Эффективный документооборот: как контролировать возврат первички

Работа с документами может занимать от 40 до 80% всего рабочего времени бухгалтера. И бухгалтеры не просто так много внимания уделяют вопросу контроля первичных документов – от наличия первичных документов в архиве зависит слишком многое. Вот самые неприятные ситуации, в которых может оказаться компания, если не налажен эффективный документооборот:

  1. Товарные накладные не возвращаются от покупателей. Часто документы отправляются вместе с товаром через транспортную компанию клиенту на подпись. А покупатель забывает их вернуть – в итоге документов в бухгалтерии нет, а значит, у налоговой возникнут вопросы при проверке.
  2. Менеджер не передает документы в бухгалтерию. Если нужно взыскать дебиторскую задолженность через суд, может оказаться, что документов, подтверждающих сделку, у компании нет. Причем бухгалтер не всегда может это отследить, так как контролирует в первую очередь оплату счетов, а за договор и акт по сделке отвечает менеджер. В этом случае халатность сотрудника может дорого обойтись.
  3. При работе с группами и сериями документов теряется часть экземпляров. Бывает так, что клиенты просят изменить реквизиты в накладных и счетах-фактурах, а также разбить одну накладную на несколько без изменения общей суммы. Особенно часто с этим сталкиваются партнеры государственных учреждений, если учреждение получает финансирование из разных источников. В итоге создается несколько редакций одного документа, часть из которых не нужны, и они уничтожаются/выбрасываются. И при большом количестве документов всегда есть риск потерять что-то нужное.

Без контроля над документооборотом организация рискует остаться без налогового вычета, а также получить штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. А при сделках с клиентами это риск не подтвердить дебиторскую задолженность или не вернуть отправленный, но неоплаченный товар. Потому что по факту товар доставлен, а по документам – нет.

Поэтому, когда мы говорим «работа с документами» – это очень общая фраза. И, к сожалению, сюда мало относится простое «принял, поставил отметку, убрал в архив, чтобы при случае достать и отправить». К сожалению, куда чаще это «в последний момент узнал, что документа нет, обзвонил всех менеджеров, оббегал все кабинеты, перебрал кучу бумаг и написал несколько отчаянных писем контрагенту». На это уходит много времени, а еще больше – нервов, потому что оправдываться перед руководством и налоговой совершенно не хочется.

Застраховать от этого может только наличие у бухгалтера всех бухгалтерских документов с подписью контрагента. И храниться эти документы должны в архиве не менее 5 лет.

Но одно дело сказать – документы должны быть на месте, другое – добиться 100% возврата документов в бухгалтерию. Обычно компании для этого используют несколько способов.

Способ № 1. Выделение ответственного сотрудника

В случае большого документооборота понадобится отдельная должность для одного или нескольких сотрудников. Их задачей будет отслеживать создаваемые в «1С» сделки и ежемесячно проверять возврат документов от контрагентов. Возможно, эти же сотрудники будут обучать менеджеров, чтобы они своевременно предоставляли документы, и вести переписку с теми партнерами, кто забыл вернуть первичку.

Но чаще всего для компании введение отдельного рабочего места для такого сотрудника слишком накладно. И эта обязанность все равно остается на бухгалтере. При этом остальные задачи с бухгалтера никто не снимает.

Способ № 2. Передача бухгалтерии на аутсорсинг

Если за учет отвечает сторонняя организация, то и контроль за первичными документами так же будет устанавливать эта компания. Однако есть риск, что сторонняя организация при возникновении проблем с документами устранится, а доказать, что это была ее ответственность, не получится. Поэтому при заключении договора надо убедиться, что компания берет на себя обязательства по контролю документооборота.

Способ № 3. Автоматизация

Этот способ – первый в списке для компаний с большим потоком исходящих или входящих документов. Если количество документов, с которыми работает бухгалтерия, превысило 3000 в месяц, то подбор правильных программ становится первоочередной задачей такой компании. Риск финансовых потерь и нагрузка на бухгалтера с этой отметки начинает расти экспоненциально относительно роста самого документооборота.

Чтобы документооборот был безопасным и эффективным, автоматизировать его нужно на нескольких уровнях. Если речь идет о первичных документах, то обычно подразумевают только электронный документооборот (при котором все равно будут возникать отношения с партнерами, предпочитающими бумажные документы) и электронный архив.

Но просто хранить документы на компьютере или сервере недостаточно, так как не решает одну из основных проблем: контроль передвижения документов. Поэтому автоматизация должна давать бухгалтеру ответ на вопрос: сколько документов сейчас находятся у менеджеров, сколько – на подписи у контрагента, сколько – пришли в архив.

Для этого создан стандарт контроля документов – программа «Скан-Архив» и дополняющие ее функции доработки для «1С».

Автоматизируя документооборот с помощью «Скан-Архива», можно решить следующие задачи:

Контроль входящих и исходящих документов

При печати на каждый документ наносится уникальный штрихкод. Входящие документы распознаются по форме и реквизитам. Вернувшиеся в бухгалтерию документы система автоматически распознает и прикрепляет к карточке в базе «1С».

Контроль местонахождения бумажных документов

Вы можете указать путь к бумажному документу при наличии нескольких архивов. А при наличии нескольких филиалов, – подразделение, где хранится оригинал.

Потоковый ввод документов

При загрузке документов «Скан-Архив» автоматически распознает и сортирует документы по типу и реквизитам контрагентов.

Это только часть функций программы «Скан-Архив». Хотите узнать больше?

При заказе «Скан-Архива» до 31 августа вы получаете дополнительный функционал для программы бесплатно

В программе «1С» можно будет формировать новый функциональный отчет. С ним вы сможете отслеживать каждый документ, который нужно вернуть от конкретного контрагента, в режиме онлайн.

Отчет покажет цветом, в наличии ли документ от конкретного контрагента или отсутствует. В отличие от отчета в базовой комплектации, отчет позволяет прописать набор документов, который требуется получить от конкретного контрагента. После этого вы можете проверять с каждыми полученными документами, какие «долги» остались у контрагента и укладывается ли он в срок их возврата. Индикация по цветам покажет, все ли документы сданы вовремя – такие комплекты будут подчеркнуты зеленым, вот-вот опоздают – желтым, или не сданы, а срок уже прошел – красным.

Запуская такой отчет регулярно, вы сможете предотвращать проблемы невозврата от контрагентов и планировать работу менеджеров.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Поступившие в бухгалтерию внутренние и внешние первичные документы подвергаются проверке и бухгалтерской обработке для подготовки их к записям в учетные регистры (рис. 3).

На предприятиях документы проходят несколько этапов:

1. приемка документов к учету;

2. проверка документов;

3. обработка документов в бухгалтерии;

4. сдача документов в архив.

Если при проверки в документе были

обнаружены ошибки, он возвращается

на доработку исполнителю Если проверка документа

Приемка от исполнителей
Проверка
Бухгалтерская обработка
Передача документов в архив
1. По существу
2. По форме
Группировка
Таксировка
Контировка
3. Арифметическая (включая таксировку)

Рис. 3. Этапы приемки, проверки и бухгалтерской обработки документов в последовательности их осуществления

I. Приемка документов. Составляют документы ответственные лица в определенные сроки в соответствии с установленным графиком документооборота. После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке документов необходимо обратить внимание на правильность оформления документов, их соответствие установленным требованиям.

II. Проверка документов(рис. 4).Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами.

Рис. 4. Проверка правильности документов

Проверка проводится по трем направлениям:

Формальная проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет полноту и правильность оформления документа, заполнение реквизитов.

Проверка по существупредполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Например: при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.

Арифметическая проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

В случае обнаружения подделки каких-либо реквизитов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов главный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя организации.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

ü по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

ü по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

ü по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

III. Обработка документов в бухгалтерии. Обработка заключается в определении корреспондирующих счетов по каждому документу. В необходимых случаях однородные документы группируют, после чего делают запись на счетах.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Группировка— это объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период.

Например: кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.

Читайте также  Какие документы нужны для получения детской карты?

Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.

В настоящее время корреспондирующие счета по хозяйственным операциям проставляют в основном на бланках первичных документов, которые имеют для этих целей специальные графы. Для сокращения учетных записей корреспондирующие счета могут проставляться и в сводных регистрах (ведомостях). От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получении достоверной информации о хозяйственной деятельности организации. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по счетам в учетных регистрах.

При использовании в учете вычислительных машин существенно изменяется обработка документов, как правило, вся работа выполняется автоматически. Но проверка и приемка документов не теряет своей актуальности.

IV. Сдача документов в архив.Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов.

Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:

ü индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей – присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;

ü наименование дела (заголовок);

ü количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);

ü срок хранения и номер папки по перечню;

ü примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.

Существует определенный порядок подготовки документов к архивированию. Так, например, кассовые документы, банковские выписки с дополнениями, авансовые отчеты должны переплетаться. Менее важные бумаги (вроде сменных рапортов, нарядов на работу, путевых листов) можно просто подшивать в папки.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. Если есть возможность, то документы хранятся в специально отведенной комнате, если нет, то в помещении бухгалтерии, но в отдельных шкафах.

В дальнейшем подлинники на руки не выдаются, хотя это и можно сделать по особому разрешению главбуха. Обычно ограничиваются предоставлением заверенных копий. Исключение составляют налоговые инспекторы, оформляющие изъятие для проверки.

По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив.

Основные требования, предъявляемые к организации архива:

1. Обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.

2. Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно.

3.Подлинники должны быть отделены от копий.

4. Годовые сметы и отчеты должны быть отделены от квартальных и месячных.

5. В дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа.

6. В дело группируют документы одного периода.

7. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяют к документам, к которым они относятся.

Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

Екатерина Соловьева

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок.

Что такое первичные документы и как с ними работать

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:

  1. Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
  2. Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Важно!

Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

  1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
  2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Кто отвечает за неверно заполненные документы

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Вывод

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Контроль первичных документов

Контроль является одной из важнейших функций управления, реализуемой и в сфере бухгалтерского учета.

Контроль первичной документации необходим по объективным причинам. Его основная задача состоит в предотвращении бухгалтерских ошибок, которые могут возникать по различным причинам, например, в результате небрежности, недостаточной квалификации бухгалтерского персонала, переутомления, неисправности вычислительной техники и так далее.

Ошибки могут возникать в тексте первичных документов или в суммах, особенно при подсчете итогов, образовываться при разнесении документов по учетным регистрам.

По степени своего влияния ошибки могут быть локальными, то есть допущенными в одном документе и не влияющими на другие документы (например, ошибка в дате документа), и транзитными, то есть автоматически вызывающими ошибку в других документах (например, ошибка в сумме документа).

Читайте также  Что понимается под бухгалтерскими документами?

Поскольку система исправлений в бухгалтерских документах строго регламентирована и требует привлечения всех лиц, подписавших документ с ошибкой (в кассовых и банковских документах исправления вообще не допускаются), роль контроля первичной документации крайне существенна.

Контроль первичной бухгалтерской документации направлен на обеспечение полного цикла контроля качества отражения первичных документов на счетах бухгалтерского учета, а также выполняет реализацию функции полноценного отслеживания исполнения процедур исправления или замены ошибочно заполненной документации с персонификацией ответственности.

Общий порядок проверки первичных документов

Поступающие в бухгалтерскую службу первичные документы обязательно подлежат проверке.

В процедуре проверки первичных документов можно выделить три этапа:

Первый этап. Проверка первичных документов по существу. Суть данного этапа заключается в оценке законности отраженных в документации хозяйственных операций, целесообразности проведения операции и взаимоувязки отдельных показателей первичного документа.

Готовые работы на аналогичную тему

В том случае, если содержание первичного документа противоречит требованиям законодательства или нарушен порядок приемки, хранения и расходования товарно-материальных ценностей, денежных средств и иных активов, такие документы к учету не принимаются. Решение по таким документам принимает бухгалтер, который информирует руководителя о незаконности операций, отраженных в первичной документации.

Практика учета свидетельствует о том, что зачастую между руководителем и главным бухгалтером возникают разногласия по вопросам определения законности операций. В этом случае главному бухгалтеру целесообразно получить от руководителя письменное распоряжение, свидетельствующее о понимании руководителем возлагаемой на него ответственности за отражения операции на счетах бухгалтерского учета.

Второй этап. Проверка первичных документов по форме. На этом этапе выполняется проверка наличия реквизитов. Кроме того, проверка подразумевает оценку правильности применения бланка документа, а также наличия и полноты заполнения обязательных реквизитов, к числу которых в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» По данной теме мы уже выполнили реферат Цель,задачи и содержание Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ подробнее относятся: наименование, дата составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной деятельности, натуральный или денежный измеритель данного факта, должности и подписи лиц, ответственных за составление документа).

Третий этап. Комплексная проверка первичных документов, которая включает в себя следующие приемы:

  • Группировки первичных документов – суть данной процедуры заключается в оценке содержания операции и включении документа в группу однородных по содержанию первичных документов, что составляет собой основу формирования сводных учетных данных;
  • Таксировки – суть данной процедуры заключается в том, что натуральные и трудовые показатели переводятся в универсальный измеритель – стоимостной. Результаты таксировки, определяемые путем перемножения количественных показателей и цены (ставка) за единицу, отражаются непосредственно в первичном документе;
  • Контировки – суть данной процедуры состоит в проставлении корреспонденции по каждой хозяйственной операции, формируемой первичным документом.

После прохождения всех этапов проверки первичные документы рекомендуется помечать с целью исключения повторного применения (на документе могут проставляться дата внесения его в учетные регистры или соответствующий штамп).

Кассовые документы помечаются штампами «Получено» или «Оплачено» и датой.

Виды контроля первичной документации

Бухгалтерские первичные документы представляют собой информационный поток, содержащий сведения о финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта, вследствие чего широко применяются в системе менеджмента для осуществления предварительного, текущего и последующего контроля.

Порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов (формальной, по существу, арифметической) и исправления ошибок в них

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится:

группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

арифметическая проверка , состоит в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

— таксировка , заключается в переводе натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

— контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Некоторые формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные.

Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.

В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка – до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет.

— способ дополнительной записи (проводки).

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Период, в котором совершена ошибка Момент обнаружения ошибки Порядок исправления ошибки
Текущий отчетный год До окончания отчетного года Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка
Предыдущий отчетный год После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность
Предыдущий отчетный год После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки)
Читайте также  Какие нужны документы для получения социальной карты?

Пример 1. Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2014 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

Для исправления ошибки 14 сентября в бухгалтерском учете была сделана проводка:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 1 000 руб. – учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2014 года.

Пример 2. В июне 2014 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» – 35 000 руб. – сторнирована ошибочная проводка за июнь 2014 года;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» – 25 000 руб. – отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2014 года (корректировочная запись).

Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.

Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

Внутренний аудит бухгалтерского учета: как и зачем проводить в компании

Самый простой способ упорядочить бухгалтерскую документацию и исключить в ней ошибки — провести внутренний бухгалтерский аудит. Такая проверка защитит компанию от возможных штрафов и проблем с налоговыми проверками. Поможет оптимизировать бухучет и документооборот, и упростит отношения с банками и контрагентами.
Из статьи вы узнаете, когда нужен внутренний аудит бухгалтерского учета, как он проводится и что получает компания в результате такой проверки.

Что собой представляет бухгалтерский аудит

В отличие от обязательного внешнего аудита, внутренний аудит бухгалтерии компания может провести, когда ей это необходимо. Например, когда меняется главный бухгалтер, руководство или партнеры. Либо по запросу руководства, когда нужно снизить налоговые риски, подтвердить экономическую состоятельность перед партнерами или проверить компетентность работников бухгалтерии.

Такую проверку обычно проводит штатный внутренний аудитор из специального подразделения компании. В зависимости от целей аудита и запросов руководства, специалист может проверить всю бухгалтерскую документацию либо определенные документы за отчетный период.

В ходе процедуры обычно смотрят:

  • первичную документацию (бухгалтерская и финансовая отчетность, налоговые декларации, уставные документы, лицензии, хозяйственные договора, акты взаимозачетов, инвентаризационные описи и пр.)
  • внешнюю документацию (отчеты для контроля проверяющим органам, инвесторам, контрагентам)
  • годовые и промежуточные отчеты (бухгалтерский баланс, отчет о результатах финансовой деятельности, о движении денежных потоков компании, отчет об изменениях капитала).

Проверяющий может проанализировать как весь бухгалтерский учет, так и отдельные его участки. Например, провести внутренний аудит расчетов, внутренний аудит оплаты труда, дебиторской задолженности, основных средств и пр. В рамках общей проверки финансово-хозяйственной деятельности проводится внутренний аудит налоговых обязательств. При этом обязательно учитывается правовой статус компании, последовательность применения учетной политики (далее — УП) и период деятельности.

Во время бухгалтерского аудита анализируется:

  • состав, содержание и предоставление регистров бухучета и финансовой отчетности;
  • контроль статей финансовой отчетности и корректность их составления;
  • правильность ведения учета по национальным стандартам бухучета и международным стандартам финансовой отчетности (проверка по МСФО чаще нужна крупным предприятиям для подготовки отчетности иностранным партнерам и инвесторам);
  • соблюдение положений УП и ее применения на предприятии с учетом утвержденной последовательности действий;
  • корректность оформления отчетных документов и соответствие всех проведенных операций действующему законодательству;
  • совпадение данных в отчетах с реальными показателями хозяйственной и финансовой деятельности предприятия и пр.

В задачи внутреннего аудитора входит не только обнаружить нарушения и недочеты в отчетности. Но и оценить уровень постановки системы бухгалтерского учета, профессионализм сотрудников, а также выявить финансовые резервы для развития компании.

По результатам проверки внутренний аудитор предоставляет высшему руководству компании заключение о проведенном анализе, выявленных нарушениях и дает рекомендации, как исправить ошибки и восстановить бухучет.

Как провести внутренний аудит бухгалтерии

Существует 3 основных способа проведения бухгалтерского аудита: сплошной, выборочный и комбинированный. Методику проверки аудитор выбирает самостоятельно согласно целям и конкретной ситуации.

  • Сплошная проверка — позволяет «просканировать» всю систему бухучета в организации. Во время проверки изучается вся первичная документация за конкретный период. Данные систематизируются и сверяются с регистрами бухучета и финансовой отчетности. Такая трудоемкая методика более точная, но она не подходит крупным организациям, банкам и акционерным обществам.
  • Выборочный метод — помогает оценить состояние бухучета в компании. Аудитор анализирует все направления бухгалтерского учета, но проверяет не все документы, а те, что попали в выборку (например, берется каждый 5-й, 10-й документ и т.д.).
  • Комбинированный аудит — сочетает два предыдущих способа. Используется для проверки отдельных участков бухгалтерского учета.

Служба внутреннего аудита может разработать свою методику проведения аудита, чек-листы, тесты и схемы анализа, а также рекомендации по устранению недочетов.

Вот так может выглядеть тест проверки надежности системы бухучета в компании:

тест проверки надежности системы бухучета

Внутренний аудит бухгалтерии на предприятии — пример теста для оценки надежности системы бухучета.

3 этапа проведения внутреннего аудита бухучета

Независимо от выбранной методики, внутренний бухгалтерский аудит проводится в 3 этапа: подготовка, сбор доказательств и анализ данных, заключение.

Что происходит на каждом этапе:

  1. Планирование. На подготовительном этапе определяется цель аудиторской проверки. Оценивается система бухучета и СВК. Это позволяет выявить вероятность допущения ошибок, влияющих на достоверность финансовой отчетности. Определить содержание, объем и сроки проведения аудиторских процедур.

В результате подготовки должны быть документально оформлены и подписаны высшим руководством общий план аудита и программа процедур. Вот так может выглядеть план внутреннего аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности в организации.

Примерный план аудита финансовой и бухгалтерской отчетности учреждения

  • Изучение документов
  • Оценка системы документооборота
  • Анализ организации бухгалтерского учета
  • Оценка сохранности и наличия объектов основных средств
  • Корректность составления первичных документов по движению ОС и пр.
  • Анализ состояния учета и контроля по расчетам с дебиторами
  • Проверка полноты и корректности расчетов с заказчиками
  • Проверка документооборота по учету банковских, кассовых операций
  • Оценка корректности отражения информации из банковских выписок на счетах бухгалтерского учета
  • Анализ трудовых договоров
  • проверка правильности начисления заработной платы, удержаний и пр.
  • Анализ учета и использования средств целевого финансирования
  • Оценка финансового результата текущей деятельности

Можно скачать образец полного плана аудита в бухгалтерии, чтобы понять, какие процедуры и в какой последовательности проводятся.

  1. Сбор доказательств. После аудитор собирает доказательства достоверности бухгалтерских и финансовых отчетов (они должны соответствовать УП, законодательству и нормативным документам). Он также проверяет методологию бухучета, смотрит документы, общается с сотрудниками и контрагентами. Все доказательства аудитор фиксирует в рабочих документах (ведомостях, таблицах и пр.).
  2. Написание отчета. По завершению работы, специалист пишет заключение и составляет отчет для топ-менеджмента компании. В нем внутренний аудитор описывает результаты проверки и рекомендует, как исправить ошибки.

Если с документацией все в порядке, аудитор должен предоставить руководству, так называемое, немодифицированное заключение. В нем могут быть небольшие замечания по улучшению работы бухгалтерии и службы внутреннего контроля.

Модифицированное заключение пишется, если в отчетности есть искажения, недостоверные данные или хозяйственная деятельность ведется с нарушениями. В таком отчете аудитор дает рекомендации, как «оздоровить» бухгалтерию и защитить компанию от проблем с налоговой.

Что дает бухгалтерский аудит компании

Не всегда ошибки в финансовой отчетности указывают на непрофессионализм или непорядочность работников компании. Иногда они выявляют неточности в работе системы внутреннего контроля. И как раз задача аудитора — посмотреть «свежим» взглядом на отчетную документацию, найти в ней все несоответствия. И помочь руководству компании наладить работу в СВК и бухгалтерии.

Какие ошибки может выявить внутренний аудитор во время проверки:

  • в приказе об учетной политике нет характеристик элементов учета бухгалтерских активов (из-за чего не получится их правильно отразить в документе);
  • организация меняла правила ведения бухучета, но не указала это в УП (считается нарушением, даже если эти правила менялись согласно изменениям в законодательстве);
  • в списке капитальных расходов учтены текущие затраты компании;
  • искажены данные о ведении финансово-хозяйственных операций (примеру, по документации их провели пару недель назад, а фактически они были раньше).

Если такие нарушения выявит налоговая во время проверки — компании грозят серьезные штрафы. Поэтому регулярное проведение внутреннего аудита бухгалтерского учета позволит наладить корректный документооборот на предприятии, вовремя исправить недочеты в бухгалтерском, финансовом учете и избежать санкций от контролирующих органов. При этом руководство будет постоянно видеть реальное положение дел в компании. И, пользуясь рекомендациями внутреннего аудитора, сможет принимать взвешенные управленческие решения по снижению бухгалтерских рисков и развитию бизнеса.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: