Что делать с документами после ликвидации ООО

В процессе работы хозяйственного общества формируется большой объем отчетности, подписываются многочисленные договоры, составляются приказы. Хранение таких документов признано обязанностью юридического лица (ст. 50 закона 14-ФЗ от 08.02.98). Обеспечить надлежащее выполнение требований должен непосредственный руководитель фирмы. После ликвидации компании все сформированные дела подлежат передаче в государственный или частный архив. Об особенностях процедуры рассказали специалисты.

Какие документы придется сдать на хранение

Прекращение коммерческой деятельности не должно нарушать законные интересы третьих лиц. Поскольку после закрытия обратиться за справками и письменными пояснениями к компании нельзя, все важные сведения передаются на ответственное хранение. Впоследствии специализированные организации обеспечивают доступ к информации о трудовых отношениях, расчетах с бюджетом, выплатах кредиторам и пр. Перечень передаваемых в архивы материалов традиционно включает:

  • дела по личному составу;
  • бухгалтерскую и налоговую отчетность;
  • управленческие и распорядительные документы;
  • технологические регламенты, карты, правила и инструкции;
  • хозяйственные договоры;
  • деловую переписку;
  • сведения о несчастных случаях на производстве;
  • материалы судебных разбирательств и другое.

Перечень Минкультуры № 558 от 25.08.10 разбит на 12 обширных разделов. Отправка бумаг на хранение исключает утрату важных данных. Так, внебюджетным фондам могут потребоваться документы, подтверждающие трудовой стаж работника. Необходимость уточнения нередко возникает при выходе людей на заслуженный отдых. Если к этому времени компания-работодатель перестала существовать, справки выдаст архив. Учредителям документация может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.

Правовое регулирование

Процесс подготовки необходимых документов и передачи их в архив регламентируется законами № 125-ФЗ от 22.10.04 и № 402-ФЗ от 06.12.11, а также приказами Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 и № 1182 от 31.07.07. Если речь идет о прекращении работы предприятий с длительной историей, применению подлежит также распоряжение Главного архива СССР от 15.08.88. Нормативный акт используется в отношении дел, сформированных в 80–90 годы ушедшего столетия.

Большое значение имеют и договорные отношения (п.10 статьи 23 закона 125-ФЗ). Территориальными подразделениями Федеральной архивной службы РФ от негосударственных организаций принимаются только сведения по личному составу. Остальные бумаги и материалы компании вынуждены хранить самостоятельно. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить. Выходом становится заключение договора. Подписать контракт на оказание услуги можно с государственной структурой или специализированным центром.

Несколько иначе вопрос стоит при реорганизации предприятия. Дела в этой ситуации передаются компании-правопреемнице. Если прекращению подлежит деятельность филиала или представительства, архив просто перемещают в центр. Документацию нужно передать вышестоящей организации по правилам, установленным локальными инструкциями и положениями. В этом случае санкции фирме не грозят.

Порядок хранения и уничтожения документов после ликвидации ООО: правила, сроки, ответственность

Сроки хранения

Ликвидационной комиссии общества необходимо учитывать принадлежность документов к определенной группе. Всего нормативными актами выделено две категории(ст. 3 закона 125-ФЗ).

Вид Краткая характеристика Срок хранения наиболее распространенных документов
Постоянно Закон не устанавливает временных рамок Устав, штатное расписание, списки учредителей, инвентаризационные описи ликвидатора и др.
Временно Основное внимание на этапе закрытия фирмы уделяют подготовке дел долгосрочного хранения (свыше 10 лет). В большинстве случаев таковыми становятся сведения о личном составе. В группу включены любые письменные свидетельства занятости людей Трудовые договоры, соглашения об обработке персональных данных, кадровые приказы, учетные регистры – все это хранится не менее 50 лет. Если документы оформлены до 01.01.2003 года, период нахождения их в архиве увеличивается до 75 лет (ст. 22.1 закона 125-ФЗ). Для журналов регистрации и актов о несчастных случаях установлен предел в 45 лет
Ликвидационная комиссия сдает также документы временного хранения (до 10 лет). Такая обязанность появляется, если срок их актуальности не истек Например, налоговые декларации, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения, первичная документация и хозяйственные договоры остаются в архиве в течение 5 лет (ст. 29 закона 402-ФЗ от 06.12.11)

До передачи в специализированную организацию за сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия.

Формирования дел

При подготовке документов следует руководствоваться правилами Росархива от 06.02.02. Установленная процедура включает следующие этапы:

  1. Структуризация. Критериями группировки становятся содержание, период хранения и год создания. Для проведения экспертизы создается комиссия. Основой работы органа становится распоряжение ликвидатора. Специалисты проводят оценку, отделяя только те документы, которые имеют юридическое значение и информационную ценность. При проверке члены коллегиального органа знакомятся с каждым листом и подписывают акты (раздел 2.3 Правил Росархива).
  2. Формирование папок. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов. При этом толщина одной папки не может превышать 4 см (п. 3.5.3 Правил Росархива). В подшивку включаются однотипные документы. Допускается использование только оригиналов или удостоверенных копий.
  3. Составление описи. Передача дел осуществляется согласно регистру с составлением акта. Все необходимые для процедуры бланки утверждены и входят в состав приложения все того же регламента Росархива.

Все листы нумеруют карандашом и подшивают в четыре прокола в твердую обложку. Металлические скрепы удаляют. Неформатные дела помещают в закрытые коробки с замками. В начале папки размещают внутреннюю опись с указанием номеров страниц, а в конце – лист-заверитель. При формировании дел придерживаться необходимо хронологического порядка.

Обложку также составляют по единому стандарту. В форме указывают наименование государственного или частного архива, название ликвидируемой компании, заголовок дела, даты начала и окончания, а также номер тома. На делах постоянного хранения, делается соответствующая пометка.

Электронные документы передают на носителях с описанием. Подготовка включает проверку качества записи, снабжение герметичными футлярами и сопроводительными письмами. Исчерпывающие требования к оформлению изложены в разделе 3.6 Правил Росархива.

Если у ликвидационной комиссии нет времени на изучение многочисленных инструкций, поручить задачу разрешено посреднику. Специализированные компании, могут подготовить документацию к подаче в архив. Стоимость услуг зависит от региона и объема работ.

Порядок хранения и уничтожения документов после ликвидации ООО: правила, сроки, ответственность

Правила уничтожения сведений

Справки, материалы и деловые письма, не вошедшие в архивные дела, подлежат утилизации. Однако просто сдать их в макулатуру нельзя. Ликвидатор должен составить опись бумаг и зафиксировать их уничтожение актом. Основанием будет служить заключение экспертной комиссии, созданной на этапе структуризации документов. Бланки представлены в приложении к Правилам Росархива от 06.02.02. Если оборудование для измельчения бумаги у компании отсутствует, задачу разрешено поручать сторонней организации.

Чем грозит нарушение порядка хранения

Единообразной судебной практики привлечения к ответственности за пренебрежение порядком не сложилось. За утрату сведений и важных бумаг членам ликвидационной комиссии грозит наказание по статьям КоАП РФ. Потеря документов или неправильное их хранение – это административное правонарушение.

Санкции предусмотрены статьей 13.25 Кодекса. Норма является общей и применяется при любом грубом отклонении от правил. Должностным лицам за проступок грозит штраф в 2 500–5 000, а самому хозяйственному обществу – денежное взыскание в 200 000–300 000 рублей. Правом привлечения нарушителей к ответственности наделены Банк России (ст. 23.74 КоАП РФ) и сотрудники государственных архивов (ст. 28.3 КоАП РФ).

Заключение

Ликвидация компании налагает на комиссию специфические обязанности. Все сведения, имеющие юридическую или иную ценность, передаются на ответственное хранение. Государственные учреждения должны принимать только дела по личному составу. Основанием отправки остальных материалов является договор. Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все листы нумеруются и подшиваются в папки. Неисполнение требований грозит административной ответственностью и штрафами.

Судебная практика о принятии документов по личному составу на хранение в государственный/муниципальный архив

Аннотация: статья посвящена вопросу изучения примеров судебных решений в сфере принятия документов по личному составу в случае ликвидации в государственные/муниципальные архивы. В работе приведен пример одного судебного дела и сделаны общие выводы на основании изученных 6 дел.

article is devoted to the study of examples of judicial decisions in the field of adoption of documents on staff in the event of liquidation of the state / municipal archives. The work is an example of a court case and to draw general conclusions from a study of 6 cases.

Большинство споров о приеме архивных документов на хранение связано с ликвидацией крупных предприятий. Накопились большие объемы документов, включая советский период, особенно эта касается дел по личному составу. Несоблюдение порядка хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате работников организаций, ликвидируемых в процессе банкротства, влечет нарушение конституционных прав граждан на ознакомление с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права.

Если предприятие-банкрот не выполнило обязательство по забортной плате, то в реестр кредиторов, в первую очередь включат работников этого предприятия. Документы по личному составу и лицевые счета работников необходимы для подтверждения факта работы, стажа и пенсионных начислений.

Нарушение прав граждан на получение социально-правовой информации – это основная проблема, связанная с утратой документов по личному составу в процессе реорганизации или ликвидации предприятия, ведь этот процесс длительный и порой занимает не один год. Есть не мало примеров того, как граждане не могли подтвердить свой стаж работы и уровень заработной платы, т.к. предприятие было ликвидировано, а документы бесследно исчезли. В попытке найти правду в суде, граждане оказываются бессильны. 1

Пример:

ООО ”Производство Сельмаш” обратилось в Арбитражный суд Тверской области с заявлением к администрации города Твери о признании незаконным бездействия, выразившегося в отказе в принятии на хранение документов по личному составу общества в количестве 24 дел за 2007 — 2011 год и об обязании принять архив по личному составу. Решением Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года заявленные требования удовлетворены.

В свою очередь, ответчик — Администрация не согласилась с решением суда и обратилась с апелляционной жалобой, в которой просит его отменить, в удовлетворении заявленных обществом требований отказать. В обоснование жалобы ссылается на неправильное применение судом норм материального права и на несоответствие выводов суда фактическим обстоятельствам дела и имеющимся в деле доказательствам. Считает, что администрация не обязана принимать от общества документы по личному составу организации. Ссылается на отсутствие условий для хранения документов.

Нормы, на которых основано решение суда:

Согласно пункту 2 статьи 129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ ”О несостоятельности (банкротстве)” конкурсный управляющий обязан передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее — Закон N 125-ФЗ).

Пунктом 10 статьи 23 Закона N 125-ФЗ предусмотрено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. По смыслу этой нормы обязанность приема на хранение у ликвидируемых организаций упомянутых документов предусмотрена как для соответствующих государственных, так и муниципальных архивов. 2

Выводы суда:

В данном случае администрацией не оспаривается, что общество за все время своего существования не являлось источником комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, документы общества ранее на хранение не поступали ни в государственные, ни в муниципальные архивы Тверской области. Также решением экспертно-проверочной комиссии при архивном отделе Тверской области от 08.06.2012 местом хранения документов по личному составу заявителя в количестве 24 дел за 2007 2011 год определен МКУК “Тверской городской архив”. В силу подпункта 22 статьи 16 Закона N 131-ФЗ на органы местного самоуправления возложена обязанность по формированию и содержанию муниципального архива. Ссылка администрации на отсутствие у муниципального архива достаточных площадей для размещения документов обоснованно не принята во внимание поскольку в силу указанной нормы, неисполнение данного требования закона не освобождает муниципальные архивы от исполнения обязанности по принятию документов на хранение.

Непринятие на хранение документов влечет за собой невозможность завершения конкурсного производства, определением суда по делу от 16.07.2013 N А66-2781/2011 только на этом основании продлено конкурсное производство до 08.12.2013.

Возможность принятия документов иным учреждением ГКУ “Тверской центр документации новейшей истории” не имеет в рассматриваемом случае правового значения, поскольку место хранения документов определено решением от 08.06.2012, которое не оспорено в установленном порядке и не отменено.

Также, согласно Закону N 131-ФЗ органы местного самоуправления должны решать вопросы местного значения, исходя из интересов населения. Прием документов по личному составу общества, содержащих информацию, необходимую для подтверждения сведений при назначении пенсий гражданам — жителям города Твери, находится в сфере интересов населения города Твери. 3

Подобных судебных дел в практике достаточно, как правило, все суды ссылаются на вышеуказанные нормы, на основании которых принимают решения и мотивируют свои акты.

При наличии такой особенности, что если организация-банкрот не является источником комплектования государственного архива, решения судов основаны на:

Если должник (банкрот) является муниципальным предприятием. Документы, подлежащие хранению, относятся к одной организации, в связи с чем подлежат хранению в архивном отделе администрации. Иного порядка хранения документов по личному составу Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» не предусматривает. Невыполнение установленного законодательством об архивном деле порядка хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате работников организаций, ликвидируемых в процессе банкротства, влечет нарушение конституционных прав граждан на ознакомление с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права.

В силу пункта 4 статьи 10 Закона в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Отдельными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, муниципальный архив может наделяться только соответствующим законом (в том числе законом субъекта) с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств (часть 5 статьи 4 Закона об архивном деле).

Если предприятие не является источником комплектования государственного архива или суд установил, что предприятие было или есть муниципальное, то документы по личному составу предприятия подлежат передаче в архивный орган муниципального значения. То есть при определении места хранения имеет значение территориальный признак расположения предприятия-банкрота, территориальный признак происхождения документов, или наличие муниципальной формы. 4

Предприятие, включенное в список источников комплектования государственного архива, исключается в случае его ликвидации.

В отношении документов временного хранения арбитражный управляющий вправе заключить договор о передаче их на хранение в государственный либо муниципальный архив в порядке, установленном гражданским законодательством исходя из принципа свободы заключения договора.

Еще одна особенность при рассмотрении дел и определении места их хранения – определить к какому типу собственности относятся документы. Если документы, образовавшиеся в деятельности предприятия до момента приватизации, в том числе документы по личному составу, относятся к государственной собственности, с момента приватизации – к частной собственности. 5

В целом, решения судов основаны на главном социальном принципе: соблюдение прав граждан на получение информации социально-правового характера, необходимую при назначении пенсии. Не зависимо от того в какой архив передаются документы по личному составу – главное обеспечить их сохранность.

Перечень рассмотренных дел:

Решение арбитражного суда Владимирской области по делу № 2828/2012

Решение арбитражного суда Свердловской области по делу № а60-41854/2008-с11

Постановление арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № а63-3308/2002-с5 в порядке кассационной жалобы

Постановление девятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № а14-6876/2005/274/13.

Постановление пятого арбитражного апелляционного суда по делу 05ап-5776/2011.

Решение Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года по делу N А66-1219/2013.

Библиографический список:

Сичкарева, М.М. Документы ликвидируемых организаций [Текст] / М.М. Сичкарева // Право и экономика. – 2015. – № 8.

1 Сичкарева, М.М. Документы ликвидируемых организаций [Текст] / М.М. Сичкарева // Право и экономика. – 2015. – № 8.

2 Решение Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года по делу N А66-1219/2013

3 Решение Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года по делу N А66-1219/2013

4 Определение арбитражного суда Ставропольского края от 25.12.2008 по делу № А63-3308/2002-С5

5 Решение арбитражного суда Воронежской области от 28.11.2006 г. по делу №А14-6876/2005/274/13

Ликвидация компании: что делать с документами (2 ч.)?

Ирина Стародубцева

Приняв решение о ликвидации компании, у бизнесменов возникает вопрос о сроках хранения (уничтожения) документации, а также печати (если она есть в компании). Что делать с документами и печатью при ликвидации компании?

Определившись с перечнем документов, которые подлежат уничтожению, члены ликвидационной комиссии должны составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документы, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной. В накладной указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Компания может самостоятельно (без привлечения сторонней организации) уничтожить документы, например, с помощью шредера (офисного измельчителя бумаги). В этом случае составляется акт об уничтожении документов.

Санкции за непередачу документов в архив?

Если ликвидационная комиссия проигнорирует вышеуказанные требования и не передаст документы в архив (либо уничтожит документы с не истекшим сроком хранения), члены комиссии могут быть привлечены как к административной, так и к уголовной ответственности (за сокрытие (уничтожение) официальных документов).

За нарушение норм хранения архивных документов для должностных лиц действует ст.13.20 КоАП РФ, а для отдельных видов компаний (АО, ООО) ответственность установлена ст.13.25 КоАП РФ.

!Ликвидация !Ликвидация

Для АО, ООО, профессиональных участников рынка ценных бумаг, ПИФ, НПФ и пр. нарушение порядка и сроков хранения документов, которые предусмотрены законодательством об АО, ООО влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей.

Ответственным за передачу документов лицам может грозить и уголовное наказание в виде (п.1 ст.325 УК РФ):

штрафа до 200 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;

обязательных работ на срок до 480 часов либо исправительных работ на срок до 2 лет либо принудительных работ на срок до 1 года;

ареста на срок до 4 месяцев;

лишения свободы на срок до 1 года.

Что делать с печатью?

Для тех компаний, у которых есть печать необходимо соблюсти определенные процедуры ее уничтожения.

Также, как и с истекшей документацией, печать может быть уничтожена:

самостоятельно (силами самой компании);

с привлечением специализированной компании (штемпельной мастерской);

органом по учету печатей (если печать была внесена в государственный реестр печатей).

При уничтожении печати собственными силами, уничтожение также производится членами ликвидационной комиссией.

После уничтожения комиссия составляет акт, в котором указывает:

время и место уничтожения;

состав комиссии; основание уничтожения печатей (штампов);

наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов);

способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а изделия из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями);

заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования; подписи членов комиссии.

В случае уничтожения печатей по договору специализированными организациями печати (штампы) сдаются в соответствующую организацию.

Ликвидируемой организации выдается акт об уничтожении, на обороте которого проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

Акты об уничтожении с оттиском старой печати необходимо хранить на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и другим документам, которые скреплены данной печать.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

После ликвидации у фирмы остается большое количество документов, некоторые из которых в обязательном порядке должны быть переданы на хранение в архив. Обязанность по передаче документов в архив установлена для всех предприятий независимо от их формы собственности.

Необходимость передачи дел на хранение устанавливают:

  • «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее — Основные правила);
  • п. 10 ст. 23 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — ФЗ № 125).

Порядок проведения ликвидации регулируется:

  • положениями ст. 63 ГК РФ;
  • законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ;
  • положениями ст. 57 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Обратите внимание! Документы, подлежащие хранению, передаются в муниципальный или государственный архив (пп. 9.2 и 9.7.2 Основных правил).

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Бумаги, образующиеся в процессе работы предприятия, можно разделить на следующие категории:

  1. Документы, которые требуют постоянного хранения. К ним относятся документы, содержащие сведения о полученной прибыли и предпринимательской деятельности ООО:
    • приказы по деятельности, журналы регистрации;
    • бухгалтерские документы, отчеты;
    • документы, содержащие сведения о структуре ООО;
    • акты об уничтожении бумаг на предприятии;
    • договоры и иные документы о сделках;
    • устав.
  2. Документы длительного хранения, срок хранения которых превышает 50 лет. К таким можно отнести:
    • приказы об увольнении и приеме на работу сотрудников;
    • личные дела работников;
    • трудовые договоры;
    • журналы регистрации трудовых книжек;
    • сведения о начислении заработной платы.
  3. Документы, подлежащие временному хранению (не более 10 лет). К ним принято относить:
    • приказы о командировках, отгулах, сверхурочных работах;
    • документы, содержащие сведения о закупке материалов на нужды предприятия;
    • иные бумаги, не содержащие важной информации.

Подробнее о сроках хранения документов говорится в приказе Росархива «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 № 236.

Какие документы подлежат передаче на хранение?

Согласно ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125, обязательно подлежат передаче в государственный/муниципальный архив:

  • документы по личному составу;
  • документы, срок хранения которых еще не истек;
  • документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (включаются в таковой, если они были созданы в организации — источнике формирования госархива, например государственном органе или бюджетной организации, либо по решению экспертной комиссии).

Среди перечисленных можно выделить следующие виды документов:

  1. Документы о ликвидации:
    • решение о ликвидации;
    • свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц о прекращении деятельности.
  2. Приказы:
    • о приеме работников;
    • увольнении;
    • переводе на другую должность;
    • установлении заработной платы и иных доплат работникам;
    • предоставлении отпусков.
  3. Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
  4. Личные карточки работников.
  5. Личные дела работников, в том числе принимаемых по срочным трудовым соглашениям.
  6. Ведомости о начислении заработной платы или сведения о лицевых счетах работников.
  7. Документы работников, оставшиеся на предприятии ввиду их невостребованности (трудовые книжки, дипломы и пр.)
  8. Штатные расписания.
  9. Журналы учета движения трудовых книжек, а также иные документы, которые могут подтвердить стаж, оплату труда и пр.
  10. Табели учета рабочего времени.
  11. Документы о льготах для определенной категории трудящихся.

Важно! Выяснение того, подлежит ли каждый конкретный документ передаче в государственный/муниципальный архив и сколько он должен там храниться, происходит по результатам экспертизы ценности документов. Таковая проводится работниками предприятия. В состав экспертной комиссии обычно входят руководитель и специалисты в области архивного дела и делопроизводства.

Необязательные к ждальнейшему хранению документы можно уничтожить, но не просто сдать в макулатуру или сжечь, а оформить уничтожение актом. Как правильно офрмить уничтожение документов — здесь.

Историческая справка о ликвидированном ООО

Помимо перечисленных документов представляется опись дел, а также историческая справка (пп. 7.6.7, 7.6.8, 9.9 Основных правил), в которой отражаются основные сведения о ликвидированном предприятии:

  • наименование, адрес регистрации, контактные данные (телефон, факс, электронная почта);
  • дата создания, а также реквизиты документов, этому сопутствующих (протокола собрания учредителей и пр.);
  • перечень структурных изменений со ссылкой на документы;
  • список всех руководителей, а также учредителей предприятия;
  • выдержки из устава, регламентировавшие деятельность организации;
  • описание структуры предприятия;
  • сведения об имевшихся банковских реквизитах.

Подготовка документов к хранению

Обратите внимание! Перед тем как передать документы на хранение, их следует надлежащим образом подготовить. Согласно п. 10 ст. 23 ФЗ № 125 обязанность по формированию и упорядочению бумаг при ликвидации предприятия лежит на ликвидационной комиссии или конкурсном управляющем.

При этом процедура подготовки состоит из нескольких шагов, самый первый из который — структуризация дел. На этом этапе бумаги разделяются по срокам хранения (документы, которые надлежит хранить постоянно, необходимо подшивать отдельно от документов временного хранения). Каждое дело содержит бумаги, соответствующие его заголовку. При формировании папок лучше всего использовать номенклатуру дел предприятия.

Одно сформированное дело должно быть объемом не более 250 листов. Каждый документ в дело подшивается в единственном экземпляре (пп. 3.5.1–3.5.3 Основных правил). Бумаги в дела подшиваются в зависимости от их вида и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (п. 3.5.5 Основных правил).

Оформление дел для хранения документов

После того как документы распределены по делам, их необходимо оформить в установленном порядке (ст. 3.6 Основных правил).

Оформление дела предусматривает следующие этапы:

  1. Подшивку. Для этого необходимо использовать папки с твердым переплетом. В начале и в конце такой папки добавляются чистые листы для составления описи и бланка-заверителя. Из бумаг удаляются все скрепки и скобы, после чего путем прокола в четырех местах формируется альбом по необходимому алгоритму.
  2. Нумерование листов. Все страницы дела нумеруются в правом верхнем углу валовой нумерацией карандашом или нумератором.
  3. Формирование внутренней описи. Составление этой бумаги допускается по форме, установленной в приложении 10 к Основным правилам. Подписывается опись составителем.
  4. Создание обложки дела. При оформлении обложки следует использовать форму приложения 11 к Основным правилам.

Важно! После формирования дел необходимо составление их описи по положениям, изложенным в ст. 3.7 Основных правил. После составления описи дел указанные документы передаются на хранение.

Таким образом, после ликвидации ООО документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, подлежат передаче в государственный/муниципальный архив на хранение. Сроки хранения бумаг при этом закреплены на законодательном уровне.

Нужно ли хранить документы после исключения фирмы из ЕГР?

Вопрос: Какие документы и сколько лет должен хранить ликвидатор фирмы после ее исключения из ЕГР?

Ответ: Ликвидатор фирмы после ее исключения из ЕГР не обязан хранить документы, так как сроки хранения документов предусмотрены только для юрлиц, деятельность которых не прекращена.

Обоснование: Сроки хранения документов юрлиц любой формы собственности предусмотрены Перечнем N 140.

Так, например, срок хранения таких документов, как приказы и распоряжения руководителей по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы, путевые листы, журналы учета путевых листов, составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового
законодательства <*> .

В связи с вступлением в законную силу постановления N 500 субъект хозяйствования может быть исключен из ЕГР в результате ликвидации и без проведения налоговой проверки после независимой оценки деятельности аудиторскими организациями или аудиторами-ИП. В данном случае срок хранения перечисленных выше документов составляет 10 лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончанияп. 12 примечаний к Перечню N 140 документов делопроизводством <*> .

В случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, их документы Национального архивного фонда, в том числе по личному составу, передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) <*> .

Отметим, что обязанность по хранению документов, в частности первичных учетных документов, возлагается на организацию <*> . В связи с этим можно говорить о том, что исключение юрлица из ЕГР влечет прекращение такого обязательства.

Вместе с тем кредиторам, органам КГК, прокуратуры, внутренних дел, государственной безопасности, налоговым и иным государственным органам предоставлено право предъявлять в экономический суд иски о привлечении к субсидиарной ответственности собственника имущества (учредителя, участника), председателя ликвидационной комиссии (ликвидатора) в течение трех лет со дня исключения юрлица из ЕГР в случае, если указанные должностные лица допустили нарушения требований законодательства о ликвидации юрлица, в результате которых юрлицо было исключено из ЕГР без применения процедуры экономической несостоятельности (банкротства). Указанные лица могут быть солидарно привлечены к субсидиарной ответственности по обязательствам ликвидированного юрлица в размере неудовлетворенных требований кредиторов <*> .

В связи с этим ликвидатору целесообразно в течение трех лет с момента исключения юрлица из ЕГР хранить документы, подтверждающие исполнение обязательств перед кредиторами, такие как уведомление кредиторов о ликвидации с почтовыми квитанциями, реестр требований кредиторов, документы, подтверждающие реализацию имущества, и пр. В случае возникновения спора указанные документы могут служить доказательством соблюдения предусмотренного законодательными актами порядка ликвидации юрлица и отсутствия оснований для применения процедуры экономической несостоятельности (банкротства).

Также следует иметь в виду, что решение регистрирующего органа о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования может быть обжаловано в экономический суд в течение трех лет с даты принятия такого решения <*> .

Справочно
Уничтожение должностным лицом юрлица бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от 50 до 100 базовых величин <*> .
Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин <*> .

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: