Суммированный учет рабочего времени: особенности использования

Р абочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности (а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени).

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. При этом на работодателя возлагается обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником 1 .

Существуют три основных вида учета рабочего времени:

  1. Поденный учет – осуществляется при ежедневной работе. Данный вид учета рабочего времени применяется, когда продолжительность ежедневной работы всегда одинакова (например, 8 часов при 40-часовой рабочей неделе). В этом случае рабочее время, установленное для работников, соответствует норме в течение рабочего дня. Работа сверх нормы признается сверхурочной и не может быть компенсирована недоработкой в другие дни. Учетный период (период, в течение которого производится учет фактически отработанного времени) равен одному дню.
  2. Недельный учет применяется при нормировании рабочей недели (например, 40, 36, 24 часа). В отдельные дни недели у работника возможны как переработки, так и недоработки, которые должны быть сбалансированы в течение недели. Важно, чтобы в целом за неделю недельная норма рабочих часов была соблюдена. Продолжительность ежедневной работы при таком виде учета определяется графиком в пределах недельной нормы. Соответственно, учетный период равен неделе.
  3. Суммированный учет – это специальный порядок распределения и учета рабочего времени. Введение данного вида учета позволяет корректировать продолжительность отработанного времени в рамках учетного периода (месяца, квартала или года), если оно отклоняется от установленной нормы. Суммированный учет применяется, когда не представляется возможным соблюсти недельную норму рабочего времени.
    Иными словами, по сравнению с двумя другими видами учета рабочего времени период, за который подсчитывается рабочее время, удлиняется, а фактически отработанное время перераспределяется внутри данного периода.
    Рассмотрим этот вида учета рабочего времени более подробно.

Особенности осуществления суммированного учета рабочего времени устанавливает ст. 104 ТК РФ, предусматривающая, что при применении суммированного учета продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов.

Учетный период. В качестве учетного периода могут использоваться месяц, квартал и другие периоды, максимальный учетный период – один год. На практике довольно часто учетный период равен месяцу, в течение которого должна быть отработана норма рабочего времени.

Нормальное число рабочих часов. Этот показатель определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (40 часов – нормальная продолжительность рабочего времени, 36, 30 часов – сокращенная продолжительность рабочего времени) на основании производственного календаря.

В организации, применяющей суммированный учет рабочего времени, учетный период составляет квартал. Определим, сколько часов составит норма рабочего времени в третьем квартале 2009 года. Так, в июле при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями (суббота и воскресенье) норма составила 23 рабочих дня, в августе – 21, в сентябре – 22. Всего в данном учетном периоде 66 рабочих дней. При рабочей неделе в 40 часов норма рабочего времени составит 528 часов (8 часов × 66 рабочих дня).

Суммированный учет рабочего времени может быть установлен и для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю. В этом случае нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается, и норма часов за учетный период определяется пропорционально.

В организации установлен учетный период – месяц, в котором был 21 рабочий день. Полная норма рабочего времени составит 168 часов (8 часов × 21 рабочий день). Если работник принят на 0,5 ставки, его норма рабочего времени за учетный период составит 84 часа (168 часов : 2).

При применении суммированного учета продолжительность рабочего времени в сутки или в течение недели может отклоняться от нормы, установленной для конкретной категории работников. Если в течение учетного периода в определенные дни или недели возникла переработка, она может компенсироваться следующими способами:

  • недоработкой в другие дни или недели,
  • предоставлением дополнительных дней отдыха.

В любом случае недоработка или переработка должны быть скорректированы в установленный учетный период.

Работнику установлен суммированный учет рабочего времени, учетный период – квартал. Норма рабочего времени за третий квартал 2009 года, как мы уже определили, составит 528 рабочих часов. В течение данного учетного периода рабочая нагрузка может варьироваться, однако в целом за учетный период норма рабочего времени выполнена.

Суммированный учет рабочего времени: критерии использования

суммированный учет рабочего времени

Особенности деятельности некоторых организаций не позволяют вести стандартный еженедельный учет рабочего времени (по 8 часов в течение 5 рабочих дней) — примерами являются посменная работа, режим гибкого рабочего времени, вахтовый режим. Рассмотрим, что такое суммированный учет рабочего времени, а также нюансы его ведения для различных категорий сотрудников.

Суммированный учет рабочего времени (сокращенно СУРВ) законодательно закреплен в ТК РФ (статья 104). Он подойдет работодателям, которые не могут обеспечить строгую выработку стандартных 40 часов за неделю, но гарантируют суммарный набор регламентированных часов за иной учетный период.

табель учета рабочего времени

Трудовой кодекс идет навстречу работодателю в ситуации, когда сотрудники со скользящим графиком перерабатывают на одной неделе (с вынужденной оплатой сверхурочных), но получают меньше рабочих дней на другой. Таким образом, суммированный учет рабочего времени вводится при невозможности соблюдения нормы рабочего времени за неделю, причем он может действовать постоянно или временно как для всего штата, так и для отдельных категорий персонала, но:

  • с обязательным закреплением во внутренних нормативно-правовых актах,
  • со своевременным ознакомлением сотрудников о графике работы в следующем отчетном периоде до его наступления.

Как определить, что суммированный учет рабочего времени подходит организации?

Для этого нужно сравнить планируемую загрузку сотрудников по графику рабочего времени с нормальной продолжительностью рабочей недели, закрепленной законодательно.

трудовой кодекс РФ

Статьи 91 — 92 ТК РФ закрепляют следующие нормы для различных категорий сотрудников, превышение которых не допускается и рассматривается как переработка, обязательная к оплате в полуторном размере за первые 2 часа и в двойном — за все последующие:

  • 40 часов — общий случай,
  • 39 часов — для медицинских работников,
  • 36 часов — для работников вредных производств и педагогов,
  • 35 часов — для лиц, имеющих группу инвалидности,
  • 24 часа — для лиц, не достигших 16 лет.

При невозможности планирования работы в четком соответствии с недельной нормой загруженности, прибегают к суммированному учету рабочего времени за иной период: декаду, месяц, квартал, полугодие, год (но не более, а для вредных или опасных работ предельный учетный период составляет 3 месяца). Преимуществом СУРВ является то, что недоработки и переработки внутри данного периода компенсируют друг друга с выходом на норму рабочих часов за период. Если же при составлении графика СУРВ наблюдаются систематические превышения норматива, следует задуматься о расширении штата сотрудников, в противном же случае они должны быть оплачены как переработки.

порядок применения СУРВ

Порядок применения СУРВ: что говорит закон

Законодательно закреплено несколько основных положений, которые необходимо соблюсти при вводе на предприятии суммированного учета рабочего времени.

  • Переработки могут компенсироваться недоработками только внутри одного отчетного периода. Компенсация в следующем периоде не допускается — в этом случае сверхурочная работа должна быть оплачена по повышенному тарифу (либо сотруднику, по согласованию с ним, предоставляются дополнительные выходные дни).Подсчет сверхурочных часов производится на дату окончания рабочего периода или на дату увольнения сотрудника, если увольнение наступило раньше.
  • Суммированный учет рабочего времени не отменяет обязательности оплаты ночных часов по повышенному тарифу, даже если они запланированы в графике работы. Ставка за каждый час, приходящийся на ночное время, увеличивается как минимум на 20%.
  • Работа в праздники при суммированном учете рабочего времени входит в норму часов и не является сверхурочной. Однако она должна оплачиваться в двойном размере, и не по окончании учетного периода, а по итогам рабочего месяца.
  • Для сотрудника, который приступил к своим обязанностям не в начале учетного периода, норма рабочих часов должна быть уменьшена на то количество, которое он физически не мог отработать, не будучи еще принят в организацию.
  • Если сотрудник пропускает часть отчетного периода по уважительной причине (отпуск или больничный), он не должен отрабатывать часы, не вошедшие в норму.

Мониторинг работы независимо от местоположения

Bitcop ведет учет рабочего времени офисных и удаленных сотрудников, фрилансеров

bitcop dashboard

Система собирает данные о запущенных приложениях, посещенных сайтах. Достаточно просмотреть ее отчеты, чтобы точно знать, сколько времени реально отработал сотрудник.

Автоматизация суммированного учета рабочего времени

автоматизация СУРВ

Для правильного учета суммированного рабочего времени составляют графики, однако это не всегда удобно при большой численности сотрудников. Для персонала, работающего за компьютером, учет рабочего времени может быть автоматизирован на базе современной и удобной системы Bitcop, которая ведет ненавязчивый мониторинг деятельности сотрудника за ПК, точно фиксируя реальную длительность рабочих периодов и периодов простоя.

Если специфика деятельности всех сотрудников или части коллектива такова, что перед ними стоит план по выработке определенного полезного количества часов за установленный период, то Bitcop идеально подойдет как система, которая достоверно подсчитает реально отработанное время.

Для каких категорий сотрудников применима система Bitcop?

  • Для офисных сотрудников, переведенных на удаленную работу, факт выполнения служебных обязанностей которых необходимо контролировать.
  • Для фрилансеров, которым поставлен план в часах на отчетный период, но контроль затруднен из-за местонахождения сотрудника.
  • Для IT-команды, работающей над проектом по заключенному договору о почасовой оплате.
  • Для персонала, трудящегося за ПК посменно, качество работы которого физически проверить затруднительно.
  • Для любых офисных служащих, работающих за ПК, если руководство интересует их продуктивность и время, реально затрачиваемое на выполнение служебных обязанностей.

Во всех этих случаях у работодателя нет необходимости «стоять над душой» сотрудника, внося нервозность в рабочий процесс, чтобы установить, что он действительно работает, а не проводит время в интернете или бездействует.

Достаточно поставить задачу по выработке запланированного времени за согласованный период и установить агент Bitcop, который соберет все данные о продолжительности использования различных программ, посещения веб-сайтов, обращению к электронной почте и мессенджерам.

интерфейс Bitcop

Факт выполнения работы можно проверить, просмотрев скриншоты экранов, которые снимаются с заданной периодичностью и хранятся “до востребования”. Для определения количества отработанного времени отлично подойдут разнообразные детализированные отчеты системы, которые можно построить за любой интересующий период по нужной группе сотрудников.

Достаточно попробовать Bitcop, чтобы убедиться, что вести точный учет рабочего времени, в том числе по суммированному принципу, легко и просто даже при большой численности штата в крупных предприятиях.

Примеры ручного учета суммированного рабочего времени

Если суммированный учет рабочего времени не автоматизирован, то для ведения в ручном режиме не обойтись без составления табеля. В нем для каждого дня отчетного периода указывается, является ли он выходным или рабочим для конкретного сотрудника. По завершению отчетного периода подсчитывается реальное количество отработанных часов, которое может привести либо к недоработке, либо к переработке относительно нормы. В связи с этим нужно будет провести расчет оплаты данного времени, исходя из оклада или почасового тарифа оплаты труда.

пример суммированого учета

Рассмотрим примеры учета переработанного времени в условиях, когда отсутствий сотрудника не было, а также в условиях, когда они имели место по уважительным причинам.

Пример 1. Суммированный учет рабочего времени в условиях, когда отсутствий сотрудника не было.

Пусть индивидуальная норма работы за месяц составляет 160 часов, реально сотрудник отработал 176 часов.

Часы, отработанные сверх нормы, рассчитываются как разница между фактом и нормой. В данном случае это будет 16 часов, подлежащих оплате по повышенному часовому тарифу (с коэффициентом 1.5 за каждые первые 2 часа и с коэффициентом 2 за последующие относительно каждой рабочей смены). Важно следить, чтобы суммарная переработка за две подряд следующие смены не превышала 4 часов.

Пример 2. Суммированный учет рабочего времени в условиях, когда имело место отсутствие сотрудника по уважительной причине.

Уважительными причинами для отсутствия являются: отпуск, командировка, временная нетрудоспособность, донорские дни, простой или отстранение от работы не по вине сотрудника. Все они уменьшают индивидуальную норму, подлежащую выработке.

Читайте также  Как вести учет продуктов в кафе

Пусть индивидуальная норма работы за месяц составляет 160 часов, реально сотрудник отработал 150 часов, но 18 часов попали на период больничного.

Это ни в коем случае не значит, что сотрудник норму не выполнил: перед проверкой наличия отклонения от нормы ее необходимо уменьшить на эти 18 часов, и сравнивать с фактически отработанным временем уже не 160 часов, а 142 часа. И в этом случае снова получается переработка в размере 8 часов, которая должна быть компенсирована во избежание претензий со стороны Трудовой инспекции. При систематических переработках стоит пересмотреть выбор учетного периода для суммированного учета рабочего времени или же задуматься о расширении штата.

Если же выявился факт недоработки, то необходимо выяснить его причину. Простои по вине работодателя оплачиваются в размере не ниже средней зарплаты сотрудника в пропорции к реально отработанному времени (ТК РФ, часть 1 статьи 155). При отсутствии вины работника и работодателя оплата производится в размере ⅔ от оклада сотрудника или его тарифной ставки.

СУРВ

Необходимо помнить, что в норму включаются только те часы, которые посвящены непосредственно работе (исключая обед, прогулки и простои по вине сотрудника). Поэтому так важно задуматься об автоматизированном учете рабочего времени персонала, работающего на компьютере, чтобы избежать ситуации, когда часы фактического уклонения от выполнения служебных обязанностей будут расцениваться как выполнение норматива.

Учет рабочего времени: что нужно знать бухгалтеру-кадровику

Современная реальность открыла бизнесу новые возможности удаленного контроля за сотрудниками и количеством отработанных ими часов. Но и до нее вопрос эффективного учета рабочего времени постоянно всплывал в компаниях.

Учет рабочего времени позволяет выявить проблемы, связанные с эффективностью трудозатрат сотрудников организации, а также обеспечить справедливый расчет заработной платы. Такой учет предусмотрен российским законодательством (ч. 3 ст. 91 Трудового кодекса). Выбор средств и методов учета времени, затрачиваемого работниками на выполнение служебных заданий, предоставляется руководству организаций. Приемы учета выбираются в зависимости от направления и масштабов бизнеса, а также от режима труда.

Виды учета рабочего времени

Какой вид учета рабочего времени применять, решает работодатель, исходя из особенностей производственного процесса. Этот выбор закрепляется в локальном нормативном акте.

Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении о табельном учете рабочего времени.

Для каждого режима труда (графика работы сотрудников) целесообразно применение следующих видов учета:

  • поденный (каждодневная фиксация отработанных часов);
  • понедельный (итоговое количество рабочих часов фиксируется в конце недели);
  • суммированный (учитывается рабочее время за определенный период).

Фиксируется также длительность отпусков, отслеживается отсутствие сотрудников на работе (больничный или другая причина).

При учете рабочего времени за ориентир принимают сведения ежегодного производственного календаря. В нем отмечены даты государственных и профессиональных праздников, выходных, укороченных предпраздничных дней.

В общероссийском производственном календаре содержится информация о количестве рабочих часов в каждом месяце и квартале года, а также о нормах рабочего времени при полной и сокращенной трудовой неделе.

Поденный учет

Такой учет рабочего времени производится в организациях, работающих в нормированном режиме с 5-дневной или 6-дневной рабочей неделей. Это стандартный режим работы большинства организаций и учет рабочего времени не вызывает особых сложностей. При поденном учете фиксируются:

  • время прихода на работу и ухода с нее;
  • обязательные часы ежедневной отработки;
  • наличие перерывов;
  • затраты сверхнормативного времени на выполнение служебных заданий.

Возмещение сверхурочного труда согласуется с работником. Возможно получение денежной компенсации, предоставление оплачиваемых отгулов или дополнительных дней отпуска.

Понедельный учет

Такой вид учета используется при ненормированном режиме работы (неравномерном распределении рабочих часов по различным дням календарной недели).

Например, в начале недели решаются вопросы, требующие более долгого рассмотрения, а предвыходной рабочий день укорачивается.

Иногда по договоренности с руководством сотрудники намеренно перераспределяют недельную нагрузку, если у них возникают особые семейные обстоятельства. Это случается например у родителей, воспитывающих маленьких детей или имеющих нетрудоспособных родственников.

Учет рабочего времени обязательно проводится посуточно, но суммарное количество отработанных часов подсчитывается за неделю. Также ведется учет сверхнормативных часов, потребовавшихся для выполнения поставленных задач. В конце учетного периода результаты понедельного учета сдаются в бухгалтерию для расчета ежемесячного заработка.

Суммированный учет

Специфика деятельности некоторых организаций такова, что их сотрудники работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Причем продолжительность рабочего дня у них может быть и больше 8 часов. При этом за неделю выходит то больше 40 часов, то меньше.

В такой ситуации применяют суммированный учет рабочего времени. При таком способе учетным периодом может являться месяц, квартал или иной промежуток времени, но не более одного года. Об этом сказано в ч. 1 ст. 104 ТК РФ. Используется, когда по условиям работы не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма рабочих часов.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Данный вид учета наиболее трудоемкий и сложный.

Важно помнить!

Норма учета рабочего времени составляет 40 часов в неделю. При этом особенности производственного графика — будь то пятидневка, шестидневка или работа с «плавающими» выходными днями — не имеют особого значения. Любое превышение нормы расценивается как переработка .

При суммированном учете количество рабочих часов в квартальном, месячном или годовом графике устанавливается исходя из общей нормы. При этом рабочие и выходные дни должны чередоваться таким образом, чтобы как минимум раз в неделю работник отдыхал не менее 42 часов подряд.

Формы и средства учета рабочего времени

Учете рабочего времени это фиксация часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Для реализации учета обычно используются табели. Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Для его ведения назначается специальный сотрудник.

Табель по форме Т-13 составляется с помощью автоматической программы регистрации учетных показателей.

В табеле ежедневно фиксируется явка сотрудников, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная, труд в выходные и праздничные дни), количество отпускных дней, отсутствие сотрудника (с указанием причины).

При суммированном учете рабочего времени работодателю необходимо составить график работ. Данная обязанность за работодателем напрямую не закреплена, однако такой график поможет вести точный учет рабочего времени и не допускать случайных переработок. Фактически в графике работ указывается предполагаемое время работы каждого сотрудника (начало, окончание, количество часов).

Конечно, график работ в какой-то степени компенсируется и дублируется табелем учета рабочего времени. Но главное их отличие в том, что график работ составляется как план будущей трудовой загрузки сотрудников, а в табеле информация указывается по факту работы.

Используются также многочисленные дополнительные средства, облегчающие учет рабочего времени. К ним относятся:

  • журналы прихода и ухода сотрудников;
  • специальные пропускные устройства с использованием систем биометрической идентификации, магнитных пластиковых карт, кодовых замков;
  • средства отслеживания входа и выхода людей на/за территорию предприятия (видеокамеры, сигнализация). Такие устройства используются не только для учета рабочего времени, но и для безопасности. Они устанавливаются открыто с согласия работников организации;
  • средства мониторинга работы на компьютере, предотвращения непродуктивных затрат рабочего времени, фиксации трудозатрат на выполнение отдельных заданий (DLP-системы и тайм-трекеры) и т. п.

Нестандартные ситуации при учете рабочего времени.

Исходя их данных учета рабочего времени, бухгалтер производит начисление зарплаты: труд оплачивается пропорционально отработанному времени или выполненным объемам работ. Однако бывают нестандартные ситуации.

Учет рабочего времени в выходной день

По общему правилу в выходные и праздничные дни сотрудник должен отдыхать. Если же сотрудник привлекается к работе, ее необходимо оплатитьв двойном размере или предоставить другой день отдыха. Поэтому так важно внимательно вести учет рабочего времени в выходные дни.

Это правило не всегда действует при суммированном виде учета рабочего времени. ТК РФ предписывает в этом случае оплачивать в двойном размере только праздничные дни, так как обычные выходные суббота и воскресенье для работающих посменно будут являться обычными рабочими днями, а для отдыха им предоставляются другие дни недели.

Нерабочие праздничные дни установлены для всех сотрудников без исключений (ст. 112 ТК). Поэтому работу в такие дни оплачиваются дополнительно. Оплату и учет рабочего времени в выходные и праздничные дни ТК РФ регламентирует в статье 153.

  • Если сотрудник работает по скользящему графику и праздничная смена приходится на его рабочий день по графику, то время работы в праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.
  • Если работа в праздничные дни производилась сверх нормы рабочего времени, то оплата труда сотрудника должна производиться не менее чем в тройном размере.
  • Если на праздничный день приходится только часть смены, в повышенном размере оплачивается только фактически отработанное в праздничный день время.

Оплата работы в ночное время

Каждый час работы в ночное время (с 22.00 до 6.00) оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством (ч. 1 ст. 154 ТК РФ) в независимости от системы оплаты труда и вида учета рабочего времени.

Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время установлен законом и составляет 20 процентов часовой тарифной ставки (оклада, рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время.

Для отражения в табеле учета рабочего времени отработанных ночью часов используется буквенный код «Н» или цифровой «02» с указанием количества часов работы в ночное время.

Оплата сверхурочной работы

Согласно ч. 1 ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа – выполнение сотрудником по инициативе работодателя работы за пределами установленного в организации рабочего времени (смены) или сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (при суммированном учете).

Существует два способа компенсации за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ):

  • оплата сверхурочного времени в повышенном размере;
  • предоставление дополнительного времени отдыха

Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. соответствующие размеры могут быть установлены также в коллективном договоре.

Если работник, которому установлен суммированный учет, отработал неполный учетный период (например, болел или был в отпуске), то при определении его нормы рабочего времени в таком периоде время отсутствия по уважительным причинам нужно исключить.

Таким образом, при подсчете часов переработки за учетный период нужно ориентироваться не на стандартную норму рабочего времени, а на уменьшенную для этого работника.

Еще один важный момент!

Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день – это режим работы, при котором отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя и в случае необходимости эпизодически привлекаться для выполнения обязанностей за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Работа в режиме ненормированного рабочего дня, в отличие от сверхурочной работы, не оплачивается дополнительно. Фактически сотрудники, работающие по такому графику, получают заработную плату, как при нормальной продолжительности рабочего дня. Но им полагаются дополнительные дни отпуска.

Если же работник при ненормированном рабочем дне привлекается к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также в ночное время, то такая работа подлежит оплате в особом порядке.

Учета рабочего времени «вахтовика»

На основании ст. 300 ТК РФ, работодатель обязан вести суммированный учет рабочего времени за весь отчетный период (время вахты), а также ежемесячно в случае если период вахты превышает один календарный месяц.

Рабочее время и время отдыха вахтовиков надо указать в графике работы на вахте. Там, в частности, фиксируются рабочие и выходные дни, время в пути и время междувахтового отдыха.

Продолжительность смены должна быть не более 12 часов, также у работника должно быть не менее четырех выходных в месяц.

При суммированном учете рабочего времени “вахтовика” работа в выходной или праздничный день не компенсируется другим выходным днем (как при обычном режиме работы) и не оплачивается в повышенном размере, поскольку она включена по графику в норму рабочего времени и за нее предоставляются оплачиваемые дни междувахтового отдыха.

Читайте также  Правила заполнения личной карточки учета выдачи сиз

Если сотрудник работает вахтовым методом в районе с особыми климатическими условиями, надо рассчитывать зарплату с учетом северных коэффициента и надбавки.

Коротко о главном

Регулярный учет рабочего времени важен для укрепления трудовой дисциплины и сознательности работников, для выявления причин отставания по срокам выполнения заказов, снижения доходности предприятия.

Контроль расходования рабочих часов позволяет избежать авралов, повысить эффективность работы организации в целом, увеличить мотивацию сотрудников путем разумного поощрения за добросовестный труд.

Суммированный учет рабочего времени

Некоторые организации не могут предоставить своим сотрудникам 5-ти дневную рабочую неделю, что может быть обусловлено необходимостью беспрерывного производственного цикла.

Некоторые организации не могут предоставить своим сотрудникам 5-ти дневную рабочую неделю, что может быть обусловлено необходимостью беспрерывного производственного цикла. Подобный режим работы очень часто становится камнем преткновения в деятельности бухгалтеров и у кадровых сотрудников, так как встает вопрос как оплачивать переработку часов, выход в смену в праздничные дни, недоработки трудового коллектива, как вести табель и пр.

Это связано с тем, что иногда организация устанавливает определенный график труда сотрудника, поэтому соблюдение трудового распорядка, а в частности, количество отработанных часов, становится достаточно проблематичным явлением. В данной ситуации помогает разрешить проблемную ситуацию суммированный учет рабочего времени.

Виды учета рабочего времени

Чтобы ответить на вопрос, что такое суммированный учет рабочего времени, следует обратиться к действующей редакции ТК РФ, а в частности, к статье 91 указанного НА. В данной правовой норме установлены основные виды того, как организация может осуществлять учет отработанных часов сотрудников. В частности, выделяются следующие виды учета отработанных часов в месяц:

  • поденный. Данный вид устанавливается в том случае, если график труда подразумевает одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно.
  • Недельный. Этот тип учета отработанных часов подразумевает, что еженедельный график регулирует собой время, которое ежедневно тратит сотрудник на выполнение своих профессиональных обязанностей, а также количество рабочих смен в месяц. При этом условия трудового законодательства будут соблюдены лишь в том случае, если будет установлена еженедельная продолжительность времени работы сотрудника.
  • Суммированный учет рабочего времени. Данный вид учета отработанных часов устанавливается в том случае, если в рамках организации не может быть рассчитана ежедневная или же еженедельная продолжительность времени для осуществления должностных обязанностей, даже если на предприятии существуют вредные или же опасные условия труда.

При этом следует отметить, что суммированный учет рабочего времени возможен только тогда, когда будут соблюдены условия труда, в частности, продолжительность ежедневная или еженедельная не будет превышать собой количество часов в традиционном рабочем графике труда в расчетный период, например, месяц.

Когда применяется учет рабочего времени

Суммированный учет рабочего времени должен быть обязательно введен только в том случае, если отработка часов происходит вахтовым способом. Об этом гласит ст. 300 Трудового кодекса РФ.

Если обратиться к ст. 297, то под вахтовым методом труда понимается вид трудовой деятельности, которая осуществляется в местах, отдаленных от основного места проживания работника.

Иными словами, отсутствуют условия для того, чтобы сотрудник возвращался домой для отдыха после отработанных часов.

Кроме того, введение суммированного учета рабочего времени на производстве за расчетный период (будет это месяц, квартал или же год) будет оправдано в том случае, если сотрудники имеют гибкий график работы или предусмотрены условия сменного труда. Подобные правила закрепляются в ст. 102 и 103 ТК РФ.

Исходя из этих правовых норм, можно сделать вывод о том, что если предусмотрены условия сменной работы, то суммированный учет рабочего времени будет полезен только в том случае, если продолжительность труда в расчетный период (неделю, месяц или год) станет существенным образом отклоняться от нормы.

Суммарная продолжительность рабочего времени

Если вести речь о том, как рассчитывается нормальная продолжительность труда, то в этих ситуациях во внимание берутся условия, как учитывается количество отработанных часов. При этом режим работы может быть нескольких видов, о чем было написано выше.

Если обратиться к ст. 100 ТК РФ, то организация может ввести график, который предполагает пятидневную рабочую неделю. При этом на отдых выделяются 2 календарных дня. Кроме того, график может подразумевать 6 рабочих дней, а также 1 день отдыха. Предусмотрена в рамках

Трудового кодекса и возможность в организации ввести скользящий график на месяц, год, где выходные дни будут предоставляться в соответствии с очередностью.

104 статья фиксирует в Трудовом кодексе РФ юридическую возможность осуществить введение на практике суммированного учета. При этом следует отметить, что суммированная продолжительность, согласно законодательного правила, будет исчисляться из количества нормального числа отработанного сотрудником времени.

При этом необходимо отметить, что сама суть, заключенная в таком графике работы, состоит в том, что суммарная продолжительность труда не должна коренным образом отличаться от показателя средней нормы выработки за рабочие дни.

Учетные периоды и нормы

В любых организациях, а не только в тех, где установлен суммированный учет рабочего времени, очень важно, чтобы соблюдалась норма отработанного времени, которую фиксирует график и табель. Только в этом случае можно будет говорить о том, что не нарушается трудовое законодательство РФ.

Перед тем как будет обозначена норма выработки, которую подразумевает тот или иной режим трудовой деятельности, необходимо разобраться, что собой представляет учетный период.

Что же собой являет учетный период? Учетный период – это конкретный временной отрезок, который может длиться квартал, месяц, год, но при этом не превышать срок более 1 года. Кроме того, законодательные правила устанавливают, что если на предприятии отмечаются вредные или опасные для жизни сотрудников условия, то в подобном случае учетный период не может превышать 3-х месяцев.

Только в этой ситуации будет соблюдена трудовая норма.

Таким образом, приходим к выводу о том, что учетный период – это срок, который позволяет провести правильно расчет количества отработанных сотрудником часов и внести их в табель. Если норма выработки будет превышена, то в таких случаях можно говорить о таком явлении, как сверхурочные часы.

Положение о суммированном учете рабочего времени позволяет нам рассчитать, когда отработанные часы будут проводиться как норма, а когда как сверхурочная работа. Для этого обратимся к статьям ТК РФ. Рабочие дни и дни отдыха для обычных категорий трудящихся распределяются в пропорции 5/2.

Кроме того, в большинстве случаев продолжительность отработанных часов за расчетный период (в данном случае неделя) будет составлять показатель в 40 часов. Если существуют иные условия, прописанные в трудовом договоре, то часы могут быть снижены до 39, 36 и даже до 24.

Однако если на предприятии нашел свое применение сменный режим работы (например, рабочие дни в количестве 2 суток сменяют дни отдыха, а продолжительность смены варьируется от 11 часов днем и 12 часов ночью), то в данном случае законодательные правила обязывают работодателя вести суммированный учет рабочего времени. При этом расчет будет осуществляться за период 1 месяц, а не год или же квартал.

Для этого на год, квартал или месяц составляется производственный график в соответствии с правилами внутреннего распорядка, в котором прописываются рабочие часы, праздничные и выходные дни. Правильно произвести расчет времени за период (месяц, квартал или год) прямая обязанность работодателя, так как от этого зависит, будет ли соблюдена норма еженедельной выработки, а также зарплата сотрудников, а в случае переработки (сверхурочные часы) доплата.

Регулирование суммированного учета рабочего времени правилами внутреннего трудового распорядка

Порядок введения суммированного учета рабочего времени определяет не только ТК РФ, но и правила внутреннего распорядка на конкретном предприятии (локальный нормативный акт). Правильно оформить и вести локальный НПА «Правила внутреннего распорядка» — это одна из ключевых обязанностей работодателя, так как именно этот акт позволяет рассчитать праздничные, выходные и отпускные дни.

Кроме того, подобные документы включают в себя информацию о том, как происходит оплата труда (если соблюдена еженедельная норма), начисляются отпускные, как осуществляется доплата за сверхурочные часы или происходит расчет больничного, формируется пособие в случаях, если фиксируется переработка или осуществлен выход на работу сотрудником в праздничные и выходные дни и пр.

Кроме того, правила трудового распорядка в пределах одной организации также подразумевают выделение отдельных категорий сотрудников, заработанная плата которых зависит от суммированного учета времени, продолжительность учетных периодов, а также максимальное время труда, если предусмотрен сменный или междусменный режим работы, что также фиксируется в трудовом договоре.

Учет рабочего времени для отдельных категорий граждан

Правила суммированного учета трудового времени в некоторых случаях определяются подзаконными актами, которые публикуются от имени министерств и различных ведомств, а также ФЗ:

  • для сотрудников судов расчет отработанного времени осуществляется на основании «Положения об особенностях режима рабочего времени. », который утвердил Приказ Минтраста РФ под № 133. В частности, в рамках документа установлено, что период ведения суммированного учета времени не может превышать 1 года.
  • Приказ Минобороны РФ устанавливает, что максимальная продолжительность рабочего времени не должна превышать показателя в 120 календарных дней для работников гражданского судоходства (если имеет место быть, в том числе, междусменный режим работы, что прописано в трудовом договоре). Этот же приказ устанавливает количество дней, выделяемых на отпуск между плаваниями, как происходит оплата труда, в том числе в праздничные дни, а также как начисляется дополнительное пособие.
  • Приказ Госкомитета РФ по рыболовству под № 271 также устанавливает, что для работников рыбопромышленной отрасли вводится суммированный учет отработанного времени, а также как и в каком размере начисляется заработанная плата, оплачивается отпуск, переводится пособие за междусменный выход на работу, а также санкции ввиду недоработки (в том числе возможность составить акт на увольнение сотрудника).

Предусмотрены отдельные критерии, как начисляется зарплата и рассчитывается отпуск при суммированном учете рабочего времени сотрудникам железнодорожной сферы, метрополитена, водителям транспортных средств и прочих профессий. Все сведения обязательно вносятся в табель, который имеет унифицированную форму.

При этом следует отметить, что плата за отработанное время при суммированном учете не может быть менее МРОТ. Если наблюдается сверхурочная работа, то плата за труд может быть увеличена в несколько раз в зависимости от МРОТ, установленного на территории РФ. Кроме того, в некоторых регионах предусмотрены коэффициентные надбавки, которые также повышают зарплату, делая ее выше МРОТ.

Суммированный учет рабочего времени: общие правила и отдельные тонкости

У кадровиков и бухгалтеров применение суммированного учета вызывает массу вопросов. Как правильно выбрать учетный период? Нужно ли доплачивать за работу в выходные и праздники? Сколько начислить сотрудникам, для которых установлен фиксированный оклад? Мы изучили теорию, познакомились с практикой, и нашли ответы на эти и множество других вопросов

Когда и зачем вводят суммированный учет

Работодатели, установившие для сотрудников сменный график, рискуют нарушить трудовое законодательство. Причина в том, что время, фактически отработанное по такому графику, зачастую превышает утвержденную законом норму часов. Если это случается, нужно оформлять переработку, что неизбежно вызывает ряд сложностей.

Во-первых, статья 99 ТК РФ дает закрытый список ситуаций, когда допускается сверхурочная работа по инициативе администрации. В список входят аварии, стихийные бедствия, общественно-необходимые работы. А также ремонт оборудования, без которого значительное число работников не сможет выполнить свои обязанности, невозможность по техническим причинам завершить начатую работу и неявка сменщика при том, что процесс нельзя остановить. Переработка по иным причинам считается нарушением.

Во-вторых, в каждом случае сверхурочного труда необходимо письменное согласие сотрудника и точный учет часов переработки.

В-третьих, сверхурочное время должно укладываться в лимит: не более четырех часов в течении двух дней подряд и не более 120 часов в год.

Чтобы обойти эти трудности, многие организации и предприниматели для категорий персонала со сменным графиком вводят суммированный учет рабочего времени.

Читайте также  Учет товарооборота ведется на счете

Согласно статье 104 ТК РФ суть суммированного учета в том, что допустимое количество рабочих часов определяется не для одного дня или недели, а для учетного периода (это любой отрезок времени от месяца до года). Его устанавливают для всего предприятия и используют применительно к каждому сотруднику, переведенному на суммированный учет. В результате получается следующее: на одной неделе сотрудник превышает норму часов, на другой работает меньше нормы, и по итогам учетного периода укладывается в лимит. Как следствие, работодателю не нужно показывать переработку.

Как выбрать учетный период и составить график

На практике кадровики чаще всего делают так. Сначала составляют график на будущий год, и только после этого выбирают учетный период. При составлении графика следят, чтобы обеденный перерыв составлял от получаса до двух часов (ст. 108 ТК РФ). Кроме того, продолжительность ночной смены сокращают на час (ст. 96 ТК РФ), и не допускают работу в течение двух смен подряд (ст. 103 ТК РФ). Также при оформлении рабочего графика учитывают ежегодный отпуск, продолжительность которого в общем случае составляет 28 календарных дней.

Есть и еще одно ограничение, которое нужно учитывать при составлении графика работы. Минимальная продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не должна быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ). Однако, при суммированном учете разрешено в отдельные недели уменьшать этот показатель. Главное,чтобы норма соблюдалась в среднем за учетный период (письмо Роструда от 20.01.14 № ПГ/13281-6-1).

Когда график готов, проверяют, за какое количество месяцев общее число рабочих часов не превышает норматив, рассчитанный исходя из 40-часовой недели. Полученное количество месяцев принимают за учетный период.

На складе предприятия трудятся операторы, которые вводят в компьютерную базу данные о полученном и отгруженном товаре. Для них установлен следующий режим: две недели ежедневной работы (продолжительность смены 10 часов), две недели отдыха и т.д.

В ноябре 2018 года специалист отдела кадров составил рабочие графики для операторов на предстоящий 2019 год и проанализировал их. Выяснилось, что для каждого оператора в январе норматив превышен, а в феврале и марте, напротив, фактическое время меньше нормативного. Это наглядно иллюстрирует рабочий график оператора Сидорова. При том, что в январе норматив равен 136 часам, Сидоров должен отработать 140 часов. Без суммированного учета переработка составила бы 4 часа (140 — 136). Зато в феврале-марте Сидоров отработает меньше норматива.

Исходя из этого кадровик принял квартал за учетный период на 2019 год.

Добавим, что при составлении рабочего графика на будущий год иногда все равно возникает переработка. В этом случае можно специально сократить количество часов в смене, то есть подогнать график под норматив. Если это невозможно, по итогам учетного периода придется показать сверхнормативное время и оформить его надлежащим образом.

Что делать, если учетный период отработан не полностью

Если сотрудник в течение учетного периода заболел или ушел в отпуск, то нормативное количество часов для него становится другим. Чтобы его найти, нужно от «общего» норматива отнять часы, приходящиеся на отдых или болезнь.

Пример 2

Предположим, что оператор Сидоров из примера 1 в январе и феврале 2019 года отработал по 140 часов. С 1 по 28 марта находился в отпуске, соответственно, в марте отработал ноль часов. Итого в первом квартале он трудился 280 часов (140 + 140).

В связи с отпуском норматив на март и на весь учетный период (первый квартал) для Сидорова будет уменьшен.

Сначала подсчитаем, чему равен сокращенный норматив на март. Для этого нужно определить, сколько дней отпуска приходится на рабочие дни по 40-часовой неделе. Таких дней 19 (1, 4, 5, 6, 7, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 20, 21, 22, 25, 26, 27 и 28 марта). Затем нужно умножить эти дни на 8 часов и полученный результат вычесть из «обычного» норматива. Выходит, что уменьшенный норматив Сидорова в марте составит 7 часов (159 часов – (19 дней х 8 часов)). Значит, в учетном периоде сокращенный норматив будет равен 302 часа (136 + 159 + 7). Мы видим, что в первом квартале у Сидорова нет переработки.

Аналогичным образом следует рассчитать сокращенный норматив в случае, когда работник уволился до окончания учетного периода. То есть нужно определить, сколько рабочих часов по 40-часовой неделе приходится на время с начала учетного периода до последнего дня работы сотрудника. Это и будет уменьшенный норматив.

Пример 3

Допустим, оператор Сидоров из примера 1 уволился с 21 января 2019 года, успев отработать 6 смен (с 15 по 20 января). Фактически отработанное время в январе для него составило 60 часов (6 смен х 10 часов).

Чтобы определить норматив Сидорова на январь и на весь учетный период (первый квартал), нужно узнать, сколько рабочих дней по 40-часовой неделе приходится на период с 1 по 20 января. Таких дней 8 (9, 10, 11, 14, 15, 16, 17 и 18 января). Теперь полученное число следует умножить на 8 часов. Найдем, что сокращенный норматив для Сидорова достигнет 64 часа (8 дней х 8 часов). Мы видим, что в первом квартале у Сидорова нет переработки.

Как рассчитать зарплату исходя из тарифной ставки

Часто при сменном графике работы сотрудникам устанавливают тарифную ставку. В таком случае расчет зарплаты не сложен: нужно количество отработанных часов умножить на ставку за час. При этом необходимо учитывать, что за труд в ночное время, то есть с 22.00 до 6.00, полагается доплата минимум 20 процентов (ст. 154 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 22.07.08 № 554).

Пример 4

Расчетный период в компании равен одному месяцу. В марте сотрудник отработал 7 смен по 24 часа. Общее время составило 168 часов (7 смен х 24 часа), работа в ночное время — 56 часов. Часовая тарифная ставка для данного специалиста — 285 руб.

Бухгалтер рассчитал зарплату за март. Она равна 51 072 руб.((168 часов х 285 руб.) + (56 часов х 285 руб. х 20%))

Как рассчитать зарплату исходя из оклада

В случае, когда работнику на сменном графике установлен оклад, заработную плату необходимо рассчитывать таким образом. Если количество часов, фактически отработанных в учетном периоде, равно нормативному, то зарплата равна окладу. При этом может получиться так, что два сотрудника с одинаковыми окладами фактически отработали разное количество часов (каждый по своему графику), а получили за месяц одинаковую зарплату. По мнению специалистом Минтруда России такая ситуация не ущемляет права работников (письмо от 24.05.13 № 14-1-1061).

Если отработано больше нормы, нужно оплатить переработку (подробнее об этом расскажем ниже). Если отработано меньше нормы, то зарплату вычисляют как произведение фактически отработанных часов на часовую тарифную ставку.

Возникает вопрос: каким образом, зная размер оклада, найти величину часовой тарифной ставки? В законодательстве это не прописано. На практике существует три варианта.

Первый — разделить оклад на среднегодовое нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет неизменной в течение года. Второй вариант — разделить оклад на среднее в учетном периоде нормативное количество часов. Тогда часовая тарифная ставка будет одинакова в каждом месяце учетного периода. Третий вариант — разделить оклад на нормативное количество часов в данном месяце. Тогда часовая тарифная ставка будет меняться от месяца к месяцу.

Работодатель вправе выбрать любой из трех способов и закрепить его в учетной политике.

Пример 5

Расчетный период в организации равен кварталу. Сотруднику установлен оклад 40 000 руб. В январе, феврале и марте 2019 года он отработал по 140 часов, и норматив по итогам квартала не превышен. Рассчитаем его зарплату за март тремя разными способами.

Первый способ. Учитывая, что норматив рабочих часов в 2019 году равен 1970, находим часовую тарифную ставку. Она составляет 243,65 руб.(40 000 руб.: (1970 час: 12 мес.)). Зарплата в марте равняется 34 111 руб.(140 часов х 243,65 руб.).

Второй способ. Учитывая, что норматив рабочих часов в первом квартале 2019 года равен 454 часа, находим часовую тарифную ставку. Она составляет 264,32 руб.(40 000 руб.: (454 часа: 3 мес.)). Зарплата в марте равняется 37 004,8 руб.(140 часов х 264,32 руб.).

Третий способ. Учитывая, что норматив рабочих часов в марте 2019 года равен 159-ти часам, находим часовую тарифную ставку. Она составляет 251,57 руб.(40 000 руб.: 159 часов). Зарплата в марте равняется 35 219,8 руб.(140 часов х 251,57 руб.).

Как оплачивать выходные и праздники

Работа в субботу и воскресенье при суммированном учете оплачивается в обычном порядке. Это объясняется тем, что человек получает выходные в другое время.

Что касается нерабочих праздничных дней (23 февраля, 8 марта и др.), то с ними возникают сложности. По общему правилу работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Однако в Трудовом кодексе четко не сказано, распространяется ли это правило на суммированный учет. Некоторые специалисты полагают, что не распространяется, поскольку праздники по сути ничем не отличаются от суббот и воскресений. И если в графике нет переработки, значит, в нем уже учтено, что труд в субботу, воскресенье и в праздник компенсирован отдыхом в будни.

Но есть и другая точка зрения: раз в статье ст. 153 ТК РФ нет оговорки относительно суммированного учета, то двойная оплата праздничных дней применяется и для него. Именно такой подход поддержал Роструд в рекомендациях, утвержденных протоколом № 1 от 02.06.14.

Как оплачивать переработку

Случается, что по результатам учетного периода в табеле сотрудника значится переработка. Причины могут быть разные: выход не в свою смену для подмены другого работника, увеличенное количество часов по производственной необходимости и пр. Как бы то ни было, бухгалтер обязан начислить доплату: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за остальные часы — не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ).

Особняком стоит ситуация, когда сверхурочные часы выпадают на выходные и праздники. Здесь нельзя утверждать, что работа в такие дни будет компенсирована отдыхом в будни, ведь речь идет не о плановом графике, а о переработке. Таким образом, при суммированном учете оплачивать сверхнормативные субботы, воскресенья и праздники надо не менее чем в двойном размере, как и при обычном варианте учета. Вместе с тем за них полагается повышенная оплата и по другому основанию — как за сверхурочное время. Можно ли повышать зарплату одновременно по двум основаниям? Нет, нельзя — такова позиция Верховного суда, изложенная в решении от 30.11.05 № ГКПИ05-1341. При совпадении нерабочего дня и переработки оплачивать нужно именно нерабочий день, а сверхурочные часы оставить без дополнительной оплаты.

Пример 6

В организации с суммированным учетом установлено, что учтенный период равен одному месяцу. В январе 2011 года сотрудник отработал 13 смен по 10 часов, из них на одну смену он вышел сверхурочно в праздник, в ночное время не работал. Тарифная ставка для него — 230 рублей в час.

Рассчитаем зарплату за январь. Сначала найдем, сколько работнику полагается за часы в пределах нормы. Получим 27 600 руб. (120 часов х 230 руб.). Затем вычислим вознаграждение за сверхурочную работу. Так как переработка совпала с выходным днем, рассчитаем ее как работу в праздник по двойному тарифу. Сумма составит 4 600 руб.(10 часов х 230 руб. х 2). Никакой дополнительной оплаты за эти часы начислять не станем. Итого зарплата за январь составит 32 200 руб.(27 600 + 4 600).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: