Журнал регистрации договоров: образец 2021 года

Организации и индивидуальные предприниматели в процессе ведения бизнеса неизбежно сталкиваются с необходимостью заключения различного рода контрактов (договоров): от договоров аренды нежилого помещения для офиса до договоров на оказание охранных услуг.

И если небольшая организация или ИП заключают в год до десяти договоров, то в большой организации, имеющей разветвленную сеть контрагентов, речь может идти о десятке договоров в месяц.

В этом случае организация регистрации заключенных договоров может существенно облегчить их учет и, в случае необходимости, анализ ежемесячных доходов и расходов организации по заключенным договорам.

Организация регистрации

Прежде чем начать вести журнал регистрации договоров, организации следует определиться с тем, каким образом будет вестись их учет.

  • А — договоры аренды;
  • П – договоры поставки;
  • У – договоры оказания услуг, и так далее.

С целью разграничения регистрации по видам договоров в журнале можно сделать соответствующие разделы. Если договоров много, то для каждого подвида можно завести отдельный журнал.

Индексы договоров должны быть утверждены распоряжением руководителя. Как правило, такое распоряжение издается однократно. Его копия прикладывается к журналу.

Важно, чтобы обязанность регистрации договоров именно в журнале, была закреплена в Положении о договорной работе, если она ведется на предприятии. С Положением должны быть ознакомлены под подпись ведущие договорную работу сотрудники.

Кто ведет журнал регистрации договоров

В крупных организациях договорной работой занимаются, как правило, юристы, занимающие должности специалистов по договорной работе.

Вести журнал регистрации договоров, таким образом, могу они, но ответственным за ведение журнала и за правильность и полноту внесенных в него сведений будет в таком случае нести руководитель подразделения или назначенное распоряжением руководителя организации лицо. Закрепить ответственность за ведение журнала допустимо и в должностной инструкции.

Регистрация трудовых договоров

Для регистрации трудовых договоров на предприятии должен быть заведен отдельный журнал. Ответственным за его ведение будет руководитель или специалист отдела кадров.

Форма журнала

Унифицированной формы журнала регистрации договоров не существует. На нашем сайте имеется форма, которой можно воспользоваться для своих нужд.
Журнал договоров должен иметь титульный лист, на котором отражаются:

  1. название организации;
  2. название журнала;
  3. крайние даты — дата начала и окончания ведения журнала;
  4. ФИО, должность лица, ответственного за ведение журнала.

Журнал прошивается, страницы его нумеруются.

Сам журнал оформляется обычно в виде таблицы со следующими разделами:

  1. номер по порядку;
  2. регистрационный номер договора, его дата;
  3. название договора и кратко его суть (например, «Договор поставки медоборудования»);
  4. наименование контрагента;
  5. срок действия договора;
  6. ответственный за исполнение договора.

Журнал регистрации договоров хранится в договорном отделе. Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 утвержден срок хранения для журналов регистрации договоров аренды, который составляет 5 лет с момента его окончания.

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  • дату и номер заключенного трудового договора;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • структурное подразделение;
  • занимаемую должность;
  • вид и характер работы;
  • срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  • место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.
Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров.

На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

  • Договор поставки (ПОСТОПЛАТА)
  • Работа по договору без оформления трудовой книжки: минусы и некоторые нюансы
  • Какие бывают способы оплаты? Классификация
  • Соблюдение процедуры уведомления работника о прекращении срочного трудового договора
  • Неполное рабочее время: как оформить трудовой договор и рассчитать зарплату
  • Трудовой договор без испытательного срока: образец
  • Как вести кадровые документы на микропредприятии, типовой договор

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены.

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде.

Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Ведение книги регистрации трудовых договоров, согласно пункту 7 «Путеводителя по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы», является необязательным условием для осуществления деятельности.

Книга учета трудовых договоров – это тетрадь, которая содержит в себе всю необходимую информацию о договорах, заключенных с сотрудниками предприятия. Вести документ можно как в бумажной, так и электронной форме.

  1. Возможность отслеживания движения штата.
  2. Составление статистических отчетов, так как книга учета содержит все основные данные заключенных трудовых договоров.
  3. Отслеживание сроков действия трудовых отношений, например, срока срочного соглашения для недопущения трансформации в бессрочный.
  4. Выдача справок о трудовой деятельности сотрудника для последующего трудоустройства.
  5. Решение досудебных спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

Таким образом, книга регистрации трудовых договоров является полезным дополнением на предприятии.

Требования к заполнению

Книга регистрации трудовых договоров, как и любая деловая бумага, должна начинаться с титульного листа. На нем должны быть отражены следующие основные сведения: наименование организации, название документа «Журнал (книга) учета (регистрации)» и дата открытия документа.

Со следующей страницы начинается заполнение основной таблицы журнала. В ней может быть различное количество столбцов на усмотрение ответственного лица. Основными из них являются:

  1. Номер регистрации договора.
  2. Дата регистрации договора трудовых отношений.
  3. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник предприятия.
  4. Занимаемая работником должность.
  5. Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество. Не запрещается указывать фамилию и инициалы.
  6. Информация о внесении корректировок в договор трудовых отношений.
  7. Дополнительные примечания.

Также таблицу журнала можно дополнить следующими столбцами:

  1. Дата расторжения договора (актуально при заключении срочных договоров).
  2. Характер рабочих отношений – основное место работы или совместительство.
  3. Дополнительные соглашения сторон трудовых отношений.

Помимо правил составления, ответственным лицом должны быть соблюдены основные условия ведения книги учета.

Так, все страницы документа в обязательном порядке должны иметь нумерацию и прошивку, а также быть опломбированными. На последней странице журнала регистрации должен быть приклеен лист бумаги, на котором прописывается количество прошитых листов, дата закрытия документа и подпись уполномоченного лица.

Все это заверяется и скрепляется печатью предприятия.

Лицо, ответственное за ведение журнала

Ответственным лицом для ведения книги регистрации договоров, как правило, выбирается сотрудник кадрового отдела или менеджер по работе с персоналом.

Для закрепления трудовой обязанности за выбранным сотрудником работодателю целесообразно внести дополнения в должностную инструкцию или трудовой договор работника.

Необходимость ведения и порядок заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию. Это касается и кадровой работы.

Читайте также  Какой работой можно заняться на дому?

На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.

Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.

В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.

Журнал регистрации ТД

Строка, заполненная в журнале регистрации трудовых договоров, является учетной записью. В этом же документе, ведущимся отделом кадров ведутся и записи дополнительных соглашений к трудовым договорам, содержащих уточнения, изменения или дополнения к документу, устанавливающему условия работы.

Предлагаемая форма журнала и ее заполнение

Форма журнала, регламентирующая регистрацию трудовых договоров, несложная и как грамотно ее заполнить может разобраться любой, даже не имеющий опыта кадровый работник.

Согласно единых государственных нормативов и требований, изложенных в ГОСТе Р 51141-98, и данный документ состоит из следующих граф:

  • первая графа — указание номеров, идущих по порядку;
  • вторая графа – дата, которая указывает когда был заключен договор;
  • третья графа – номер, который зафиксирован непосредственно на бланке трудового договора;
  • четвертая графа – номер, указанный на бланке трудового соглашения;
  • пятая и шестая графа указывают на номер и дату к договору (например, даты изменений условий труда или увольнение);
  • седьмая графа — ФИО сотрудника (фамилия – прописывается полностью, а инициалы сокращенно);
  • восьмая графа – это примечание, в котором отражаются некоторые важные нюансы, связанные с особенностями договора между работодателем и работником, например, деятельность по совместительству, прекращение действия трудового договора и иные важные моменты.

В качестве образца заполнения журнала регистрации трудовых договоров, можно привести следующее:

№ п/п

Дата заключения договора

Трудовой договор

Дополнительное соглашение

К договору

ФИО

Примечание

25.05.2015 (дата подписания документа)

205 (номер, указанный в документе)

Васильева И.М.(фамилия работника)

Запись о трудоустройстве

12 (номер, указанный в соглашении)

225(номер к трудовому договору)

01.07.2015 (дата к трудовому договору)

Записи об условиях труда

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть прошит синтетической нитью и пронумерована его каждая страница. Для этого используется контрольная пломба, представляющая собой устройство согласно которого не сложно распознать было ли проникновение посторонних лиц к документации.

Перед регистрацией документации необходимо заполнить титульный лист кадрового документа:

  • полное название предприятия (государственной или частной формы собственности, это не имеет значения);
  • наименование документа, сроки начала и окончания заполнения.

Далее необходимо на всех имеющихся страницах, даже незаполненных, надо проставить порядковые номера, но исключение будет только для первой страницы, так как на ней и предложена форма заполнения журнала. На второй странице указывается информация о работнике, выполняющем функцию кадровика, ведущего журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Регистрация трудовых договоров и доп. соглашений

Рекомендуется эти данные расположить в табличном варианте, так как работники могут и меняться. Срок хранения этого документа должен быть не менее 75 лет, так как на продолжении всей жизни работника могут потребоваться какие — либо уточнения, касающееся его деятельности на предприятии.

Форма и ведение журнала дополнительных соглашений к трудовым договорам

Кадровое делопроизводство по регистрации дополнительных соглашений может вестись и в отдельном журнале. Предлагаемая форма этого документа следующая:

  • первая графа – номер, отражающий порядок перечисления документов;
  • вторая – указывается дата заключения соглашения;
  • третья – указывается порядковый номер соглашения;
  • четвертая – фамилия (полностью), инициалы сокращенно;
  • пятая – указывается должность работника и вид работ;
  • шестая – подразделение, в котором работник числится;
  • седьмая – указывается число и номер трудового договора;
  • восьмая – указывается дата начала действия соглашения и период его действия;
  • девятая – краткое содержание соглашения;
  • десятая – примечание.

Эти графы располагаются на двух развернутых страницах.

Регистрация трудовых договоров

Титульная страница заполняется лицом, ведущим кадровое делопроизводство. На ней указывается наименование организации и дата начала и окончания ведения журнала. В качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно.

Необходимость ведения журналов

С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров.

Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен. Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.

В случае совершении ошибки кадровиков при заполнении журнала, например, вместо порядкового номера выполнена запись с номером непосредственного договора, документ можно отменить распорядительным документом по предприятию и завести новый. Это не будет являться большой ошибкой.

Дополнительная документация Особенности учета трудовых договоров в книге регистрации

Кадровые сотрудники обязаны контролировать не только численность непосредственно работников в компании, но и всей документации, которая подписана между владельцем и нанятыми лицами. Журнал регистрации трудовых договоров — одна из справочных книг, помогающих учитывать все соглашения, заключенные компанией с сотрудниками.

Характеристика документа

Согласно общему кадровому законодательству, ведение документа о регистрации договоров и соглашений между сотрудниками и компанией не считается строго обязательным условием. Но если обратить внимание на простые нюансы ведения документооборота, то там говорится об учитывание всего, что имеет справочный характер. Чаще инспекция при проверке требует сотрудников кадровиков предъявить такую книгу. Следовательно, лучше не ссылаться на Трудовой кодекс, а хранить документацию всю в порядке, тем более, что так значительно облегчается труд большинства работников отдела кадров.

Цель записей

Книга учета трудовых договоров облегчает труд кадровых работников. Проще держать под рукой один журнал регистрации, чем всегда копаться в огромном количестве оригиналов. Есть и другие преимущества:

Книга учета трудовых договоров

  • Кадровый работник быстро найдет важную бумагу при возникновении конфликта между сотрудником и организацией.
  • С осуществлением записей в книге кадровикам легче искать необходимую информацию для любого вида справок.

Несмотря на отсутствие обязательств по ведению журнала, если его нет, у компании могут возникнуть трения с различными инспекциями. Также книга регистрации трудовых договоров есть в списке стандартных управленческих бумаг. Да и общее мнение кадровиков утверждает неоспоримое удобство наличия такого документа под рукой.

Плюсы для кадровой службы

Сотрудники многочисленных отделов по работе с персоналом в один голос заявляют, что достоинств в наличии журнала учета трудовых договоров точно больше, чем минусов. Для начала — удобство. Все важные данные о различных соглашениях, основных и дополнительных между компанией и сотрудником заключены в единственном месте. Ее сложно потерять или не заметить. Любая официальная бумага, необходимая работнику выдается по данным, содержащимся в этом документе.

Важно знать! Даже в небольших индивидуальных фирмах, где полностью режим самоуправления и директор является одновременно и кадровым сотрудником, и бухгалтером, наличие рассматриваемой книги не помешает, чтобы вести статистику привлеченных работников. Легко проследить и возникновение «текучки».

Содержание

Если следовать основам создания первичной документации, у книги регистрации трудовых договоров должна быть оформлена обложка, а сам журнал иметь несколько необходимых для заполнения столбцов. На титульной странице расписаны данные с датой начала ведения документа, а также оставлена графа для срока окончания. Каждый лист имеет свой номер, чтобы не было возможности удалить информацию.

На первой странице указывается подробный пример заполнения. На следующей — данные об ответственных лицах. Затем каждый разворот оформляется по правилам учета.

Читайте также  Сведения о гос регистрации юридических лиц

Вся внесенная информация должна быть в форме таблицы, поскольку так удобнее и заполнять и искать нужные данные. Количество граф зависит от специализации и деталей трудоустройства конкретной компании. Обычно их не больше 10.

Количество экземпляров

Для качественного учета всех договоров достаточно иметь одну книгу, которая хранится сначала в отделе кадров, а затем после окончания пломбируется и передается в архив. Иногда сотрудники служб для уверенности и сохранности информации ведут 2 экземпляра. Один в бумажном виде, другой — в электронном.

Особенности оформления

Все тонкости производимых записей отвечают общим законам ведения первичной документации. Даже неопытный кадровый сотрудник легко разберется, как правильно заполнять журнал регистрации соглашений к трудовым договорам. Если возникнет потребность, можно собрать справки для ПФР, используя данную информацию. Поэтому она и хранится по 75 лет в архивах. Так нужные данные не исчезнут. Они могут понадобиться и при налоговой проверке, также для пенсионных начислений в ФСС, некоторые справки для подтверждения у нотариуса и юристов.

Требования к формату документа

Согласно правилам данный учет можно вести в бумажной и электронной версии. Чаще всего, несмотря на повсеместную компьютеризацию, преобладает классический вариант. Есть несколько основных правил по формату:

  • обложка предусмотрена в жестком или умеренно плотном варианте, чтобы книга прослужила дольше;
  • в книге бумага используется с параметрами плотности не менее 60 г на квадратный метр;
  • обложка обязательно содержит полное название компании-работодателя;
  • каждая страница пронумерована;
  • на последней расписать дату, когда журнал был прошит, опломбирован и сдан в архив.

Книга учета

Внимание! Больше правил и требований именно к формату нет, поскольку он не утвержден на законодательном уровне. Это произвольный документ. Но перечисленные нюансы необходимо помнить, чтобы журнал не вызвал нареканий со стороны проверяющих организаций.

Правила заполнения и порядок ведения

Каждый журнал заполнен в виде таблицы, где графы имеют четкое назначение. Оформляет книгу кадровый работник, он же отвечает за ее ведение. В классическом экземпляре должно быть 9 заполненных столбцов. Но по ситуации количество может варьироваться.

  1. Номер регистрации трудового договора — это число по порядку записи, важно не вносить сюда цифры самого соглашения.
  2. Дата подписания.
  3. Его непосредственный номер.
  4. Ф.И.О. нового работника.
  5. Специализация или должность.
  6. В какое именно отделение принят.
  7. До какой даты договор действителен.
  8. Характер трудоустройства (основная работа или по совместительству).
  9. Дополнительные документы.
  10. Примечания.

В зависимости от специфики фирмы могут понадобиться и другие столбики для внесения информации. Это стандартный вариант, признанный в большинстве компаний.

Порядковые цифры записи Дата подписания Номер Ф.И.О сотрудника Должность Подразделение Срок действия Характер занятости Дополнительные документы Примечания
№ 45 12.01.2019г 25447 Васильев Павел Петрович Главный бухгалтер ООО «Синий кит» Смоленский филиал Бессрочно Основная
№46 14.02. 2019 25449 Иванова Анастасия Павловна Нотариус ООО «Синий кит» Московский филиал До 25.09. 2020г Основная

Чаще всего дополнительно вводится роспись взятого на работу сотрудника, поскольку она подтверждает, что соглашение подписано в двух экземплярах и один выдан на руки новому работнику.

Изменение записи и пример оформления таблицы

Согласно законодательству, если кадровый сотрудник внес серьезную ошибку в документ, то журнал регистрации договоров следует досрочно закрыть. Изменения, которые допускается добавить в записи:

  • человека отстранили от выполнения должностных обязательств;
  • изменились условия труда;
  • перевод между филиалами или представительствами компании.

Для такого случая в журнале обычно есть приложения, где для каждого сотрудника регистрируются дополнительные соглашения. Можно оформить новые графы для коллективных договоров, если такие имеют место на предприятии.

Совет! При открытии новой книги, необходимо уведомить об этом руководство, поскольку только с его приказом можно оформлять журнал.

Электронный и бумажный варианты

Бумажная версия должна быть прошита, заверена руководителем, а все страницы пронумерованы. У электронного документа учета есть свои преимущества. В первую очередь, это конфиденциальность. Но невозможность поставить личную подпись часто вынуждает вести оба экземпляра одновременно.

Есть и другие достоинства у электронной системы учета:

За компьютером

  • контроль сохранности документации;
  • быстро формируются копии справок и нужных приказов;
  • легко осуществить поиск необходимой записи.

Чтобы инспекция ФМС не придралась, в такой документ должны быть занесены и все иностранные граждане, трудящиеся в данной компании. В противном случае грозит работодателю серьезный штраф.

Хранение журнала

Особенным нюансом является правильное хранение книги, где вписаны все трудовые договора и дополнительные соглашения. Если документ закончился, то на последней странице пишут дату, затем пломбируют журнал и спускают в архив. Там документация такого рода должна сохраняться в течение 75 лет.

Для нового документа оформляет приказ начальство. В нем обязательно указывают, в каком типе ведется книга: электронный вариант или бумажный, кто ответственен за заполнение документа и в какой форме происходит учет.

Для кадровых работников важно вести учет всех сотрудников, чтобы вовремя была возможность делать различные отчисления, например в ФСЗН, выдавать справки, контролировать текучесть кадров, а также их перемещение внутри подразделений по должностям. Для этого и ведется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Туда вписывают все документы, заключенные о трудоустройстве с физическими лицами. Вести его должен работник кадровой службы в электронном или бумажном варианте.

Как вести журнал регистрации допсоглашений к трудовым договорам

Журнал регистрации дополнительных соглашений — это учетный реестр, используемый в кадровом делопроизводстве. Цель — фиксация сведений обо всех существенных изменениях, вносимых в трудовые договоры с сотрудниками.

Обязателен ли журнал регистрации допсоглашений

Кадровые службы ведут регистрацию дополнительных соглашений к трудовым договорам, которые оформляются в следующих случаях:

  • изменение условий оплаты;
  • работа по совместительству стала основной;
  • срочный формат занятости стал бессрочным;
  • перевод на другую должность, переименование должности;
  • переименование организации, структурного подразделения;
  • изменение персональных данных работника;
  • временный перевод или временное замещение;
  • сокращение испытательного срока.

Новые сведения не вносятся в текст основного документа, а оформляются отдельным допсоглашением. Последнее заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью исходного. Все допсоглашения составляются в 2 экземплярах и регистрируются в одном журнале. Крупные организации ведут регистрацию раздельно. Это позволяет учитывать и быстро находить необходимую информацию. После внесения записи в реестр оформление допсоглашения завершено.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как вести учет и регистрировать допсоглашения

Форма учетного документа (и при совместном, и при раздельном ведении реестра договоров и допсоглашений к ним) не регламентируется законодательством и специальными НПА. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет структуру документа. Решение о ведении принимается руководителем и оформляется приказом. На практике формуляр используется одновременно в двух форматах:

  • бумажном;
  • электронном.

Это позволяет выполнять учетную функцию и использовать прошитый и заверенный формуляр с пронумерованными страницами при проверках и для ведения судебных споров. Книги для ведения учета приобретаются в специализированных магазинах, но чаще создаются в электронном виде и распечатываются. Ниже — титульный лист и образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним при совместном учете.

Журнал регистрации трудовых договоров

На титульном листе содержатся:

  • название организации;
  • название документа;
  • интервал ведения — даты начала и окончания;
  • Ф. И. О. и должность ответственных за ведение учета допсоглашений.

На приведенных примерах видно, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам: варианты содержат совместный и раздельный учет. Напоминаем основные правила:

  • все записи нумеруются по порядку;
  • указываются номера изменяемого соглашения, дата его заключения и данные работника, с которым оно заключено;
  • фиксируются дата и номер допсоглашения, номер изменяемого пункта;
  • одна графа при раздельном ведении учета отводится для описания внесенных дополнений или изменений;
  • вписываются данные о документах, изданных на основании заключенных соглашений.

При раздельном учете графы формуляра изменяются, образец журнала регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам выглядит следующим образом.

Сроки хранения

В соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 (ст. 435, 463 перечня) срок хранения трудовых договоров и допсоглашений к ним, а также журналов их регистрации, составляет:

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Учет договоров

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Документооборот на предприятии

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Документация в организацииЗачем нужен, кем и как заполняется журнал регистрации приказов по личному составу – смотрите здесь.

Посмотреть образец заполнения журнала инструктажа по технике безопасности можно в этой статье.

Кто занимается его заполнением

Ведение документа

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

  • номер по порядку;
  • период времени;
  • ФИО ответственного;
  • должность лица;
  • основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

  • Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
  • Второй – дата заключения договора.
  • Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
  • Фамилия и инициалы работника.
  • Пятый столбик – его профессия или должность.
  • Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
  • Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
  • В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
  • Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
  • Одиннадцатый столбец – это примечания.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Пример заполнения

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

  • более быстрый поиск в документе;
  • оптимизация работы;
  • соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
  • конфиденциальность журнала;
  • меньше времени уходит на его ведение;
  • упрощение выдачи выписок и справок.

Ведение электронной формы

Внесение изменений в документ

Внесение изменений

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: