в нем – приказы по кадрам. Как их правильно регистрировать, учитывать и хранить – познакомитесь в настоящей статье. Также предложим примерный образец журнала регистрации приказов по личному составу.

Для чего в организации нужен журнал приказов по кадрам

Издаваемые приказы можно разделить на три группы:

  • по основной деятельности. К ним относятся юридические акты по утверждению структуры управления, назначению руководителей и др.;
  • по административно – хозяйственной деятельности. В них находят отражение текущая работа, финансовые, снабженческие и другие проблемы. Документы хранятся 5 лет;
  • по личному составу. Юридические акты можно отнести к двум подгруппам. К одной из них относятся нормативные акты, связанные с трудоустроством, увольнением, поощрением работников, декретным отпуском. Документы хранятся 75 лет;
  • приказы краткосрочного действия – о предоставлении отпусков, взысканиях, направлении в командировки и т.д. хранятся 3 года.

Журнал регистрации приказов

Привести в систему, упорядочить документы, организовать действенный контроль их исполнения, оперативно найти нужный локальный акт – для этих целей предусмотрен журнал учета приказов по личному составу.

Целесообразно завести несколько таких книг со своим порядковым номером во внутреннем документообороте, к примеру, приказы:

  • по трудоустройству;
  • по увольнению;
  • по направлению в длительные командировки;
  • о поощрении работников;
  • по аттестации и т.д.

Законодательство не ограничивает администрацию трудового коллектива по количеству регистрационных книг. Этот вопрос зависит от численности работающих, решается на месте администрацией и утверждается приказом по основной деятельности. В нем указывается название журнала, его номер, ФИО сотрудника, который будет вести документ, кто исполняет эту работу в случае отсутствия специалиста.

Также систематизируют и локальные акты скоротечного действия. Тогда документы четко распределены по журналам учета и кадровику не придется долго их искать при необходимости.

Читайте также  Программа учета запчастей на складе бесплатно

Требования к ведению книг учета:

  • начинаются со дня организации фирмы и заканчиваются с ее закрытием. Новая книга может быть заведена только в случае полного использования старой;
  • обложка должна быть прочной, на ней проставляется номер и название, дата начала книги учета и дата ее завершения, ФИО ответственного специалиста;
  • страницы нумеруются, прошиваются и пломбируются. Пломба делается просто: пробиваются два отверстия, протягивается прочная нить, концы которой приклеиваются прямоугольником из бумаги. Ставится дата, подпись ответственного лица и печать;
  • категорически запрещено вырывать или подменивать листы, править и вымарывать записи. Если допущена неточность, ее зачеркивают и переносят ниже или дублируют в примечании;
  • внесение записей должно быть строго в хронологическом порядке;
  • хранится в сейфе, несгораемом шкафу в отделе кадров или бухгалтерии.

Образец документа

Бланк документа

Единой формы регистрационного журнала не установлено. Таблицу можно разработать самим и заказать в типографии. Но есть общие обязательные для указания в таблице сведения:

  • номер и дата создания приказа;
  • вид нормативного акта (называется действие, которое предпринимается к сотруднику. Например, перевод на другую должность);
  • содержание документа;
  • ФИО и табельный номер работника;
  • основание для издания приказа (заявление, докладная записка, договор).

Электронный журнал регистрации приказов по личному составу

В современной жизни стремительно меняются методы работы. Взамен бумаготворчеству пришли электронные средства.

Теперь широко применяется электронный документооборот с учетом указанных выше требований. При этом следует обеспечить надежную защиту файлов с регистрационными таблицами от доступа посторонних лиц, исключить возможность исправлений.

Работа с электронным журналом ускоряет поиск нужных материалов и подготовки документов. Если на компьютере установлена программа 1С, то регистрация приказов происходит автоматически. Для работы с внутренним документооборотом создается электронная версия в Excel.

При сдаче в архив книга распечатывается, сшивается и заверяется.

Ведение документов, касающихся кадров, требует от сотрудника внимательности, глубокого знания законодательства и грамотности. С момента присвоения документу номера он обретает юридическую силу и может использоваться работниками в различных ситуациях: при получении кредита, отъезде за рубеж, при решении трудовых споров и др.

Наши практические рекомендации, примерный образец заполнения журнала можно доработать и использовать применительно к вашим условиям.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Образец Книги приказов по основной деятельности

Образец оформления приказов по основной деятельности

Журнал учета проверок Индивидуальных предпринимателей

Образец журнала учета трудовых книжек

Журнал учета первичных средств пожаротушения: образец, периодичность заполнения

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрация документов одно из важных направлений делопроизводства.

Приказы, оформляемые на предприятии, не являются исключением.

Для их регистрации ведутся отдельные журналы.

Виды приказов по личному составу и для чего они нужны

Образец и бланк журнала регистрации приказов по личному составу

В первую очередь это приказы, относящиеся к трудовому стажу:

    (унифицированная форма Т-1), составляется на основании трудового договора с работником, в него переносятся основные сведения о работе, такие как должность, структурное подразделение, оплата труда, вид работы (основная, совместительство). Приказы о внутреннем совместительстве относятся сюда же; (унифицированная форма Т-5), составляется на основании дополнительного соглашения к трудовому договору. В этом приказе указывается предыдущая должность, новая должность, дата и причина перевода;
  1. Приказ об увольнении (расторжении трудового договора) (унифицированная форма Т-8). Заполняется на основании заявления об увольнении, либо других документов (приказ о сокращении штатной численности, свидетельство о смерти, срочный трудовой договор и т.д.). В этом приказе указывается данные о работнике и его должности, дата и причина расторжения трудового договора. Кстати, при увольнении не всегда используется унифицированная форма Т-8, в отдельных случаях разрешается составлять его в свободной форме. К такому случаю относится увольнение по «отрицательным» мотивам: прогул, пьянство, совершение хищения. Это делается для того, что бы в приказе можно было полностью изложить обстоятельства произошедшего и указать, что увольнение применяется в качестве меры дисциплинарного воздействия, а также указать статью Трудового Кодекса, давшую основания к применению данных мер.

Эти три вида приказов рекомендуется вести в отдельном деле, поскольку они подлежат хранению 75 лет, в отличие от остальных, срок хранения которых колеблется от 3 до 5 лет.

Виды приказов по личному составу

К остальным приказам относятся прочие распоряжение, касающиеся непосредственно трудовой деятельности работника:

  • приказы по отпускам (унифицированная форма Т-6 и Т-6а), составляются на основании графика отпусков или заявления работника. Отличаются формы только количеством вносимых людей. Первая форма составляется на одного работника, форма с литерой «а» предусмотрена для двух и более работников. Дата отпуска и период, за который он предоставляется, указанные в приказе на отпуск затем дублируются в соответствующую графу личной карточки Т-2.
  • приказы на командировку (унифицированная форма Т-9 и Т-9а), как и в предыдущем случае, разница, только в количестве человек, на которых оформляется приказ. Составляется на основании служебной записки или устного распоряжения руководителя. Дополнительно с этим приказом составляются формы Т-10 и Т-10а. Т-10 это командировочное удостоверение, которое было отменено в начале 2015 года, но многие организации продолжают его выдавать работникам, направляющимся в командировки. Форма Т-10а это служебное задание, в котором указывается цель, с которой работник едет в командировку.
  • приказ о поощрении (унифицированные формы Т-11 и Т -11а), составляются на основании распоряжения или служебной записки. Первая форма предусмотрена для премирования одного работника, вторая для перечисления списком. Используется она не всегда, иногда данный вид приказа составляется в свободной форме.
  • приказ о наложении дисциплинарного взыскания, унифицированной формы не имеет. Составляется по результатам служебного расследования в свободной форме, с указанием всех обстоятельств и их последствий для работника.
  • приказ о временном возложении обязанностей, переводе, совмещении должностей. Составляется в свободной форме, с указанием порученной работы, сроков ее исполнения и оплаты. Обратите внимание, если работа поручается работнику в порядке перевода или внутреннего совместительства, то тогда используются унифицированные формы Т-1 и Т-5 и эти приказы следует хранить вместе с первой группой, то есть 75 лет.

Это перечень основных приказов по личному составу, но он не является исчерпывающим.

При составлении любых видов приказов не обязательно использовать унифицированные формы, они носят лишь рекомендательный характер.

Для чего применяется данный журнал

Все подписанные и утвержденные приказы подлежат регистрации в отдельном журнале. Если в организации ведется несколько дел с приказами, то и журналов тоже должно быть несколько, для каждой папки отдельный.

Регистрации приказов является обязательной, поскольку именно эта процедура гарантирует отсутствие в деле приказов оформленных гораздо позже положенного срока, а также не позволяет изымать приказы из дела.

Обязательными реквизитами любого приказа является дата составления и номер. Дата ставится фактическая, то есть день составления. Нумерация идет последовательно, если в компании несколько папок с приказами, то есть смысл, каждой присвоить дополнительную буквенную литеру.

Например, для приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, можно добавлять букву «Л», для остальных кадровых приказов – букву «К».

В журнал приказы вносятся в хронологическом порядке с соблюдением последовательности номеров.

Применение журнала регистрации приказов по личному составу

Инструкции по делопроизводству предписывают регистрировать приказ сразу после его подписания, но на практике часто возникают ситуации, когда в приказе нужно проставить прошедшее число, в этом случае к основному номеру добавляется маленькая литера «а» или цифра. Выглядит это так: № 28а или № 28.1.

Естественно, что и эти приказы должны быть внесены в журнал регистрации. Но если заполнять журнал день в день, то это становится невозможным. Поэтому на практике кадровики заполняют журнал с «опозданием» на какой-то промежуток времени или ведут записи карандашом, периодически их переписывая. Хотя это и не соответствует правилам ведения журнала, но грубой ошибкой являться не будет. Проверке этот журнал подвергается, как правило, в спорных случаях.

Читайте также  Снять ккм с учета пошаговая инструкция

Форма и правила оформления

Но к настоящему времени уже сложилась определенная форма, которой все предпочитают пользоваться, поскольку она содержит все необходимые колонки и в тоже время ничего лишнего.

Журнал определенной формы можно приобрести в топографии, можно создать табличный документ на компьютере и распечатать нужное количество листов, а можно просто завести тетрадь и разлиновать ее вручную. При правильном оформлении любая форма из выше перечисленных, будет действительной.

Правила оформления такого журнала аналогичны для всех регистрационных журналов.

Порядок заполнения журнала регистрации приказов по личному составу

Порядок оформления:

  • пронумеровать листы или страницы сплошной нумерацией, начиная с первого листа; журнал. Прошиваются все листы, включая обложку, хвостики ниток выводятся на последний форзац и там завязываются;
  • затем накладывается пломба в виде прямоугольника бумаги, на которой указано «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью такое-то число страниц/листов», тут же ставится подпись либо руководителя организации, либо ответственного лица. Эта пломба наклеивается таким образом, чтобы концы ниток были видны с наружной стороны;
  • на наклеенную пломбу ставится печать, она должна захватывать также часть форзаца журнала.

На титульном листе журнала проставляется полное название организации и дата начала ведения, на последнем листе указывается ответственный за ведение.

Ведение журнала регистрации приказов поручается либо секретарю, либо кадровику, как правило, это то должностное лицо, которое оформляет сами приказы.

Структура и содержание

Наиболее часто используемая форма журнала включает в себя следующие графы:

Структура и содержание журнала регистрации приказов по личному составу

  • номер по порядку;
  • дата приказа, указывается дата, проставленная на приказе;
  • номер приказа;
  • вид приказа, здесь указывается, о чем приказ, например, прием, увольнение, отпуск и т.д.
  • ФИО работника, указывается фамилия или фамилии работников, которых касается данный приказ;
  • основание для составления приказа, вносится документ послуживший основанием для оформления данного приказа.

Это основные столбцы журнала, работодатель по своему усмотрению может вносить дополнительные графы. Например, часто добавляются столбцы «отметка о выполнении» и «ответственное лицо».

Правила ведения, учета и хранения

Журнал регистрации приказов необязательно оформлять каждый год, его можно вести до последнего листа. Затем на титульном листе указывается дата окончания журнала и срок хранения, который отсчитывается от последней записи в журнале.

Хранится оконченный журнал в архиве вместе с приказами.

Электронная форма

Электронный журнал регистрации приказов по личному составу

Допускается также ведение журнала регистрации приказов в электронной форме. В этом случае его оформляют после того как он распечатан. Электронные журналы рекомендуется распечатывать и оформлять каждый год.

Обратите внимание! При возникновении спорных ситуаций журнал должен быть на бумажном носителе и соответственно оформлен.

Основные ошибки кадрового делопроизводства рассмотрены в следующей видео лекции:

Образец книги приказов

Разрешение производственных вопросов, увольнение сотрудников, заполнение штата новыми кадрами – эти процедуры отражают текущую деятельность каждого предприятия.

Книга приказов

Оперативные мероприятия не проходят бесследно, когда исполнение осуществляется по приказу руководителя, распоряжения в порядке очередности фиксируются в кадровом отделе. Для регистрации приказов создан специальный журнал.

Что это такое и зачем составляется

Работа компаний организована по регламентированному графику. Чтобы была слаженность между производственными участками, многие процессы выполняются на основании исходящих от руководства письменных приказов. Они носят локальный характер. Правильно оформленная, выпущенная для ознакомления персонала распорядительная документация должна быть учтена.

На основании местного распоряжения главы организации внутри неё происходит:

  • распределение порядка по функциональным обязательствам;
  • закрепление юридических актов;
  • устройство на работу и увольнение сотрудников;
  • перемещение по должностям, с разрядным повышением и категориям;
  • утверждение положений, инструкций, правил;
  • различные производственные мероприятия.

Обязанность учитывать текущие документы приказного характера возложена на сотрудников отдела кадров. С их помощью осуществляется контроль над документооборотом фирмы. Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг.

В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:

  • локальных актов;
  • штатного расписания;
  • ответственных лиц;
  • аттестационных комиссий;
  • проведения ревизий;
  • рабочего режима.

Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия. В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель. Разделение учета приказов необходимо, чтобы классифицировать распоряжения по сроку хранения.

Нормативная регламентация

Законодательная база

В Приказе Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года опубликован список бумаг, которые рекомендуются создавать предприятиям в ходе их деятельности.

В базовом положении его предписывает нормативный акт. Указаны сроки кадрового документооборота, где регистрация распоряжений по персоналу должна сохраняться 5 или 75 лет.

Исходящие распорядительные документы нумеруют в порядке их образования, оформление должно соответствовать типовой инструкции. Об этом говорится в Приказе Росархива №68.

В нём опубликовано, что классификация приказов в одном регистрационном регистре должна проходить в течение календарного года, затем они сдаются на хранение в архив. Не запрещается продолжать прежнюю книгу, но по новым записям.

Локальным указаниям присваиваются отдельные номера, которые касаются:

  • распоряжений по организационным мероприятиям деятельности фирмы;
  • приказов, направленных регламентировать работу персонала.

Взаимоотношения между работодателем и персоналом складываются разные. Если произошла спорная ситуация, доведена до разбирательства в высшей инстанции, найденный в журнале приказ позволит разрешить конфликт подтверждением или опровержением правомерности действий участниками спора.

Состав книги приказов

Унифицированной журнальной формы, в которой происходит учет, а также исходящей распорядительной документации нет. Вправе каждой организации разработать издание по своему усмотрению, но оно должно соответствовать типовым образцам, предусмотренным в делопроизводстве.

Рекомендательный характер структурного постраничного подразделения документа, а также граф каждого листа, куда будут внесены распоряжения руководства предприятия по основному производству, включает следующие пункты:

  • оформление титульного листа;
  • обозначение ответственного лица;
  • перечень зарегистрированных приказов.

Заглавная страница содержит:

  • название компании;
  • предназначение книги;
  • начало и окончание проведения учетных операций по датам.

Состав книги приказов

В графе с информацией об ответственных лицах следует указать:

  • имена специалистов, которым поручено вести учет, заполнение журнала;
  • занимаемую должность, на каком основании сотрудники выполняют поручение;
  • подпись, утверждающую выполненные обязательства.

Основой журнала служат страницы, где происходят записи:

  • локальных актов по присвоенным порядковым номерам;
  • дат, созданного приказа;
  • под каким номером выпущено распоряжение;
  • наименование документа в виде краткого содержания предназначения бумаги;
  • количество опубликованных страниц;
  • полные имена должностных лиц, для кого разработан документ.

Основным условием в оформлении регистрационной книги служит достоверность переносимых в него данных. Исключены исправления, перечеркивания, корректировка специальными веществами.

Требования к заполнению и образец

Журнал, в котором регистрируются кадровые распоряжения, имеет аналогичную структуру, отличия находятся в их наименовании, а также обозначении личной информации о лицах, в отношении которых выпущен приказ.

Персонифицированное распоряжение регулирует обязанности конкретных сотрудников или целого отдела. Локальный документ распространяет своё действие на рядового специалиста, назначения главных бухгалтеров и генеральных директоров регистрируют в отдельных книгах.

Приказы по персоналу, принятому в общем порядке, кроме их приема и увольнения, указывают:

  • переводы на другие должности;
  • совместительство рабочих процессов;
  • изменения в зарплате;
  • командировки, отпуска;
  • награждения;
  • смену личностных данных работника.

По образцам можно проследить, как ведется заполнение регистрационных сборников. Если кадровик приобретет несколько экземпляров, в его распоряжении будут находиться реестры для оформления различных по своему происхождению производственных случаев.

Титульный лист представляет следующий формат:

Титульный лист

Создавая книгу с требуемым направлением, исполнителю предстоит обозначить главную страницу, какая группа распоряжений здесь будет фиксироваться.

Постраничные разделы кадровик может разлиновать по мере их надобности, лишняя работа никому не нужна.

Постраничные разделы

Отдельный лист создают для ответственных работников, которым предстоит проводить записи.

Отдельный лист

Грамотное оформление каждой страницы приведет только к благоприятным результатам в случае проверок со стороны фискальных органов, поисков необходимого приказа. Аккуратность документации придает весомость имиджу предприятия, коллективу, работающему в нем.

Составление журнала

Регистрационные книги разработаны для грамотного делопроизводства. В основном обязанности делопроизводителя выполняют сотрудники кадрового отдела или канцелярия.

Вне зависимости от того, кто выполняет подобную функцию, составление журналов и регистрация документации подчинены единым правилам:

  • учитывают все текущие бумаги, исполнительные, справочные;
  • записывают корреспонденцию один раз, его перемещения по структурным подразделениям не фиксируют;
  • регистрация проводится по документальному виду, авторскому содержанию;
  • дату учета исходящего приказа совмещают с днем его подписания.
Читайте также  Автомобиль в лизинг на балансе лизингополучателя бухучет

Номера присваивают к документам в порядке их поступления в течение года, их нельзя повторять, чтобы закрепить надежность поискового признака. Для этого документы наделены, кроме регистрационных номеров, индексацией – дополнительными условными обозначениями. Записи ведутся в течение года, но не обязательно закрывать полупустую книгу, достаточно отделить их чертой и начать новый год с регистрации под №1.

О том, какие должны быть журналы регистрации и как их прошить, можно узнать из данного видео.

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Ведение кадровой документации является важной составляющей деятельности каждого предприятия, при помощи которой фиксируются все основные события в трудовой жизни подчиненных.

При этом издаваемые приказы и другие документы должны регистрироваться в соответствующих журналах и книгах. Одним из видов таких документов является журнал регистрации приказов по личному составу. Его понятие, содержание и правила заполнения стоит рассмотреть далее более подробно.

Понятие и назначение

Журнал предназначен для регистрации всех приказов, которые издаются в организации и касаются различных действий в отношении сотрудников.

Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ. Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.

оформление документов

По срокам хранения приказы могут быть разделены на две группы, в зависимости от их содержания:

  1. Долгосрочные, со сроком хранения 75 лет. Они составляются в таких случаях:
      ;
    • их перевод на другую должность; ;
    • получение отпуска по уходу за ребенком;
    • направление в длительную командировку;
    • премирование за высокие показатели работы;
    • аттестация или повышение квалификации и т. д.
  2. Краткосрочные, со сроком хранения 5 лет. Они фиксируют такие события:
    • предоставление ежегодного отпуска;
    • вынесение дисциплинарного взыскания;
    • оформление командировки (краткосрочной);
    • праздничные дни.

В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.

На больших предприятиях, где ежедневно оформляется множество таких документов, они могут быть поделены на более детальные группы.

Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т. п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.

Установленная форма и образец

Нормы

Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.

Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал. При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т. п.).

Образец журнала, который подходит для использования в организации, можно посмотреть ниже.

Содержание

трудовой договор

Как уже отмечалось, установленной формы документа нет. Однако можно рассмотреть его примерное содержание и графы, из которых он состоит:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания документа;
  • его номер;
  • вид приказа,
  • ФИО работника, в отношении которого составляется документ;
  • основание для его издания;
  • краткое содержание или название (например, «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»);
  • подпись сотрудника, подтверждающая его ознакомление с записью;
  • должность, имя и инициалы кадрового работника (или другого ответственного лица), который внес запись в журнал;
  • его подпись;
  • примечания.

Последнюю графу лучше предусмотреть в документе для того, чтобы в будущем в случае необходимости можно было вносить в нее дополнительные сведения.

Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим, однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию. По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен.

Правильное заполнение и оформление

Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований:

Наличие твердой обложки

Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы. В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности. На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости).

Заполненный титульный лист

заполнение трудового договора

На нем должны быть указаны такие данные:

  • название компании;
  • дата начала ведения журнала (может быть указана сразу);
  • дата окончания ведения (ставится после того, как документ будет закончен);
  • название документа (такое же, как на обложке);
  • индекс журнала;
  • данные об ответственном за ведение документа лице.

Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.

Прошивка и нумерация

Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер. После этого журнал сшивается в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется. Также на последней странице должны иметься такие данные:

  • общее количество листов;
  • подпись руководителя предприятия (или начальника кадровой службы);
  • печать компании.

Дополнительно должна быть указана дата закрытия журнала и документальное основание для этого. В качестве последнего выступает номер соответствующего приказа и сведения об ответственном за это лице.

Все эти требования направлены на защиту данных от возможных исправлений.

работник и работодатель

Поскольку журнал является важным юридическим документом, он должен быть оформлен в соответствии с этими требованиями и правильно заполнен. В частности, записи должны вноситься полностью, сокращения допускаются только в том случае, если они не приводят к проблемам в их толковании.

Также в документе не должно быть ошибок или помарок, использование корректирующих средств для исправления записей не разрешается. Допущенная ошибка должна быть зачеркнута тонкой сплошной линией, рядом с которой можно внести правильную запись.

как правильно уволить сотрудника по собственному желаниюКуда обращаться если не выплачивают декретные, вы узнаете в нашем материале.

Вы — работник и хотите уволиться по собственному желанию или вы — работодатель, который должен уволить сотрудника по данной схеме? Тогда наш материал будет вам полезен.

Если вы нарушили больничный, то за это придется «ответить». Подробнее о последствиях читайте здесь.

Ведение и хранение документа

Журнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:

  • сотрудниками кадровой службы;
  • специалистом по персоналу;
  • делопроизводителем;
  • секретарем;
  • самим руководителем.

Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры. Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.

кадровые документы

После окончания документ сдается в архив, в котором он хранится, в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет. Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание. Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет.

В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях. Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов. Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: