Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября

В мае Минтруд издал приказ №320н, в котором изменил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила начинают действовать с 1 сентября.

Подготовили для вас краткий обзор основных изменений.

Изменилась форма бумажной трудовой книжки

Бумажный бланк трудовой книжки и вкладыш стали другими, но использовать их нужно только с 2023 года.

Книжки нового образца нужно будет выдавать только как дубликаты, если работник, который продолжает пользоваться бумажной трудовой, ее потеряет. А вкладыши — если закончится место в старой книжке.

Если сотрудник потеряет или испортит трудовую книжку до 2023 года, нужно выдать ему дубликат старого образца. А если после — нового. То же и с вкладышем: если место в трудовой работника закончится до 2023 года, выдайте ему вкладыш старой формы, если после — новой.

Если с трудовой книжкой старого образца все в порядке, можно использовать ее и до, и после 2023 года.

Записи можно будет делать не только от руки

С 1 сентября записи в трудовые книжки можно будет вносить чернилами любого цвета, штампами или с помощью принтера.

Зачеркивать записи в трудовой книжке запрещено

Ошибочные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено зачеркивать, но в новых правилах забыли установить, как их исправлять.

Пока пункт не дополнят, советуем делать так же, как и раньше: рядом с ошибкой напишите, что запись недействительна, а затем внесите правильный вариант.

Как исправлять ошибки в трудовой книжке с 1 сентября Так нужно исправлять ошибки, пока не введут новые правила

Уменьшится срок внесения записей в трудовую

На то, чтобы внести записи о должности, квалификации, награждениях и переводах, будет пять рабочих дней. При этом если рабочую неделю продлят за счет субботы, она тоже будет учитываться.

Запись о приеме на работу можно вносить на шестой день трудоустройства сотрудника.

Можно не брать плату с работника за восстановление трудовой

Если трудовую потеряет или испортит работодатель, он должен будет оплатить бланк книжки или вкладыш. А если сотрудник — зависит от того, что написано во внутренних документах компании. Можно указать, что работник сам оплачивает книжку, если она потерялась или была испорчена по его вине, или взять все расходы на себя.

Придется чаще выдавать трудовую на руки

Работник сможет подать заявление на получение трудовой для любого социального страхования — например, для получения региональных пособий. В таком случае нужно будет выдать книжку под расписку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Нужно будет указывать причину увольнения полностью

Больше нет противоречий с Трудовым кодексом. Нужно указывать пункт, часть и номер статьи, по которой уволен сотрудник. Например, если работник уходит по собственному желанию, нужно будет написать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении больше не нужно заверять подписью сотрудника.

Запись об увольнении в трудовых книжках с 1 сентября 2021 Так должна выглядеть запись об увольнении сотрудника по собственному желанию

Можно будет вносить записи в трудовую совместителя за один раз

Записи о приеме на работу, переводе и увольнении совместителя можно делать двумя способами: в хронологическом порядке или за один раз.

Совместитель, который уволился без записей в трудовой, сможет обратиться на прежнее место работы и потребовать внести их. Работодатель будет обязан это сделать, даже если работник уволился до 1 сентября.

Удаленщики смогут присылать книжки для внесения записей

Сотрудники на удаленке, у которых есть бумажная трудовая, смогут принести или прислать ее по почте, чтобы работодатель внес в нее записи. Например, о приеме на работу и увольнении.

Изменятся правила заполнения трудовой при переводе

Если сотрудника временно перевели на другую должность, но она стала постоянной, в трудовой нужно указывать два приказа. В графе «Дата» надо поставить день перевода на временную должность, а в «Наименовании документа» указать реквизиты обоих приказов — о временном и постоянном переводе.

Заполнение трудовой книжки при переводе Образец заполнения трудовой при переводе с временной должности на постоянную

Разрабатывать книги учета придется самостоятельно

Работодатель должен будет самостоятельно разработать книги учета трудовых и их движения. Их придется заполнять по своим правилам. Книги должны быть бумажными и прошитыми, их нужно заверить подписью и печатью, если она есть. Скреплять книги сургучом или пломбой больше не надо.

Книги, которые еще не закончились, менять не нужно. Своя форма понадобится только для новых книг, если они будут заведены после 1 сентября.

Советуем сделать в своей книге по учету движения трудовых графу «Причина выдачи трудовой книжки на руки», чтобы легче было определить, должен ли работник вернуть книжку. Сотрудник может забрать ее при увольнении или переходе на электронную форму, для перерасчета пенсии или получения пособия.

Изменятся правила выдачи трудовой при отказе от бумажной формы

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму трудовой, это нужно указать в бумажной. Для этого в графе «Сведения о приеме на работу» нужно написать: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Запись нужно заверить подписью работодателя и печатью, если она есть.

Если работник откажется от бумажной трудовой, ее нужно будет вернуть в течение трех рабочих дней.

Заполнение трудовой при отказе от бумажной формы Так нужно заполнять трудовую, если работник подал заявление о переходе на электронную форму

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Инструкция: оформляем акт об уничтожении испорченной трудовой книжки

Трудовые книжки, как документы строгой отчетности, хранятся у работодателя весь период трудоустройства работника. Работодатель обязан заботиться об их сохранности, их правильном ведении и своевременном заполнении. Порядок работы с рабочими документами сотрудников описан в правилах, утвержденных постановлением правительства № 225 от 16.04.2003.

Рабочие документы сотрудников и неиспользованные бланки уничтожаются работодателем в таких случаях:

  • испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат утилизации в соответствии с п. 42 правил;
  • утилизируются сильно поврежденные стихийными бедствиями и чрезвычайными ситуациями бумаги;
  • невостребованные документы бывших сотрудников утилизируются по истечении срока их хранения. В соответствии с п. 449 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, такие документы хранятся 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет — если до этой даты.

Как списать

Прежде чем утилизировать рабочие документы, их необходимо надлежащим образом списать. Для этого составляется акт о списании трудовых книжек. Издавать его необходимо после проведения инвентаризации всех хранящихся в компании бумаг сотрудников.

Иногда возникает необходимость уничтожить не сам документ, а вкладыш к нему, например, испорченный неправильным заполнением. Вкладыш является бумагой строгой отчетности, поэтому прежде чем его уничтожить, необходимо составить акт об уничтожении вкладыша в трудовую книжку — форма и содержание этого документа такие же.

Читайте также  Ликвидация ООО через смену учредителей

Кто составляет акт о списании

Составляет и подписывает бумагу специально создаваемая комиссия. В ее состав входят не менее трех человек из числа сотрудников организации, как правило, это работники кадровой службы и бухгалтерии. В обязанности комиссии входит:

  • выявить подлежащие уничтожению бумаги;
  • убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
  • составить акт и подписать его;
  • осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.

акт об уничтожении бланка трудовой книжки

Составляем акт о списании

У акта об уничтожении бланка трудовой книжки или о списании другого документа нет утвержденного унифицированного бланка. Каждая организация разрабатывает его в удобной ей форме. В тексте следует указать:

  • наименование организации, в которой происходит списание и уничтожение;
  • наименование документа;
  • реквизиты: дата и место издания;
  • перечень членов комиссии с указанием Ф.И.О. и должностей каждого;
  • Ф.И.О. и должность председателя комиссии;
  • перечень документов, подлежащих уничтожению, с указанием их серии и номера формуляра. Из каждой уничтоженной единицы вырезается серия и номер и вклеивается в акт;
  • причину уничтожения каждой единицы;
  • период, в течение которого произошла порча;
  • дату и способ уничтожения.

В заключении все члены подписывают акт, утверждая тем самым подлинность сведений, изложенных в тексте.

Об уничтожении испорченных

бланков трудовых книжек и вкладышей в них

26 февраля 2020 года г. Санкт-Петербург

Комиссия в составе:

  • председателя комиссии — начальника отдела кадров Петровой П.П.;
  • членов комиссии: специалиста отдела кадров Сидоровой С.С., бухгалтера Спиридоновой С.С.

Составила настоящий акт о том, что в период с 27.01.2020 по 26.02.2020 в Федеральном государственном бюджетном учреждении «Аллюр» были испорчены следующие бланки:

  • трудовой книжки — 1 (один) бланк (серия ТК-III № 123456), причина порчи — неправильное заполнение;
  • вкладыша в трудовую книжку — 1 (один) бланк (серия ВТ № 789098), причина порчи — неправильное заполнение.

В связи с чем 26.02.2020 указанные бланки были уничтожены путем измельчения с помощью шредера.
Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

Как происходит утилизация

Утилизация производится способом, не позволяющим в дальнейшем восстановить содержание бумаги. Способов два:

  • сжигание в закрытой печи, такой способ позволит не допустить оставления несгоревших фрагментов, в отличие от открытого уличного огня;
  • шредирование — измельчение в специальном приборе. Не все компании имеют в своем распоряжении такую технику, поэтому для утилизации таким способом привлекают специализированные организации.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

Трудовая книжка уже не первый десяток лет признается важнейшим документом для человека, осуществляющего трудовую функцию.

Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.

Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.

Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.

В каких случаях можно списать?

Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.

Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары…

Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

Как списать испорченный бланк?

Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

Читайте также  Приостановка деятельности ООО без ликвидации

Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.

Акт списания

Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.

Все составляют данный акт от руки и произвольно.

Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

  • в нем должно содержаться полное название организации;
  • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
  • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
  • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
  • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
  • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
  • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

Как происходит уничтожение?

Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.

Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.

Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

Что делать, если работник не явился за трудовой?

В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

Заключение

Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Списание трудовых книжек

Грамотный учет и заполнение трудовых книжек – одно из обязательств нанимателя перед сотрудником. В последующем от этого зависит оформление пенсии и расчет накопленного стажа. В организации есть ответственные лица за учет данных документов.

Однако никто не застрахован от неточностей в заполнении. В этом случае испорченный бланк потребуется уничтожить, соблюдая при этом необходимые требования.

Причины по которым могут списать трудовые книжки

Все время пока сотрудник трудится в компании, в кадровом отделе хранится его трудовая книжка, а руководитель обеспечивает ее верное ведение и заполнение, которое регламентируется следующими законодательными актами:

  • Приказом Минфина РФ №117н «О трудовых книжках» от 22 декабря 2003 года (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»);
  • Постановлением Правительства РФ №225 от 16 апреля (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
  • Постановлением Минтруда РФ №69 от 10 октября 2003 года (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219).

Основаниями списания книжек являются:

  • Порча бланка по вине кадровика.
  • Сильное повреждение читабельности по причине природной катастрофы и ЧС.
  • Ненужность документа ранее работавшего в компании по завершении периода хранения.

Контролю подвержены деловые бумаги трудящихся людей в настоящее время и расторгнувших договор несколько лет назад. Все бумаги отправляются в архив.

Порядок списания

Перед безвозвратной ликвидацией трудовую книжку сначала списывают. Для этого собирается комиссия, которая подтверждает правильность списания.

Алгоритм действий выглядит так:

  • осуществление мониторинга сохранившихся бумаг в организации;
  • составление акта об уничтожении и его утверждение руководством;
  • физическая утилизация бумаги.

Уничтожить невостребованные, испорченные бумаги возможно самостоятельно или прибегнув к помощи специализирующейся компании.

Акт о списании трудовой книжки

Бумага формируется в свободной форме. В акте следует указать:

  1. Название организации.
  2. Наименование документа.
  3. Число и место составления.
  4. Список участников комиссии – ФИО и должность.
  5. ФИО и пост председателя комиссии.
  6. Пакет бумаг, подлежащих утилизации. Прописывается серия и номер карточки. Из каждой ликвидируемой бумаги вырезается обозначенная информация и вклеивается в акт.
  7. Основание ликвидации каждой бумаги.
  8. Интервал времени, на протяжении которого произошла порча.
  9. Дату и метод утилизации.

Если допущена ошибка в акте о списании трудовой

Если при формировании акта о ликвидации была допущена неточность или ошибка, то это можно подкорректировать следующим образом:

  • аккуратно перечеркнуть описку одной линией;
  • сверху приписать правильный вариант;
  • проставить отметку «Исправленному верить»;
  • собрать подписи всех участников собрания.

Как уничтожают трудовые книжки

В мегаполисах и крупных городах фирмы предпочитают не утруждать себя процедурой уничтожения ненужной документации и обращаются в специальные компании.

Самостоятельно утилизировать списанные трудовые книжки и другие документы можно следующими способами:

  • Сжигание в закрытой печи. Имеется преимущество перед сжиганием в уличных условиях – не остается несгоревших остатков.
  • Шредирование – измельчение специальной техникой. После процедуры невозможно восстановить документ для прочтения.

Проводки по списанию трудовых книжек

Списание трудовых книжек должно отражаться в бухучете организации. Порядок отражения таких операций не имеет четкой регламентации на законодательном уровне.

При принятии на учет рассматриваемых БСО (бланков строгой отчетности) соответствующие операции можно учесть следующими проводками:

Акт об уничтожении бланка трудовой книжки

Акт о списании трудовых книжек – документ, подтверждающий уничтожение и снятие с учета бланка строгой отчетности. Он является основным этапом процедуры избавления от испорченного формуляра.

Когда списать

Трудовые книжки и вкладыши к ним являются документами строгой отчетности — порядок учета, хранения, заполнения и списание их регламентированы законодательством. В частности, п. 42 Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 гласит, что испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Такая необходимость возникает в следующих случаях:

  1. Внесены недостоверные сведения на титульном листе при первичном заполнении. Текущий порядок позволяет дополнять или изменять сведения о фамилии, имени, отчестве, профессии, образовании владельца ТК, но на основании подтверждающих документов (свидетельство о браке, о перемене имени, диплом и т. п.). Если же при первичном заполнении ТК или вкладыша в личных данных допущена ошибка, ее не исправляют, а бланк списывают как испорченный и потом уничтожают.
  2. Документы физически пострадали в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, противоправных действий третьих лиц или просто небрежности кадровика. Естественно, залитые, обугленные, обгрызенные, с отсутствующими страницами бланки использовать нельзя, необходимо закупить новые. Более того, если пострадали уже заполненные формуляры, их списывают и уничтожают, а сотрудникам заводят дубликаты в предусмотренном законодательством порядке.
  3. Документы рассыпаются в руках от ветхости (редко, но все-таки случается и так). Порядок действий кадровика при таких случаях не регламентирован, но наиболее логичным представляется завести дубликат (при наличии у работника подтверждающих стаж документов).
  4. Изменилась форма или способ ведения ТК. С внедрением ЭТК проблема уничтожения и списания неиспользованных, но закупленных бланков встанет перед всеми работодателями.

Как списать

Просто выкинуть негодные документы не получится — они номерные, подотчетные, да и содержат персональные данные работников. Заполнение трудовой книжки при испорченном бланке тоже недопустимо. Значит, их необходимо списывать и уничтожать, но соблюдая определенный алгоритм.

Оцениваем ситуацию

Перед тем, как списать испорченную трудовую книжку, собирается специальная комиссия, не менее чем из трех членов. Обычно в нее включается директор или его заместитель, главный бухгалтер и специалист по кадрам или другое лицо, в чьи обязанности входит ведение ТК. Основная задача комиссии — провести инвентаризацию бланков, оценить целесообразность и правомерность списания и наблюдать за правильностью уничтожения. Периодичность сбора комиссии устанавливается в зависимости от специфики деятельности каждого предприятия и наличия документов для списания и уничтожения.

Составляем акт

По результатам работы комиссии составляется специальный акт, в котором обязательно отражаются следующие моменты:

  • реквизиты организации;
  • состав комиссии;
  • количество, серии и номера бланков на списание и уничтожение и причины их изъятия;
  • подписи всех членов комиссии.

Унифицированной формы такого документа не существует, поэтому организация вправе вносить в него и другие сведения.

Общество с ограниченной ответственностью

о списании бланков трудовых книжек

г. Новосибирск 12 марта 2020 г.

Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:

1. За период с 01 января 2020 по 12 марта 2020 г. специалистом по кадрам Воробьевой Ж. С. испорчены вследствие совершения большого количества ошибок при заполнении следующие бланки трудовых книжек:

  1. ТК серия АТ-II №123456 — 1 шт.
  2. ТК серия АТ-II №123457 — 1 шт.
  3. ТК серия АТ-II №123458 — 1 шт.
  4. ТК серия АТ-II №123459 — 1 шт.

2. Балансовая стоимость вышеозначенных бланков составляет 320 руб за 1 шт. Итого — 1280 руб.

Комиссией определена непригодность бланков к дальнейшему использованию и предложено списать их с баланса ООО «Дельта» с последующим уничтожением путем измельчения в бумагорезательной машине.

Подписи членов комиссии

Проводим списание

Так как бланки ТК являются материальной ценностью, все действия с ними отражаются в бухгалтерском учете. Минфин рекомендует предприятиям учитывать их как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006. Используются следующие проводки:

Проводка Содержание
Дт 006 Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО
Дт 91 Кт 60 Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя
ДТ 19 Кт 60 Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров ТК
Кт 006 Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам
Дт 73 Кт 91 Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки
Дт 91 Кт 68 При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС
Дт 50 Кт 73 Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником

Уничтожаем

Помимо списания формуляров ТК, следует и физически их уничтожить. Как и любые важные документы, они уничтожаются несколькими способами:

  • сжигаются (в настоящее время, в связи с ужесточением правил пожарной безопасности на предприятиях, этот способ уходит в прошлое);
  • измельчаются в шредере либо ножницами — резать их необходимо на кусочки такого размера, чтобы прочтение и восстановление документа было невозможным;
  • передаются для уничтожения в специализированные организации.

При использовании любого из способов уничтожения оформляется документ, в котором отражают: кем, как, когда и в каком количестве были ликвидированы ненужные бланки. Выглядит он так:

Общество с ограниченной ответственностью

об уничтожении бланка трудовой книжки

г. Новосибирск 12 марта 2020 г.

Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:

12 марта 2020 г. в помещении отдела кадров ООО «Дельта» были уничтожены путем измельчения в специальном устройстве (бумагорезательной машине) следующие испорченные специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С. бланки трудовых книжек:

  1. ТК серия АТ-II №123456 — 1 шт.
  2. ТК серия АТ-II №123457 — 1 шт.
  3. ТК серия АТ-II №123458 — 1 шт.
  4. ТК серия АТ-II №123459 — 1 шт.

Всего уничтожены 4 (четыре) бланка.

Подписи членов комиссии

Заметим, что вкладыши учитываются, как и сами ТК, поэтому и акт об уничтожении вкладыша в трудовую книжку составляется аналогичным образом.

Общество с ограниченной ответственностью

об уничтожении бланка вкладыша в трудовую книжку

г. Новосибирск 12 марта 2020 г.

Нами, генеральным директором Синицыным М.М., главным бухгалтером Птичкиной А.А., специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С., составлен настоящий акт о нижеследующем:

12 марта 2020 г. в помещении отдела кадров ООО «Дельта» были уничтожены путем измельчения в специальном устройстве (бумагорезательной машине) следующие испорченные специалистом по кадрам Воробьевой Ж.С. бланки вкладышей в трудовую книжку:

  1. Вкладыш серия ВТ-I №123456 — 1 шт.
  2. Вкладыш серия ВТ-I №123457 — 1 шт.

Всего уничтожены 2 (два) бланка.

Подписи членов комиссии

После измельчения или уничтожения формуляров иным способом соответствующая запись вносится и в приходно-расходную книгу учета бланков трудовых книжек.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: