Работа с архивами при ликвидации организации: составление описи дел, оформление дел

Продолжаем рассказывать, как передать документы в государственный (муниципальный) архив (далее – Архив) при ликвидации организации. В статье вы узнаете, как нумеровать листы в деле и правильно прошивать дела; как составить опись дел; что такое научно-справочный аппарат к описи и историческая справка к фонду организации; что делать с документами, не подлежащими передаче в Архив.

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ

Систематизируем дела в описи

Дела внутри описи фонда распределяют с учетом следующих признаков:

• структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям. Например, в описи могут быть разделы: «Секретариат», «Отдел кадров», «Бухгалтерия» и др.);

• хронологического (по периодам или датам, к которым относятся дела);

• номинального (по видам и разновидностям документов).

Дела систематизируются в описи по признакам, применение которых наиболее целесообразно для документов фонда.

Чаще всего при систематизации используют несколько признаков.

В Примере 5 дела систематизированы в описи по номинальному признаку.

Что такое описательная статья описи

Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле, включающая следующие графы (см. Пример 5):

• графа 1 – порядковый номер;

• графа 2 – индекс дела по номенклатуре дел (при ее наличии). При отсутствии номенклатуры дел в организации графу 2 можно изъять, оговорив данное действие в предисловии к описи;

• графа 3 – заголовок дела (в т.ч. указывается подлинность документа);

• графа 4 – дата дела;

• графа 5 – количество листов в деле;

• графа 6 – заполняется по необходимости (в основном ее используют для различных записей при хранении дел в Архиве).

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под своим порядковым номером.

Номер тома проставляется вслед за заголовком с новой строки без абзаца.

Если в опись дел вносятся дела с одинаковыми заголовками, каждый заголовок повторяется полностью.

Только некоторые архивы разрешают в описи при повторе заголовка писать слова «то же». Но это скорее исключение.

Дата дела указывается к каждому делу в соответствующей графе 4 независимо от того, имеется в заголовке дата или нет.

Крайние даты располагаются через тире одна под другой или в строку.

Другие варианты написания дат в описи подробно изложены в разделе «Как следует указывать в описи крайние даты».

Количество листов в описи в графе 5 проставляется на основании заверительного листа дела без учета количества листов внутренней описи.

Форматируем текст описи

При составлении описи на компьютере элементы описательной статьи описи печатаются в виде таблицы. Некоторые архивы просят при подготовке описей не использовать вертикальные и горизонтальные графления (см. Пример 5).

На компьютере опись печатается в основном шрифтом Times New Roman размером № 14, Arial – № 12.

Лучше уточнить требования к оформлению описей в Архиве, в который будете передавать дела.

На грифе утверждения описи дел указывается должность уполномоченного лица по ликвидации в точном соответствии с тем, как указано в решении собрания Общества либо в решении арбитражного суда. Обязательно на грифе утверждения ставится подпись ликвидатора (конкурсного управляющего) и печать ликвидируемой организации.

Как следует указывать в описи крайние даты дел

В описи (и соответственно на обложках дел) указываются даты следующим образом:

• крайние даты личного дела – это даты приказов о приеме и увольнении работников (число, месяц, год). Например:

• крайние даты личных дел, сформированных в комплексы (наряды), – год увольнения работников, личные дела которых сформированы в дело-наряд. Например:

• крайние даты расчетно-платежных ведомостей обозначаются месяцем и годом без обозначения числа. Например:

• крайние даты при описании лицевых счетов, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) не определяются, следует указывать только год, так же как и в комплексах (нарядах) личных дел;

• крайние даты невостребованных трудовых книжек – это даты первой и последней записей в них.

Н.С. Рудина, генеральный директор, ресурс arhivdocument.ru

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2018.

Что делать с документами организации при ее ликвидации

Ликвидация организации влечет ее прекращение. Но прекращается она как запись в ЕГРЮЛ. Ее имущество, активы — распродаются и за счет этого покрываются требования кредиторов. Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются. А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются. И просто так сжечь их или сунуть в шредер не получится. Их необходимо передать в архив.

Нормативное обоснование

Такая обязанность определена п.10 ст. 23 ФЗ «Об архивном деле»:

«При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства».

Понятие «упорядочения архивных документов» содержится в ст. 3 того же закона:

упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

То есть, их нельзя просто свалить в кучу и передать в таком виде. Их нужно распределить, рассортировать, подшить в отдельные дела, составить по ним описи. Также дополнительно необходимо подготовить исторические справки, предисловия к описям. И только потом передавать документы в архив.

Компания «Делис Архив» поможет подготовить дела к передаче : проведет экспертизу, составит описи, сброшюрует документы по всем правилам архивного дела.

Какие документы остаются после ликвидации компании

Документов, на самом деле, остается много, особенно если компания реально осуществляла деятельность и просуществовала не один год.

Документы могут быть следующие:

  • кадровые документы;
  • договоры с контрагентами со всеми дополнениями;
  • внутренняя и внешняя корреспонденция;
  • статистическая, налоговая, бухгалтерская отчетность;
  • бухгалтерская первичка;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • прочие документы.

В случае ликвидации организации обязанности по передаче документов на хранение в архив возлагается на ликвидатора (ликвидационную комиссию).

Куда передавать документы?

В государственный архив сдать документы можно только при наличии договора и то не все, а только кадровые документы (документы по личному составу). Если госархив обладает свободными площадями и ликвидатор готов оплачивать передачу, то на хранение могут принять и бухгалтерские документы, но зачастую госархив такие документы не принимает .

Важно: Заключать договор лучше после подачи сообщения о составлении промежуточного ликвидационного баланса. Тогда становится ясно, каким путем будет ликвидирована компания (ликвидация или упрощенное банкротство), и соответственно, чьей головной болью будет передача документов в архив — ликвидатора или арбитражного управляющего.

Все, что остается, ликвидатор может по акту передать участнику ликвидируемой компании. Если компания не ликвидирована, а, к примеру, реорганизована через присоединение, документы по акту передаются компании-правопреемнику.

Читайте также  Ликвидация фирм ИП

Итак, перед передачей документов в архив необходимо:

  • заключить договор (это можно сделать только при ликвидации, заранее нельзя);
  • оплатить пошлину (размер определяется договором);
  • дождаться результатов приемки — госархив проверит сопроводительные документы, если что-то оформлено неверно, придется исправлять ошибки.

Оставшуюся документацию придется хранить где-то еще.

Документы временного и постоянного срока хранения, кадровые дела ­можно передать на внеофисное хранение в коммерческую организацию. И тут — внимание! Важно предусмотреть в договоре условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.

У «Делис Архив» собственное помещение для хранения, мы маркируем документацию при помощи штрих-кодов поэтому легко найдем любой документ, если он вам вдруг понадобится. По вашему желанию мы организуем электронный архив , которым вы сможете пользоваться самостоятельно.

Что делать с печатями

Печати нужно уничтожить, по этому поводу ликвидатор составляет соответствующий акт. Торопиться с уничтожением не стоит, лучше всего это сделать, когда из регистрирующей налоговой получен соответствующий Лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ в связи с ее ликвидацией.

Печать сложно утилизировать самому (не стоит просто ее выкидывать), поэтому лучше доверить эту работу специализированной компании .

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

В эпоху социально-экономической нестабильности особую актуальность приобретает сохранение архивных документов ликвидированных организаций, в том числе в результате ликвидации.

См. статью «Как расстаться с работником при ликвидации работодателя» в № 1′ 2018

История сохранения и передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы 1 документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работников и работодателей, как многое в нашей действительности, имеет корни в советской эпохе.

В далеком 1972 году постановлением Союзного Совмина было утверждено Положение, согласно которому доказательством стажа работника были определенные документы.

117. Доказательством стажа работы могут служить:

а) трудовые книжки, трудовые списки, послужные списки (в том числе по работе до установления Советской власти), членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов – все в отношении записей, внесенных на основании документов;

б) справки, удостоверения и тому подобные документы о работе, выданные с места работы;

в) справки вышестоящих учреждений той же системы, в которой работал данный рабочий или служащий (например, справки министерств, главных управлений, трестов, союзов промысловой кооперации и т.д.);

г) справки архивных учреждений.

Расчетные книжки и членские билеты профсоюзов могут служить доказательством стажа работы лишь при отсутствии других документов…

См. статью «Каких ошибок стоит избегать с работниками-пенсионерами» в № 11′ 2018

Таким образом, основой пенсионной системы позднего периода истории СССР была вполне сложившаяся система документирования, базировавшаяся на документах по личному составу, хранившихся в основном в архивах самих организаций, реже – в так называемых объединенных ведомственных архивах (создавались по отраслевому принципу, например: торговли, бытового обслуживания, народного образования, колхозные и т.п.). Без особых изменений так было до конца СССР.

  • табели учета рабочего времени имели срок хранения 1 год 6 , а в настоящее время срок хранения – 5 лет (при обычных условиях труда) и при вредных, тяжелых или опасных условиях труда – 50/75 лет 7 ;
  • трудовые книжки (невостребованные) имели срок хранения не менее 50 лет 8 , в настоящее время – 50/75 лет 9 ;
  • трудовые договоры имели срок хранения 5 лет 10 , в настоящее время – 50/75 лет ЭПК 11 .

О новых сроках хранения кадровых документов читайте в № 8′ 2020

Это всего лишь несколько примеров увеличения сроков хранения документов по личному составу за 30 лет существования практики их приема в государственные архивы и муниципальные архивы.

Какие кадровые документы и куда сдавать

Временное, по сути, решение, которым в архивы с постоянным сроком хранения форс-мажорно принимались документы пусть длительных, но все же временных сроков хранения, стало основой существующей ныне развитой сети государственных архивов кадровой документации (трудовых отношений, по личному составу и т.п.).

Сейчас Законом об архивном деле 13 для ликвидируемых организаций установлена обязанность по передаче документов в архив.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

…10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

К сожалению, эта обязанность не сопровождается выделением бюджетных средств на упорядочение архивных документов. Это актуально для архивов организаций, ведущих свою историю с советского периода, а потому вынужденных брать на себя расходы по приведению в порядок документов, относящихся к государственной (муниципальной) собственности, хранящихся в архивах их организаций с советских лет. При этом расходы на упорядочение архивных документов по личному составу несет ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий.

В отдельных российских регионах в первом десятилетии этого века была предпринята попытка исправить положение и компенсировать из бюджета расходы конкурсных управляющих на архивную обработку документов по личному составу за советский период, однако, видимо, в силу экономии бюджетных средств такой порядок до наших дней не сохранился.

Следующий вопрос – в какой архив будем сдавать документы? Формулировка в Законе об архивном деле «в соответствующий государственный или муниципальный архив» означает следующее:

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После прекращения работы компании остается большой объем документов. Логично, что их можно выкинуть или уничтожить любым другим способом. Однако закон запрещает это делать, так как в организации, помимо прочих, могут быть бумаги строгой отчетности. Узнайте, сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО.

Какие документы остаются после ликвидации?

Конкретного перечня документов, которые должны остаться после того, как предприятие завершит свою деятельность, нет. Есть лишь требование закона о том, что отчетные бланки и первичная документация должны храниться в течение соответствующего времени.

Даже если организация уже не действует, впоследствии часть документации может быть запрошена в судебном порядке из места хранения. Например, информация о том, что гражданин работал именно в этом месте. Так как личные дела сотрудников будут храниться в архиве, сведения из них выдаются по запросу.

Какие еще могут быть документы:

  • личная переписка;
  • договоры с контрагентами;
  • кадровые документы сотрудников;
  • учредительные документы;
  • бухгалтерские бумаги и т. д.
Читайте также  Отчеты при ликвидации ООО на усн

Обязанность по подготовке документов и их последующая передача на хранение возлагаются на ликвидационную комиссию.

Сколько хранить?

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Для каждого документа установлен свой срок хранения. Его нужно смотреть в нормативном акте по конкретной сфере. Это могут быть приказ, письмо или инструкция. Все они носят подзаконный характер, но обязательны для исполнения.

Например, для первичной бухгалтерской документации срок хранения составляет 4 года. Но даже если она будет утеряна, налоговая все равно произведет расчет налога, но на основании имеющихся данных о плательщике. То есть его сумма может быть намного больше той, которая могла бы быть исчислена, исходя из представленных бумаг.

Что касается кадровой документации, то здесь тоже есть четкое подразделение по срокам хранения в зависимости от конкретного документа. Например, табель учета рабочего времени хранится 50 лет, бумаги о премировании – 5 лет, личные дела – 50 лет, невостребованная трудовая – 75 лет или до востребования.

Срок хранения необходимо считать с момента, когда документ был использован, а не оформлен. Например, приказ об отпуске может быть одной датой, но работник с ним ознакомился позже. Поэтому день начала хранения считается от даты ознакомления.

Где хранить документы?

После того как процесс ликвидации завершен, бумаги подготовлены для дальнейшей передачи, необходимо выяснить 2 обстоятельства:

  1. Был ли у общества договор с государственной архивной организацией. Если был, то документация передается туда.
  2. Установлена ли в отношении документов обязательность их хранения. Если договора с архивом не было, то в архив передаются только личные дела работников.

Конкретный архив или иное лицо выбирается ликвидатором.

В случае, когда договора с архивом нет, это не личные дела работников, бумаги могут быть переданы одному из участников общества.

Документацию, для которой законодатель не установил срок хранения, целесообразно хранить не более 3 лет после проведения процедуры ликвидации. Это общий срок исковой давности для обращения в суд по делам, связанным с работой общества.

Бумаги, срок хранения которых вышел или они носят личный характер, по решению ликвидационной комиссии можно уничтожить.

Как документы сдаются в архив

Для того чтобы передать документы в архив, вне зависимости от того, был ли заключен у общества с ним договор, необходимо их подготовить. Алгоритм действий следующий:

  1. Бумаги остаются только в одном экземпляре – оригинале.
  2. Они подшиваются в дело (не более 250 листов в одном томе). Папки формируются по номенклатуре.
  3. Все дела должны быть разложены в хронологическом порядке и по сроку хранения.
  4. В каждой папке составляется внутренняя опись, бумаги нумеруются.

Далее все документы передаются в архив.

Ответственность за несоблюдение сроков хранения

Если документы, оставшиеся после ликвидации, выбросить или неправильно организовать их хранение, то виновное лицо привлекается к административной ответственности.

Статья 13.25 КоАП РФ устанавливает наказание за нарушение требований закона о хранении документов в виде штрафа:

  • для должностных лиц – от 2500 руб.;
  • для организаций – от 200 до 300 тыс. руб.

Кто может привлечь к ответственности?

Должностные лица, которые осуществляют контроль за исполнением архивного законодательства. В отношении акционерных обществ и страховых компаний – это Центральный Банк РФ. В отношении ООО орган не определен.

Если документ был утерян более года назад, к административной ответственности общество не привлекается.

Что будет, если документы уничтожены пожаром, украдены и т. д.?

Что будет если документы уничтожены пожаром или украдены

Необходимо получить справку из уполномоченных органов, подтверждающую наличие происшествия. Но только ее одной будет недостаточно. Ликвидатор должен предпринять действия, свидетельствующие о том, что он пытался найти или восстановить бумаги. По возможности, должны быть в наличии вещественные доказательства такого восстановления (например, съемка на видео, как пытаются потушить пожар своими силами до прибытия пожарных).

Это необходимо для того, чтобы не было штрафов, а все налоги были рассчитаны без недоимки.

Кроме того, документами могут заинтересоваться правоохранительные органы по делам, связанным с мошенничеством, неуплатой налогов и т. д. Отсутствие бумаг существенно усложнит проведение следственных мероприятий.

Подведем итоги

Таким образом, законодатель возлагает обязанность по хранению документов, оставшихся после ликвидации общества, только в том случае, если имеется нормативный акт со сроками хранения. Во всех остальных случаях бумаги могут быть уничтожены или переданы лицу, определенному ликвидатором или конкурсным управляющим.

Сдача документов в архив

Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: первый ФЗ. «О несостоятельности (банкротстве) от 26.10.2002 N 127-ФЗ, где говорится, что конкурсный управляющий передаёт на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. В данном случае при сдаче документов в архив речь идёт об отсылке к ФЗ «Об архивном деле в РФ». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Читайте также  Порядок и сроки ликвидации ООО

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации

Наша компания профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации. Наш опыт в решении этих вопросов пользуется неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Как сдать документы в архив?

Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: