Как правильно прошить устав для налоговой инспекции

Как правильно прошить устав для налоговой инспекции

ООО – форма собственности, которую можно зарегистрировать только после того, как собственник подаст соответствующее заявление. Кроме того, на руках к этому моменту нужно иметь выписки из реестра юридических лиц, устав в двух экземплярах. Не обойтись без уплаты государственной пошлины в размере до 4000 рублей.

Размер госпошлины равен 800 рублей для случаев, когда вносятся изменения в Устав компании, которая уже была зарегистрирована.

Что представляет собой

Устав ООО – это разновидность учредительного документа. Он нужен для регулирования порядка не только коммерческой, но и вообще любой деятельности предприятий, связанной с финансами. У документа отсутствует обязательная, унифицированная форма. Но в специальном законе об ООО описаны пункты, которые должны присутствовать в любом случае.

О способах разработки

Как правильно прошить устав для налоговой инспекции

Правительство пока официально не утвердило типовой формы для устава, но она уже разработана, потому можно пользоваться именно таким вариантом для создания своих документов.

На специализированных сайтах легко найти шаблоны, которые просто оформляются под условия конкретного предприятия. Но допустима ситуация, когда такой документ составляется полностью с нуля. За это отвечают сами учредители, либо специалисты в области корпоративного права.

Законодательные нормативы

Постановка компании на учёт в ЕГРЮЛ – вот какая процедура становится основой для регистрации устава ООО. Есть и нормативные документы, которые помогают справиться с этой задачей.

    приводит подробное описание самого содержания учредительного документа; посвящается порядку регистрации общества; – это указание на требования к форме документов; регулирует размер госпошлины.

Информация об учредителях и их номинальных долях не обязательно должна присутствовать в Уставе, об этом говорят изменения, принятые ещё с 2014 года.

По поводу содержания документа

Любой Устав должен состоять из следующих данных:

  • наименование ООО в полной и сокращённой формой. Указывается так же юридический адрес, перевод названия на иностранные языки при необходимости;
  • информация о том, где находится компания;
  • размер уставного капитала ООО. Минимальная сумма – 10 000 рублей.

Обязательно наличие данных относительно исполнительных, коллегиальных органов предприятия. Предельная компетенция данных органов описывается отдельно. Общее собрание учредителей тоже имеет полномочия, которые включаются в устав.

Как правильно прошить устав для налоговой инспекции

Порядок голосования при принятии важных решений так же должен иметь регламентацию. У каждого руководителя фирмы есть права, обязанности.

Порядок выхода из фирма прописывается как отдельный блок. Тоже самое касается порядка передачи долей в адрес одного из участников либо третьих лиц.

Выкуп доли, определение её реальной стоимости – дополнительные параметры, требующие определения. Периодичность распределения прибыли между участниками так же регулируется отдельно. Обязательно надо указать сферы, где компания осуществляет свою деятельность. Можно написать, что предприятие может заниматься любым делом, если не создаётся противоречий действующему законодательству.

Каждый участник имеет право получить свою копию Устава.

Правила оформления

Для создания Устава используются обычные листы формата А4. Нужно придерживаться следующих правил, чтобы у контролирующих органов не возникало вопросов:

    содержит основные требования. Кроме них, следует вносить любую информацию, которая считается имеющей значение.
  1. Для всех страниц обязательна нумерация. Когда оформление заканчивается, то документ сшивается. Пломбировочный лист используется для скрепления. Главное – не забыть о наличии дополнительной формулировки «прошито и пронумеровано на таком-то количестве листов».
  2. Титульный лист не должен содержать номер. Здесь заявитель ставит только свою подпись.
  3. На пломбировочном листе отдельно ставится фирменная печать, если вносятся корректировки в Устав компании, которая уже существует. Если регистрация осуществляется с нуля, то необходимость использовать печать отпадает.

Особенности регистрации

Отдельно приём таких сведений контролирующими учреждениями не проводится. Устав, в количестве 2-х экземпляров, подаётся вместе с заявлением на регистрацию, квитанцией на уплату государственной пошлины в одно из местных отделений ФНС. Сама процедура должна отнимать не больше 5 дней.

С момента оформления свидетельства о регистрации считается, что Устав стал действительным.

При общении с налоговой службой

Как правильно прошить устав для налоговой инспекции

Когда компанию ставят на учёт, представители налоговой службы должны получить 2 экземпляра данного документа. На одном ставится печать ФНС. Его возвращают заявителю, а второй остаётся у самой службы.

Лучше делать копии документов, так же пронумеровать их и прошить. Но подпись учредителя, в этом случае, не используется, как и титульные надписи.

Кто отвечает за прошивку

При прошивке устава допускается использовать нитки повышенной прочности. На само осуществление действий есть право у нескольких лиц:

  • генеральный директор;
  • учредители;
  • доверенные лица тех, кто указан выше.

Для прошивки не существует единого способа, который используется всеми. Плотное скрепление и наличие нумерации остаются главными требованиями.

Видео, на котором рассказывается о том, как правильно прошивать документы.

Заверение документа

Для копий устава нотариальное заверение обязательно. Такая работа возлагается обычно на должностных лиц, имеющих отношение к государственным и частным конторам.

Заявление на регистрацию так же требует заверения. Особенно, когда не все учредители являются для этой процедуры в офис ФНС. Работать с документами можно по доверенности, где описаны соответствующие полномочия.

Если только 1 учредитель

Один учредитель может сам заниматься разработкой устава. Документ может быть составлен с нуля либо на основе какого-либо базового образца. Существует лишь одно ограничение – ООО не может быть образовано только одним юридическим лицом, которое так же стало учредителем. Остальные правила стандартные и составитель может вносить в документ любые сведения, которые посчитает нужными.

Регистрировать компанию можно на домашний адрес, где проживает учредитель.

Когда учредителей от 2-х и более

Как правильно прошить устав для налоговой инспекции

Когда учредителей несколько, то они подписывают договор между собой. По факту, этот документ тоже стоит считать учредительным. Но он обязателен при регистрации ООО. Утверждают Устав по общему соглашению, при котором надо решить вопросы, касающиеся:

  • предоставления отчётности по деятельности компании;
  • полномочия управляющих органов;
  • распределения прибыли.

Многие учредители пользуются доступными образцами, поскольку и сама деятельность предприятий стандартизирована, это позволяет получить больше времени на решение других вопросов. После внесения небольших правок любой образец становится полноценным учредительным документом.

Изменение документов

Глава 6 ФЗ № 129 – основной норматив, на который опираются при корректировке Уставов.

Как правильно прошить устав для налоговой инспекции

В этом случае учредителю понадобятся:

  • заявление на изменение;
  • устав в двух экземплярах, в виде новой редакции;
  • документ, подтверждающий уплату государственной пошлины.

Протокол принятия решения относительно изменений оформляется отдельно. Ещё требуется решение относительно того, что компания планирует использовать типовый Устав, организуя свою деятельность.

Потребуются правоустанавливающие документы на объекты недвижимости по новому адресу, если именно этот показатель подвергается корректировкам.

Если регистрация осуществляется по месту жительства участника ООО, который владеет более чем 50% акций, то документы для подтверждения права собственности не потребуются. После того, как документы приняты специалистами ФНС, сами изменения вносятся фактически максимум за 5 дней.

Устав – документ, который регулирует деятельность ООО по всем необходимым вопросам. Порядок взаимодействия между участниками так же часто описываются именно в этом документе. Лучше нанять компетентного специалиста, который будет заниматься оформлением либо даст консультации при возникновении любых вопросов. Тогда будет больше уверенности в том, что законодательство не нарушается.

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.

Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

Читайте также  Лизинг грузового транспорта для юридических лиц

Какая документация требует прошивания

Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:

  • Кадровые постановления.
  • Бухгалтерская отчетность.
  • Архивная документация.
  • Другие документы.

Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

Инструменты и подготовительная работа

Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:

  • Иголка и шило.
  • Дырокол.
  • Нитки или тесьма.
  • Файл сшивки.
  • Ножницы.
  • Канцелярский клей.

После подготовки всех инструментов нужно:

  1. Собрать все документы, нужной стороной и в правильном порядке.
  2. Проверить, чтобы на страницах не оставалось скоб и зажимов. Поскольку они могут помешать да и при последующем хранении они не нужны.
  3. Аккуратно сложить листы, иначе скрепленная пачка будет смотреться некрасиво, а область выбившихся страниц замнется. При объемном делопроизводстве для сшивания нитью применяется специальный прибор для выравнивания офисных документов.

Инструкция прошивки важных бумаг

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Два прокола

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

Три прокола

Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

Четыре прокола

Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.

Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

  1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
  2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
  3. После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

Заключение

Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.

Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.

Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы

Оригиналы или копии документов сшиваются нитками в соответствии с ГОСТ Р61141-98 — ниже приведены пошаговые инструкции и схемы прошивки документации в 3 и 4 дырки (прокола).

Сшитые бумаги нужно заверить в установленном порядке, указав количество лисов и поставив подпись и печать.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

  • кадровых;
  • проверочных;
  • архивных;
  • бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

  1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
  2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
  3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
  4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Отверстия всегда формируют с левой стороны документа. Нити фиксируют узлом (свободные концы всегда должны оставаться минимум на 7 сантиметров).

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило.

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

  • Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
  • Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
  • Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки:

Как прошить документы в 3 и 4 дырки - пошаговые инструкции и схемы

Схема прошивки документов в 4 дырки:

Как прошить документы в 3 и 4 дырки - пошаговые инструкции и схемы

После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

  1. При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
  2. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.
Читайте также  Заполнить 3ндфл по возврату при покупке квартиры

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Как заверить сшитые документы?

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

Образец заверения сшитой документации:

Как прошить документы в 3 и 4 дырки - пошаговые инструкции и схемы

Как прошить и заверить копии?

Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы. Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.

Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно.

В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.

Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.

Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов». Дата ставится по общим правилам.

Выводы

Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.

Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.

Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.

Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.

Нужно ли сшивать устав при подаче в налоговую 2021

С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам. Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты.

Но и это не самое опасное в данной ситуации.

2021 кто сшивает устав ооо для налоговой при электронной подаче

Устав составляют в печатной форме на страницах формата А4:

  1. номер не проставляется на титульном листе, проставляется подпись заявителя;
  2. все страницы подлежат нумерации, они сшиваются и скрепляются пломбировочным листом с указанием формулировки «прошито и пронумеровано на количестве листов»;
  3. в документ, помимо требований, указанных в статье 12 ФЗ № 14, может быть внесена любая информация, которая считается важной для общества;
  4. если вносятся изменения в устав уже действующего ООО, то на пломбировочном листе ставится печать фирмы, при регистрации компании с «нуля» такая печать не потребуется.

Регистрация устава ООО Чтобы выяснить, как оформить устав для регистрации ООО, следует знать, что отдельный прием таких сведений не производится. Два экземпляра учредительного документа подаются вместе с заявлением и квитанцией о госпошлине. Инфо Такой норматив обозначается в ст.12 закона №129-ФЗ от 08.08.01г., с поправками от 31.01.16г.

Нужно ли прошивать устав при внесении изменений

Устав ООО является учредительной документацией, во многом влияющей на правовую регламентацию взаимоотношений между компанией и участниками, а также между самими участниками. Документ требуется при регистрации (открытии) компании в налоговых органах.

Документ определяет обязанности и права участников в отношении общества. Устав может содержать дополнительные обязанности некоторых лиц. На основании закона из общества могут исключаться владельцы, не выполняющие свои обязанности.

Надо ли прошивать устав при регистрации ООО?

Бесплатная консультация по телефону: 8(499)110-20-64 Устав ООО – документ, который не только предоставляет информацию о компании, ее функциях и задачах, но и регламентирует отношения между учредителями, их права и функции. Поэтому первый шаг после принятия решения об учреждении компании является выработка и утверждение ее устава.

О нем мы и поговорим сегодня. Так, вы узнаете, нужно ли прошивать (сшивать) устав при регистрации ООО, сколько экземпляров необходимо для такой регистрации, как происходит оплата за оформление документа. Как правило, устав ООО – это довольно компактный документ, который должен содержать достаточную информацию о создаваемом обществе и его учредителях.

Эта информация бывает двух типов:

  1. Обязательная часть, присутствие в уставе которой регламентировано законом об ООО.
  2. Собственные пункты, касающиеся деятельности конкретного Общества.

Есть и особые требования к уставу при регистрации ООО.

Как правильно скрепить устав для регистрации 2021 года

Рассмотрим характеристики предлагаемых документов:

  • виды деятельности устанавливаются без ограничений и перечисления;
  • В № 3 отчуждение доли происходит с согласия общества и участников.
  • общество не имеет печати;
  • В уставе № 1 есть ревизор, преимущественное право покупки доли у общества и участников.
  • протоколы удостоверяются подписями, а не нотариусом.
  • В № 4 установлен запрет на отчуждение доли третьим лицам, запрет на выход из общества.
  • есть обязанность по внесению вкладов в имущество;
  • Во всех 4 уставах:
    • общество не имеет печати;
    • виды деятельности устанавливаются без ограничений и перечисления;
    • единоличный исполнительный орган избирается на 5 лет;
    • есть обязанность по внесению вкладов в имущество;
    • протоколы удостоверяются подписями, а не нотариусом.

    Готовые к утверждению типовые образцы уставов акционерного общества 2021-2021 годов просты по структуре и содержанию.

    Инфо При нескольких собственниках утверждение

    Нужно ли прошивать устав при регистрации ООО?

    13210 Изменения: март, 2021 года Время чтения 3 минуты Может быстрее ? Это бесплатно! Прошивка устава при регистрации ООО была обязательной до июля 2013 года. Но 4-го числа месяца в силу вступили новые правила, не обязывающие предпринимателей прошивать этот вид учредительной документации.

    Несмотря на изменения, многие до сих пор интересуются — требуется выполнение этой работы или в ней нет необходимости.

    Как отмечалось, с 04.07.2013 года прошивать устав при нет необходимости.

    Заявление о внесении изменений в устав

    → → Актуально на: 30 августа 2021 г.

    Если в деятельности вашей организации произошли определенные изменения и в связи с этим вам теперь нужно исправить текст учредительного документа (), значит, следующим вашим шагом будет подача заявления о внесении изменений в устав в налоговый орган.

    Кроме заявления в ИФНС нужно будет представить (, далее – Закона N 129-ФЗ):

    1. квитанцию об уплате госпошлины.
    2. документ, на основании которого эти изменения вносятся;
    3. обновленный учредительный документ или изменения к нему;

    Форма заявления на внесение изменений в устав Р13001 утверждена Приказом ФНС ( к Приказу ФНС от 25.01.2012 N ММВ-7-6/[email protected] ). Ранее при регистрации организации, а также при необходимости

    Устав при регистрации ООО: надо ли прошивать и как, кто заверяет

    Устав ООО – документ, который не только предоставляет информацию о компании, ее функциях и задачах, но и регламентирует отношения между учредителями, их права и функции.

    1. Собственные пункты, касающиеся деятельности конкретного Общества.
    2. Обязательная часть, присутствие в уставе которой регламентировано законом об ООО.

    Есть и особые требования к уставу при регистрации ООО.

    2021 кто сшивает устав ооо для налоговой при электронной подаче

    — — Для этого просто вы напишете там еще одно заявление. В случае отказа заявителя делать и сдавать в налоговую второй (дубликат) Устава, ему на руки не возвращается ни один экземпляр. Это говорит о том, что сотрудники службы сами не делают никаких копий или дубликатов в процедуре регистрации.

    Надо ли прошивать Если документ (даже не только Устав, но и другие варианты бумаг) имеет несколько страниц, его всегда следует прошивать и нумеровать все страницы. Это же касается также и заявления, которое подается в налоговую инспекцию для регистрации предприятия (по форме №Р11001). Обратная сторона документа должна быть скреплена специальным вкладышем, на котором должна быть проставлена надпись печатью на принтере:

    «Пронумеровано и прошнуровано (столько-то листов, страниц)»

    Как сшивать документы

    Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

    Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

    Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

    • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
    • ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
    • Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

    Документы, подвергающиеся прошивке

    Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

    • штатное расписание;
    • приказы личного и общего состава;
    • накладные;
    • счета — фактуры;
    • акты выполненных работ;
    • кассовая книга;
    • авансовые отчеты;
    • путевые листы;
    • ведомости по заработной плате;
    • другие документы.

    К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

    Порядок оформления

    Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

    Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

    Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

    Способы сшивания и необходимые инструменты

    Есть следующие способы сшивания документов:

    • классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
    • с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
    • посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
    • с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

    Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

    • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
    • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
    • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
    • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
    • канцелярский клей;
    • ножницы.

    Как правильно сшивать документы

    Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

    Как сшивать документы?

    Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

    Особенности сдачи документов в архив

    Подготовка документации состоит из:

    • систематизации документов;
    • нумерации;
    • сшивания документации в одну папку;
    • заполнения описи;
    • оформления обложки документа.

    Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

    Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

    Заверение документов

    Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

    Сроки хранения документов в архиве

    Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

    • 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
    • 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
    • 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
    • 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
    • 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
    • 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

    На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

    Автор статьи: Екатерина Могучая

    Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: