Кормим и считаем продукты в «1С»

Для ведения учета питания организованных коллективов в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» используется подсистема «Учет питания». Она позволяет автоматизировать расчет количества и состава списываемых продуктов для организации питания довольствующихся, вычислять стоимость питания каждой категории, а также отражать списание продуктов питания в бухгалтерском учете.

Краткое содержание статьи:

Заполнение справочников

Начало учета питания следует начать с заполнения необходимых справочников.

Для начала обратимся к справочнику «Номенклатура». Для полного удобства рекомендуется создать отдельную папку для «Продуктов питания». Тогда для всех новых элементов этой группы тип номенклатуры будет присваиваться автоматически. По мере поступления продуктов в учреждение можно заносить новые элементы номенклатуры в справочник. Также в этот справочник необходимо внести еще одну новую папку, присвоив ей тип номенклатуры «Готовое блюдо». Для каждого блюда необходимо указать наименование, тип номенклатуры «Готовое блюдо» и единицу измерения (складскую). После записи данного элемента становится доступной закладка «Спецификация». В данном случае под спецификацией понимается состав продуктов питания, которые используются для приготовления данного блюда, с указанием количества расхода. Для каждой номенклатуры можно вводить несколько спецификаций. Спецификация представляет собой «рецепт» блюда. При заполнении спецификации необходимо указать наименование, номенклатуру (готовое блюдо, для которого вводится данная спецификация), количество/выход (в данном параметре указывается вес блюда, для которого указывается спецификация). Значение данного реквизита указывается в единицах измерения, заданных в карточке «Готовое блюдо». На закладке «Состав» указываются продукты, из которых готовится блюдо, причем в количестве, необходимом для приготовления одной порции блюда. Обратите внимание, что спецификация готового блюда не всегда точно соответствует составу блюда, и при вводе в программу имеет следующие особенности:

  • расход продуктов в спецификации следует указывать в тех единицах измерения, в которых ведется учет продуктов питания;
  • если для приготовления готового блюда согласно составу требуется использовать продукты-полуфабрикаты, то в спецификации блюда необходимо точно описывать все продукты и количество их расхода для изготовления данного блюда;
  • расход продуктов следует указывать с учетом отходов.

Следующий справочник – «Приемы пищи». В него необходимо внести требуемые варианты приемов пищи (например, завтрак, обед, ужин).

Справочник «Варианты меню» предназначен для ведения списка различных дневных меню, используемых в учреждении. Эти варианты могут использоваться для различных столов, категорий или групп. Классификация выбирается произвольно.

В справочнике «Категории довольствующихся» указываются категории, которые находятся на довольствии учреждения. Для каждой категории необходимо указать вариант меню. Если категория относится к персоналу, то можно поставить галочку «Категория довольствующихся относится к персоналу». «Источники средств» – это сочетание ИФО и КФО. Следует указать, за счет каких средств будет обеспечиваться питание довольствующихся. Иными словами, продукты, купленные за счет каких средств, будут использоваться для обеспечения питанием данной категории довольствующихся. Также для одной категории могут быть внесены несколько источников средств. Это будет означать, что на обеспечение питанием данной категории довольствующихся могут быть затрачены средства из любых перечисленных источников. В табличной части «Изменение стоимости питания» может быть указана плановая стоимость питания. Данный показатель будет использоваться только в отчетах и никак не повлияет на ведение учета.

На этом этапе заполнения справочников заканчивается и можно приступить непосредственно к учету продуктов питания.

Учет продуктов питания

Данный процесс можно условно разделить на следующие этапы:

  1. Планирование. Выявляются потребности учреждения в продуктах питания для непрерывного процесса обеспечения питанием категорий довольствующихся. В качестве механизмов планирования выступают документы «Заявка на питание».
  2. Контроль. Происходит мониторинг необходимого количества продуктов на складе перед выдачей на изготовление блюд (документ «Планирование меню-требование», вводится на основании «Заявка на питание»).
  3. Списание. Выдача товара со склада с последующим списанием продуктов для приготовления блюд (документ «Меню-требование», вводится на основании документа «Планирование меню-требования»).
  4. Отчетность. Формирование регламентированных регистров и аналитических отчетов по учету продуктов питания.

Рассмотрим эти этапы более подробно.

Документ «Заявка на питание» предназначен для ввода данных, на основании которых программа сможет рассчитать потребность в продуктах для организации питания в учреждении на срок более одного дня. Этим документом регистрируются категории довольствующихся и их количество по учреждению. По кнопке «Расчет остатков по дату» можно получить отчет о недостающих продуктах питания и их количестве на дату документа.

Документ «Планирование меню-требования» позволяет рассчитать потребность в продуктах для организации питания в учреждении на конкретный день и составить калькуляцию стоимости питания. Документ заполняется в следующем порядке. В поле «Дата» вводится дата, на которую производится планирование меню-требование. Если на дату документа есть документ «Заявка на питание», то его можно указать в поле «Основание», тогда табличная часть документа «Планирование меню-требования» заполнится автоматически. В реквизитах «Неделя» и «День недели» указывается период цикла, на который производится планирование. В реквизите «МОЛ/Подразделение» следует указать материально ответственное лицо, с которого в последующем будут списываться продукты питания. Все данные, заполненные автоматически, можно откорректировать вручную. После проведения документа проводки не формируются, но данный документ служит основанием введения документа для списания продуктов питания. На основании данного документа можно ввести документ «Меню-требование», который формирует проводки по списанию продуктов питания, также этим документом можно оформить возврат неиспользованных продуктов.

При заполнении документа на основании «Планирование меню-требования» программа пытается автоматически распределить продукты питания, подлежащие списанию, по счетам учета с учетом наличия остатков на счетах. Также при распределении по счетам во внимание принимаются источники средств (КФО+ИФО), в рамках которых можно списать продукты для каждой категории довольствующихся.

После автоматического заполнения документа для тех продуктов, которые удалось распределить по счетам, будут заполнены все колонки табличной части, и строки будут прописаны черным шрифтом. Для тех продуктов, которые не удалось распределить (из-за отсутствия остатков на счетах учета), колонки будут пусты, счета учета будут не определены, и строки будут прописаны красным. Во всех таких строках необходимо заполнить недостающие данные. В программе есть возможность списать один и тот же продукт с разных счетов. Для этого можно воспользоваться путем копирования соответствующей строки, а затем указать в строках необходимое количество и счет списания. Кнопка «Перезаполнить» в документе используется для перезаполнения табличной части документа на основании вновь введенного документа-основания. При этом расчет остатков продуктов будет выполнен на дату документа (с учетом времени) (Рис. 4). Флажок «Возврат продуктов» предназначен для оформления возврата неиспользованных продуктов. При включении этого флажка в табличной части становится активным реквизит «Сумма». Этот реквизит обязателен для заполнения. Именно на эту сумму и произойдет возврат продукта. Обратите внимание, что при возврате продуктов в табличной части в «Продукты к списанию» в реквизитах «Сумма» и «Количество» указываются отрицательные показатели.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» предусмотрено формирование регламентированных регистров по учету продуктов питания:

  • накопительная ведомость по приходу продуктов питания;
  • накопительная ведомость по расходу продуктов питания. Аналитическую информацию по движению продуктов питания можно получить в отчетах:
  • отчет о стоимости питания;
  • отчет «Расход продуктов по категориям довольствующихся».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как организовать доставку еды из своего кафе или ресторана

Решили запустить доставку — организовать процесс можно через агрегаторов и своими силами. Расскажем о преимуществах и недостатках этих способов, а также что потребуется для старта в каждом случае.

Что вы узнаете

Доставка для общепита через агрегатора

Начнем с главного: агрегаторы берут огромную комиссию с каждого заказа, в среднем — от 25%. К тому же выручку за проданные блюда вы получаете не сразу. Частота выплат — раз в неделю, раз в месяц и т.п. — зависит от условий договора с агрегатором.

Но есть и плюсы. Не нужно нанимать курьеров. Сервис примет заказ от клиента, отправит вам уведомление и назначит своего курьера на доставку. Вы работаете как обычно — приготовили еду, упаковали, выдали. Покупать мобильные кассы для оплаты на выезде тоже не нужно, так как деньги от клиента получает агрегатор. Плюс, вы сэкономите на рекламе — через сайт или приложение агрегатора о вас узнают новые клиенты.

Как начать

Заключить договор с сервисом доставки. Вам предоставят доступ в личный кабинет на сайте агрегатора, куда самостоятельно нужно добавить меню и загрузить фотографии блюд. Важно, чтобы фото соответствовали требованиям агрегатора. Посмотреть, как это сделать правильно, можно в руководстве на сайте сервиса. И не забудьте закупить упаковку для готовых блюд, сумки для перевозки заказов у курьеров будут свои.

Своя доставка

Главное преимущество организации собственной доставки еды из ресторана или кафе — полный контроль за всеми процессами. Вы будете уверены, что клиент получил именно то, что заказал, а курьер приехал к нему вовремя и в опрятном виде. Ну и конечно, вы не платите высокую комиссию за услуги агрегатора.

Читайте также  Учет нма при УСН доходы минус расходы

При этом придется потратить силы на запуск, настройку логистики, поиск курьеров. Но это не так долго и дорого, как кажется на первый взгляд. Главное — выбрать подходящее ПО и половину дела считайте выполненным.

Что нужно для самостоятельного запуска доставки еды в общепите

  • Определиться, какие каналы поступления заказов будете использовать — разместите форму заказа на сайте, сделаете свое мобильное приложение или просто будете принимать заказы по телефону.
  • Закупить упаковку и сумки для перевозки горячих и холодных блюд, а также оборудование для печати этикеток с составом и сроком годности блюд.
  • Выделить районы доставки, чтобы голодные клиенты ждали свою еду не дольше часа.
  • Рассчитать минимальную сумму заказа и сумму для бесплатной доставки.
  • Организовать прием платежей. В момент оплаты курьер должен пробить и выдать клиенту чек, а значит, ему необходима будет мобильная касса. Для оплаты картой или онлайн на сайте потребуется выбрать банк и заключить с ним договор на торговый или интернет-эквайринг.
  • Решить организационные вопросы по персоналу. Кто будет принимать заказы, каким образом вести их учет и передавать в работу на кухню. Кто будет работать курьерами и как с ними держать связь.
  • Ну и конечно, выбрать ПО для автоматизации всего процесса, чтобы не пришлось долго и мучительно «пристраивать» его к вашей учетной программе. Об этом — подробнее.

Какую программу выбрать

Обратите внимание на программы, которые предлагают комплексные решения: CRM для приема заказов, приложение для курьера, автоматизация кухни и учет склада в одной системе. Все это вы найдете в Presto, еще и запуститесь рекордно быстро — всего за несколько часов.

Дорабатывать сайт или делать мобильное приложение не нужно. В программе уже есть готовый виджет для заказа, который можно поставить на ваш сайт и в сообщества в соцсетях.

Виджет для заказа блюд

Выберите блюда из меню, укажите районы обслуживания и минимальную стоимость заказа для бесплатной доставки, включите онлайн-оплату и готовьтесь принимать первые заказы.

Настройка раздела Доставка в СБИС

Заказы из виджета сразу видны в программе. Администратор при необходимости может быстро перезвонить клиенту для подтверждения и передать их в работу на кухню. Постоянно сидеть у компьютера не нужно, уведомления о новых заказах придут сотруднику на мобильный.

У Presto настроена интеграция с DeliveryClub. Заказы через агрегатора автоматически появятся в общем списке в программе. Не нужно работать в двух системах или переносить заказы вручную.

Заказы из виджета сразу видны в программе

Для поваров распечатается чек или появится уведомление на экране кухонного монитора с пометкой «доставка». Для приготовленных блюд Presto напечатает этикетки с составом, калорийностью и другой информацией.

Для контроля доставки заказов есть мобильное приложение СБИС Курьер. С его помощью вы легко отследите как положение курьера, так и количество доставленных заказов. А сам курьер в приложении узнает, что, куда и к какому времени привезти, пробьет чек на выезде, а при необходимости сможет созвониться с клиентом.

Наш эксперт рассказывает, что потребуется вам для старта доставки и как быстро настроить все необходимые процессы в Presto.

Что нужно знать объекту общепита, работающему по предварительному заказу

С 21.02.2019 вступила в силу Инструкция о порядке оформления предварительных заказов на обслуживание покупателей в объектах общепита, в которой в том числе были:

— конкретизированы и расширены нормы, регулирующие порядок оформления и регистрации предварительного заказа;

— прописаны нюансы оплаты.

Под предварительным заказом понимается оформленный в порядке, определяемом продавцом, документ на обслуживание покупателя в объекте общепита, оказание услуг, связанных с осуществлением общепита, не позднее чем за один календарный день до их исполнения <*> .

По предварительным заказам работают продавцы — юрлица и ИП, осуществляющие общественное питание <*> . Их клиентами — покупателями — являются физлица или юрлица, ИП, обратившиеся в объект общепита за обслуживанием, оказанием услуг, связанных с осуществлением общепита <*> .

Справочно
Общественное питание — предпринимательская деятельность, направленная на производство продукции общественного питания, продажу и организацию потребления продукции и товаров с оказанием либо без оказания услуг, связанных с осуществлением общественного питания.
Продукция общественного питания — кулинарная продукция, хлебобулочные, кондитерские изделия и напитки, производимые при осуществлении общественного питания <*> .

Оформление и регистрация предварительного заказа

Работник продавца может принять предварительный заказ различными способами: при личном визите покупателя, по телефону, посредством глобальной компьютерной сети Интернет <*> . Его нужно зарегистрировать в единой книге учета предварительных заказов, которая должна вестись продавцом в произвольной форме <*> . Требований к прошнуровыванию книги, проставлению печати нет.

Полагаем, что записи, вносимые в книгу, должны содержать в том числе сведения:

— о дате приема заказа;

— покупателе (Ф.И.О. физлица или ИП, наименование юрлица, иные реквизиты);

— дате, времени, месте исполнения заказа;

— Ф.И.О. работника продавца, принявшего заказ.

Не позднее чем за один календарный день до начала обслуживания в объекте общепита, оказания услуг, связанных с осуществлением общепита, работник продавца совместно с покупателем должен оформить предварительный заказ по форме, установленной продавцом, в двух экземплярах. Один из них выдается покупателю. Изменения в предварительном заказе необходимо согласовывать с покупателем <*> .

Как видно из вышеизложенного, продавцу необходимо разработать форму предварительного заказа и утвердить ее. Это можно сделать при помощи распорядительного документа (приказа) субъекта хозяйствования, в котором также можно указать ответственного за заполнение формы и порядок ее заполнения.

Предварительный заказ должен содержать следующую информацию <*> :

— наименование (фирменное наименование) и местонахождение (для юрлица), Ф.И.О. и место жительства (для ИП) продавца;

— вид услуги, связанной с осуществлением общепита, ее особенности, предварительная цена;

— дату заключения предварительного заказа и дату его исполнения;

На заметку
Работник продавца должен ознакомить покупателя с условиями обслуживания в объекте общепита, оказания услуг, связанных с осуществлением общепита <*> .

Вопросы оплаты

— предложить покупателю предварительную оплату продукции общепита, услуг, связанных с осуществлением общепита, оплату после организации обслуживания, оказания услуг;

— с согласия покупателя установить размер и срок внесения аванса за обслуживание, оказание услуг, связанных с осуществлением общепита.

Обратите внимание!
Согласно разъяснениям МАРТ действующая Инструкция о порядке оформления предварительных заказов на обслуживание покупателей в объектах общепита не содержит норм, дублирующих положения Закона о защите прав потребителей. Однако субъектам хозяйствования следует учитывать, что подп. 1.3 п. 1 ст. 5 Закона о защите прав потребителей устанавливает право потребителя на свободный выбор товара (работ, услуг), а п. 2 ст. 19 Закона о защите прав потребителей раскрывает понятие такого выбора, указывая, что обусловливать приобретение товара (работы, услуги) обязательным приобретением иных товаров (работ, услуг) запрещается. Таким образом, запрещается устанавливать сумму минимального заказа.

Отказ от предварительного заказа

Покупатель вправе в любое время отказаться от предварительного заказа. Однако в этом случае он должен оплатить продавцу фактически понесенные последним расходы, связанные с отказом от исполнения предварительного заказа <*> .

Продавец также может отказаться от выполнения предварительного заказа. Однако в данном случае следует учитывать, что (согласно разъяснениям МАРТ) законодательством определена ответственность продавца перед потребителем за неисполнение своих обязательств, а именно возмещение в полном объеме убытков, понесенных потребителем в связи с неисполнением договора, компенсация морального вреда.

2.1.3. Учет продуктов на производстве (кухне)

На основании ежедневно разработанного и утвержденного руководителем предприятия Плана– меню (унифицированная форма № ОП-2, утвержденная постановлением № 132) заведующий производством (бригадир) составляет требование на необходимые продукты. Требование составляется с учетом потребности в сырье (продуктах) на предстоящий день и остатков сырья (продуктов) на начало дня. Требование служит основанием для выписки накладной на отпуск сырья (продуктов) из кладовой.

Дополнительный отпуск продуктов из кладовой на производство (кухню) в течение дня может производиться по дополнительным требованиям.

Поступающие на производство (кухню) продукты передаются под отчет заведующему производством или бригаде материально ответственных лиц.

Определение цен, по которым реализуются изделия кухни, производится на основании калькуляции, составляемой в так называемых калькуляционных карточках. Калькуляционные карточки (унифицированная форма № ОП-1) регистрируются в специальном журнале.

В ресторанах, кафе, реализующих в дневное время кухонную продукцию с добавлением более низкой единой наценки, а в вечернее время – более высокой наценки, начисляются две цены: для работы в дневное время с меньшим показателем наценки и в вечернее время с большим показателем наценки.

Оформление отпуска готовых изделий из производства на раздачу зависит от расположения раздаточной. Если раздаточная отделена от производства, то отпуск готовых изделий кухни на раздачу оформляется посредством дневных заборных листов (унифицированная форма № ОП-6).

Бланки дневных заборных листов выдаются бухгалтерией предприятия, как правило, заведующему производством ежедневно (накануне дня торговли) отдельно на каждого получателя продукции в двух экземплярах и регистрируются в специальном журнале по следующей форме:

Читайте также  Начисление НДС отражают в учете проводкой

• номер по порядку;

• дата выдачи заборного листа;

• номер заборного листа;

• номер буфета, палатки, ларька;

• фамилия и инициалы материально ответственного лица (получателя);

• расписка материально ответственного лица в получении бланка заборного листа.

Дневной заборный лист подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером после его выписки, но до отпуска блюд (изделий) кухни (образец 1).

Если раздаточная не отделена от производства, то материальную ответственность за готовые изделия несут работники производ ст-ва. В этом случае наименование и количество изделий, переданных с производства на раздачу, обычно регистрируют в контрольном журнале в оперативном порядке или допускается составление акта о продаже изделий кухни за наличный расчет.

Основанием для списания стоимости продуктов (сырья), израсходованных на приготовление собственной продукции, и величины выручки, полученной от продажи этой продукции, служит специальная форма товарного отчета для организации общественного питания. Данный документ называется „Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне“ (форма № ОП-14, утвержденная постановлением № 132).

Этот документ выполняет такую же роль, как и товарный отчет в торговой организации, служит для контроля над движением продуктов и поступлением выручки. Заполняется данная ведомость ежедневно, как правило, заведующим производством, в двух экземплярах, один из которых сдается бухгалтеру под роспись, а второй остается у материально ответственного лица.

Дневной заборный лист

К данному документу прилагается план-меню и один экземпляр меню для посетителей.

Остаток на начало дня переносится из предыдущей ведомости, в приходной части ведомости отражается фактическое поступление продуктов (сырья) на кухню. Стоимость продуктов отражается в учетных ценах. Фактическое поступление сырья отражается на основании документов на выдачу продуктов со склада (накладные, требования, заборные листы).

Расходная часть формы № ОП-4 представляет собой раздел, отражающий выручку от реализации продукции, изготовленной на кухне.

Графа „Сумма фактической реализации“ заполняется на основании „Акта о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет“ (форма № ОП-12) и других документов, прикладываемых к ведомости. В графе „Стоимость по учетным ценам“ отражается стоимость продуктов по учетным ценам, использованным для изготовления продукции, согласно калькуляционным карточкам.

Остаток продуктов на конец дня представляет собой величину незавершенного производства.

Строка „Фактический остаток“ заполняется при проведении инвентаризации на конец дня. Выявленные расхождения (недостачи или излишки) представляют собой перерасход или экономию продуктов при изготовлении блюд по сравнению с нормами вложения продуктов, предусмотренные сборниками рецептур.

В соответствии с методическими рекомендациями по учету издержек обращения организации общественного питания отражают стоимость продуктов питания, израсходованных на производство изделий кухни, на счете 20 „Основное производство“. Все остальные расходы учитываются на счете 44 „Расходы на продажу“.

Остаток по счету 20 „Основное производство“ представляет собой остаток сырья и полуфабрикатов, находящихся на кухне.

Пример 1

ООО „Бригантина“ (кафе) приобрело у поставщика продуктов на сумму 177 000 руб. Все продукты были переданы в производство (на кухню). Согласно учетной политике для целей бухгалтерского учета продукты учитываются по фактической себестоимости. Начисление торговой наценки и НДС производится при передаче сырья на кухню. На все продукты установлена единая торговая наценка в размере 15 %.

В учете были сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

– 150 000 руб. – оприходованы продукты по фактической себестоимости;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 27 000 руб. – НДС по приобретенным продуктам;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 41

– 150 000 руб. – переданы продукты в производство;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 42

– 22 500 руб. – начислена торговая наценка при передаче продуктов в производство;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 42

– 31 050 руб. ((150 000 руб. + 22 500 руб.) Ч 18 %) – начислен НДС при передаче продуктов в производство.

Таким образом, стоимость продуктов, отпущенных в производство, по продажным ценам составит 203 550 руб. (150 000 руб. + 22 500 руб. + 31 050 руб.).

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

2.1. Учет продуктов (сырья) и товаров

2.1. Учет продуктов (сырья) и товаров 2.1.1. Складской учет продуктов (сырья) и товаров Бухгалтерский учет наличия и движения товаров, сырья и продуктов питания осуществляется на счете 41 „Товары“, к которому предприятие может открыть субсчета, например:• 41 субсчет „Товары

2.1.1. Складской учет продуктов (сырья) и товаров

2.1.1. Складской учет продуктов (сырья) и товаров Бухгалтерский учет наличия и движения товаров, сырья и продуктов питания осуществляется на счете 41 „Товары“, к которому предприятие может открыть субсчета, например:• 41 субсчет „Товары на складе“;• 41 субсчет „Продукты

2.1.4. Учет продуктов в кондитерских цехах

2.1.4. Учет продуктов в кондитерских цехах Учет сырья и готовых изделий в самостоятельных кондитерских цехах ресторанов, кафе, не входящих в состав кухни и отвечающих только за изготовление кондитерских изделий, ведется обособленно по каждому материально ответственному

2.1.5. Учет продуктов в цехах по производству полуфабрикатов

2.1.5. Учет продуктов в цехах по производству полуфабрикатов Учет продуктов в цехах по производству полуфабрикатов (мясных, рыбных, овощных и других) целесообразно организовать в разрезе материально ответственных лиц (бригад) по наименованиям, сортам (категориям),

Тип продуктов 1: Товары

Тип продуктов 1: Товары Поговорим о первом типе продуктов, который можно продавать, – о товарах. Разберем несколько источников, где можно брать товары для продаж. Первый источник – это Китай. Я расскажу вам о таком способе продаж, который называется дропшиппинг, и о том,

Тип продуктов 2: Услуги

Тип продуктов 2: Услуги Услуги хороши тем, что у них, как правило, очень большая, просто огромная маржа (наценка). Ведь обычно затраты на производство какой-то услуги очень низкие, и услуги очень хорошо окупаются. Часто бывает так, что траты на производство услуги составляют

Тип продуктов 3: Лиды

Тип продуктов 3: Лиды Третья категория продуктов после товаров и услуг – это лиды. Лиды – это фактически контакты потенциальных клиентов. По крайней мере, я рассматриваю лиды именно в таком контексте. Допустим, фирма занимается страхованием, а значит, этой фирме было бы

Как вести учет продуктов в кафе

Ситуация на сегодняшний день такова, что работникам общепита намного легче и безопаснее обмануть свою фирму, чем наживать себе врагов в лице посетителей, подсчитывающих каждую копейку и нежелающих быть обманутыми.

Такое случается везде, где чрезмерно полагаются на честность сотрудников. Где у руководства не доходят руки установить жесткий контроль и подсчитывать каждую единицу выпускаемой продукции. Так как же быть владельцу бизнеса?

Как вести учет в ресторане? Какие предпринять меры, чтобы не быть обворованным собственными работниками. Попробуем в этом разобраться.
Для начала стоит рассмотреть самые простейшие и распространенные способы получения навара, которые традиционно используют большинство поваров, барменов и прочих ресторанных работников.

1. «Продажа своего товара». При отсутствии в вашем ресторане системы видеонаблюдения, бармен может без опаски продавать товары, выставленные в баре, делая это самостоятельно или же с помощью официантов, с которыми он будет в доле. Учет обычно ведется в специально предназначенном для этих целей блокноте.

Некоторые просто запоминают, что и по какой цене было продано. На другой день все проданное закупается в магазине или на рынке.

О ресторанной наценке речь тут, разумеется, не ведется. Таким образом, прибыль бармену идет в виде разницы в цене. У вас же будут только одни убытки. Ведь ваш товар вместо того, чтобы продаваться простаивает на полках. Нередко самый ходовой товар приобретается барменом загодя на оптовой базе. А потом перепродается в заведении.

Можно привести для примера следующую схему реализации товара: работник ресторана покупает на базе ящик водки оптом и держит его дома.

Затем по мере необходимости приносит по несколько бутылок в бар.

Это легко сделать, надев, к примеру, пиджак в котором есть внутренние карманы. Был к слову совершенно реальный случай, когда для подобных целей барменом выбирались именно такие пиджаки. Нужно сказать, что так работают в основном начинающие мошенники. Потому, что совершенно незаметно много товара продать не удастся.

3. «Продажа излишков». Для начала стоит разобраться, откуда собственно эти излишки берутся? Все очень даже просто – тут не доложил, там не долил или разбавил. На пример: у бармена есть литр сока, который он наливает в графин, в котором уже лежит 200гр льда. В итоге получается один литр разбавленного сока и стакан лишнего неразбавленного.

Лишний сок продается, а вырученные деньги оседают в кармане у бармена.

Возврат напитков из зала тоже приводит к появлению излишков и дополнительной прибыли у бармена. Много недопитого остается при проведении вечеринок и банкетов. Наиболее ушлые пройдохи, не брезгуют сливать из бокалов и недопитые напитки.

Читайте также  Табель учета рабочего времени расшифровка сокращений
Жульничая, таким образом, бармен и официанты вполне могут наваривать себе значительные суммы, ни копейки в это не вкладывая, и по сути дела присваивая себе доход ресторана.

Все вышеперечисленное является основным родом занятий вороватых работников. Впрочем, есть много других способов мошенничества, но все они будут вариациями на все ту же тему.

Теперь давайте попробуем разобраться, что нужно, а что не стоит делать для того, чтобы предотвратить потерю прибыли.

Самый лучший и проверенный на сегодняшний день способ, это установка в заведении систем видеонаблюдения и автоматического контроля и учета продукции. Поскольку установленные в зале видеокамеры могут вызвать нежелание у некоторых потенциальных клиентов посещать ваше заведение, то наилучшим выходом будет установка видеокамер таким образом, чтобы в поле их зрения попадали лишь те участки, где непосредственно осуществляется весь производственный процесс.

Но вот что делать тем предпринимателям, у которых по разным причинам нет возможности установить современные системы учета и видеонаблюдения?

1. Найдите себе честного и проверенного бухгалтера, в обязанности которого будет входить контроль товаров. При этом платите ему достойную зарплату, чтобы он с рвением выполнял возложенные на него обязанности.

2. Ведите бизнес, соблюдая все требования трудового и налогового законодательства, также строго придерживайтесь противопожарных и санитарных норм.

3. Старайтесь по возможности лично наблюдать за тем, как работают ваши подчиненные, проводя как можно больше времени в своем заведении.

4. В вашей системе и методике учета не должно быть лазеек.

Возможные варианты учета:

1. В начале отчетного периода весь товар был посчитан по общей стоимости. Прибавляем к этой стоимости оприходованный товар (его стоимость) за отчетный период. Отнимаем от полученного результата стоимость уже проданного товара (в тот же отчетный период).

В итоге получаем сумму учетного остатка товара на момент проведения ревизии.

По окончании отчетного периода снова пересчитываем товар и из полученной суммы фактического остатка вычитаем сумму учетного остатка. В самом идеальном варианте полученный результат должен равняться нулю. Если у вас получился положительный результат, то должны быть излишки.

Если же результат отрицательный, значит, есть недостача.

Следует иметь ввиду, что недостача, это всегда следствие либо воровства, либо же невнимательности. Продукцию продали или украли, или же забыли занести в счет и оплатить.

Что же касается излишков, то тут очевидно не доливают или же не докладывают. Иногда на банкетах официанты дописывают в счета то, чего на самом деле, на столе не было.

Несмотря на то, что приведенный выше вариант учета очень простой, использовать его ни в коем случае не рекомендуется.

Поскольку именно при таком способе учета подчиненным легче всего заниматься махинациями.

Для того, чтобы все было более наглядно, можно привести такой пример: стоимость чашки кофе составляет 35 рублей при закладке в 5 грамм, стоимость бутылки водки 650 рублей. За один вечер посетители выпили 2 бутылки.

Их стоимость – 1300 рублей бармен забирает себе.

На следующий день тот же бармен покупает пачку дешевого кофе, и насыпает его в банку стоящую под барной стойкой. При ревизии не будет выявлено ни излишков, ни недостачи. Самым большим минусом такого способа учета, является полная невозможность выяснить, в каком товаре есть недостача или излишки.

2. При этом варианте учитывают каждое наименование товара. В начале каждого отчетного периода составляется ведомость, по которой принимается товар. Ведомость подписывает повар или бармен, но хранится она у руководителя.

Каждый день бухгалтер осуществляет выборку из счетов, составляет расходные накладные, основываясь на счетах с продаж, а также калькуляционных карт. Все накладные бухгалтер подписывает собственноручно, и не показывая их бармену, или повару отдает руководителю.

О том, сколько товара оставалось в момент приемки, и сколько его израсходовано, работники, вовлеченные в процесс производства знать не должны.

Держа их в неведении относительно количества остатков можно предотвратить, таким образом, возможность махинаций с их стороны. При следующей ревизии бухгалтер и бармен, посчитывают всю продукцию, оставляя два экземпляра ведомости.

После этого, бухгалтер составляет акты сверки, основываясь на ведомости о приеме товаров составленной на начало отчетного периода и ведомости составленной в момент ревизии о наличии остатков товара. Причем проверяется вся продукция по каждому ее наименованию.

А теперь обсудим, как же следует поступить руководителю, если при проведении ревизии были обнаружены большие излишки или большая недостача. Впрочем, случается, что как излишки, так и недостача появляются одновременно.

К примеру, бармен может сказать следующее: «У меня не хватило двух бутылок водки на 800 рублей, за то осталось 8 порций мороженого на те, же 800 рублей. Давайте вместо водки доложим мороженое, и все сойдется!».

Если вы согласитесь пойти бармену на уступку, то в следующий раз он опять не доложит мороженого и присвоит деньги за водку.

В случае обнаружения излишков либо недостачи ваши действия должны быть такими: поставить на приход все обнаруженные излишки, работника лишить премии за обман посетителей и небрежное отношение к работе. Недостача должна быть погашена деньгами работника по той цене, которая установлена в заведении, а не той, по которой был закуплен товар.

Таким образом, можно сделать вывод, что только второй вариант ведения учета может значительно уменьшить возможность обмана.

Но стоит помнить, что бармен имеющий опыт работы в этой сфере, может параллельно вести свой собственный учет наиболее ходового товара. Так что внезапные проверки в середине месяца будут очень даже не лишними.

«Закрытые упаковки»

После того, как бармен примет все ящики с алкоголем, их опечатывают. Открываются ящики только лишь по необходимости.

Нахождение одновременно двух ящиков с одинаковым содержимым категорически запрещается.

Время от времени нужно сверять номера акцизов и партий с номерами, записанными в сертификатах. Вы должны быть уверены, что на вашем складе хранится продукция от ваших поставщиков, а не принесенная барменом для личной продажи. Причем проверка должна производиться только тех бутылок, которые находятся в открытой упаковке.

«Лед да пена – помощники бармена»

Лед должен подаваться только в отдельных ведерках или другой предназначенной для этого посуде для предотвращения махинаций с напитками. Кеговое пиво считают так: взвешивается пиво налитое в тару и от полученной цифры отнимается вес самой тары (указан на ярлыке).

Если недостачу разливного пива бармен пытается объяснить тем, что при разливе оно сильно пенится, то выводы можете делать сами.

Вспенивание является следствием неисправности или неправильной настройки аппарата для разлива напитков, или же во время разлива первого бокала. Это обстоятельство всегда учитывается производителями, которые заливают в кеги немного больше пива (в пределах 0,5-1,5 литра).

«Суррогат высокого качества»

В особо жаркие дни посетители обычно просят налить им очень холодную водку. Ведь пить холодное по жаре значительно приятнее, чем теплое. Но вы должны категорически запретить сильное охлаждение водки в морозилке.

В крайнем случае, не допускайте попадания такой водки на прилавок.

Дело в том, что при употреблении ледяной водки даже опытный дегустатор не определит ее качества. Так что вместо качественной дорогой водки бармен может, смело наливать дешевую подделку. О том, что его обманули, клиент догадается только следующим утром, страдая от похмелья. Подобные поступки бармена скажутся на отношении клиентов к вашему заведению.

«Остатки в дело»

Некоторые руководители разрешают использовать повторно, оставшиеся от посетителей блюда для приготовления новых кушаний. Нужно сказать, что такие поступки крайне недальновидны и вредят репутации заведения. Ведь об этом вскоре узнают все. Ни барменам, ни официантам не важна репутация заведения и они охотно расскажут и поделятся этой информацией со всеми.

Такая «экономия» приведет к убыткам не только из-за оттока клиентов, но еще и потому, что подобные действия затруднят эффективный учет. И к тому же, это просто очень неприятно. Представьте, что вы пришли в ресторан, заказали себе свежую еду, а вас накормили объедками!

Все вышеперечисленное, это только малая часть всех тонкостей и нюансов ресторанного бизнеса. Какие-то знания приходят с личным опытом, а что-то можно почерпнуть у более знающих коллег. Ведь недаром говорят: «Век живи — век учись»!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: