Учет канцтоваров в бухгалтерии проводки

Дата публикации 22.09.2021

Использован релиз 3.0.101

02.08.2021 организация ООО "АвтоТех" приобретает у поставщика ООО "АШАН" канцтовары:

  • бумагу для офисной техники SvetoCopy (для управленческих нужд) – 100 шт. на общую сумму 24 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20 % – 4 000,00 руб.);
  • карандаш механический ICO Golf 0,5 мм (для производственных нужд) – 200 шт. на общую сумму 12 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20 % – 2 000,00 руб.).

Доставка канцтоваров осуществляется организацией ООО "Техпроект".

Сумма доставки до склада ООО "АвтоТех" составляет 3 600,00 руб. (в т. ч. НДС 20 % – 600,00 руб.). Стоимость доставки включается в фактическую стоимость канцтоваров.

03.08.2021 закупленные канцтовары переданы в использование:

  • бумага для офисной техники SvetoCopy – 50 шт. (в подразделение "Администрация");
  • карандаш механический ICO Golf 0,5мм – 100 шт. (в подразделение "Инженерно-технический отдел").

По учетной политике организации затраты на приобретение запасов для управленческих нужд в бухгалтерском учете включаются в расходы в момент их приобретения согласно п. 2 ФСБУ 5/2019. Организация использует общую систему налогообложения, применяет метод начисления и ПБУ 18/02 (балансовый метод).

Таблица проводок

Создать на основании

Входящий Исходящий
Внутренний

Поступление (акт, накладная, УПД)

1. Учет поступления канцтоваров

1.1 Приняты к учету канцтовары для для производственных нужд

1.2 Приняты к учету канцтовары для управленческих нужд

1.3 Учтена в расходах в БУ стоимость канцтоваров для управленческих нужд

1.4 Учтен входной НДС

Документ "Поступление (акт, накладная, УПД)" (рис. 1).

  • Раздел: ПокупкиПоступление (акты, накладные, УПД).
  • Кнопка Поступление, вид операции документа – "Товары (накладная, УПД)".
  • В поле Склад выберите склад, где будут храниться канцтовары до передачи их в использование (если учет в программе ведется по складам).
  • По ссылке в поле Расчеты проверьте счета учета расчетов, сроки расчетов с контрагентом, способ зачета аванса.
  • По кнопке Добавить заполните табличную часть документа:
    • в колонке Номенклатура выберите из справочника "Номенклатура" (при необходимости добавьте новые элементы) приобретенные канцтовары:
      • для управленческих нужд – с видом номенклатуры "Малоценное оборудование и запасы" (в форме элемента в блоке "Малоценное оборудование и запасы" переключатель "Порядок использования" установите в положение "До износа", рис. 2);
      • для производственных нужд – с видом номенклатуры "Материалы";
      • для канцтоваров для производственных нужд укажите счет учета (10.01 "Сырье и материалы");
      • для канцтоваров для управленческих нужд по ссылке откройте форму "Счета учета" и укажите счет затрат, на который списывается стоимость канцтоваров в бухгалтерском учете (26 "Общехозяйственные расходы"), и аналитику к нему (статья затрат с видом расхода "Прочие расходы" и подразделение (если учет в программе ведется по подразделениям));

      По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 3).

      Канцтовары для производственных нужд ("Карандаш механический") оприходованы на счет 10.01 "Сырье и материалы".

      Канцтовары для управленческих нужд ("Бумага для офисной техники") оприходованы на счет 10.21 "Малоценное оборудование и запасы" и их стоимость в бухгалтерском учете сразу списана на расходы в соответствии с учетной политикой организации и п. 2 ФСБУ 5/2019. В налоговом учете стоимость канцтоваров для управленческих нужд включается в расходы в обычном порядке в момент передачи их в использование (см. рис. 9).

      1.4 Входной НДС принят к вычету

      Документ "Счет-фактура полученный".

      • Заполните поля Счет-фактура № и от в документе поступления, нажмите кнопку Зарегистрировать или проведите документ поступления (рис. 1). Автоматически будет создан документ Счет-фактура полученный, его поля будут заполнены данными из документа-основания, а в форме документа-основания появится ссылка на созданный документ.
      • По ссылке откройте документ Счет-фактура полученный. Проверьте заполнение полей документа и установленный флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если флажок снять, то вычет отражается регламентным документом Формирование записей книги покупок.
      • Кнопка Записать и закрыть.

      По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 4).

      2. Учет доставки канцтоваров

      2.1 Учтены дополнительные расходы (доставка) на приобретение канцтоваров (для производственных нужд)

      2.2 Учтены дополнительные расходы (доставка) на приобретение канцтоваров (для управленческих нужд)

      2.3 Учтен входной НДС

      2.4. Учтена в расходах в БУ стоимость доставки канцтоваров для управленческих нужд

      Документ "Поступление доп. расходов" (создается на основании документа поступления) (рис. 5).

      • Раздел: ПокупкиПоступление (акты, накладные, УПД).
      • Выделите в списке документ-основание (Поступление (акт, накладная, УПД)).
      • Кнопка Создать на основании, выберите Поступление доп. расходов.
      • По ссылке в поле Расчеты проверьте счета учета расчетов, сроки расчетов с контрагентом, способ зачета аванса.
      • На закладке Главное укажите:
        • в поле Сумма – стоимость доставки;
        • ставку НДС;
        • в поле Способ распределения – способ, в соответствии с которым будет распределяться сумма дополнительных расходов – пропорционально сумме или количеству.
        • табличная часть заполняется автоматически на основании данных документа поступления по кнопке ЗаполнитьЗаполнить по поступлению. При проведении документа сумма доставки включается в фактическую стоимость канцтоваров в соответствии со способом распределения, указанным на закладке "Главное". Если на закладке "Товары" вручную указать суммы в колонках Доп. расходы и НДС, то проводки будут сформированы с учетом этих сумм.

        По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 6).

        2.4 Входной НДС принят к вычету

        Документ "Счет-фактура полученный".

        • Заполните поля Счет-фактура № и от в документе поступления услуг, нажмите кнопку Зарегистрировать или проведите документ поступления (рис. 5). Автоматически будет создан документ Счет-фактура полученный, его поля будут заполнены данными из документа-основания, а в форме документа-основания появится ссылка на созданный документ.
        • По ссылке откройте документ Счет-фактура полученный. Проверьте заполнение полей документа и установленный флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если флажок снять, то вычет отражается регламентным документом Формирование записей книги покупок.
        • Кнопка Записать и закрыть.

        По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 7).

        3. Передача канцтоваров в использование

        3.1 Учтена в расходах в БУ и в НУ стоимость канцтоваров для производственных нужд, переданных в использование

        3.2 Отражена передача в использование канцтоваров для управленческих нужд

        3.3 Учтена в расходах в НУ стоимость канцтоваров для управленческих нужд, переданных в использование

        Документ "Расход материалов" (рис. 8).

        • Раздел: СкладРасход материалов (Требования-накладные).
        • Кнопка Создать.
        • В поле Вид операции выберите "Использование материалов".
        • Заполните поле Склад и укажите Цель расхода материалов для заполнения печатной формы.
        • По ссылке в поле Счет затрат откройте форму "Счета затрат" и установите переключатель Указывается: в положение «В списке», по кнопке ОК сохраните изменения. После этого в табличной части на закладке Материалы появится колонка Счет затрат.
        • На закладке Материалы табличную часть заполните по кнопке Добавить:
          • выберите списываемые канцтовары, проверьте счет учета и списываемое количество;
          • в колонке Счет затрат по ссылке откройте одноименную форму и укажите счет затрат, на который списываются канцтовары (счет 26 "Общехозяйственные расходы" – для управленческих нужд, счет 25 "Общепроизводственные расходы" – для производственных нужд), и аналитику к нему – подразделение и статью затрат с видом расхода "Прочие расходы".

          По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 9).

          Стоимость канцтоваров для производственных нужд отнесена на расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

          Стоимость канцтоваров для управленческих нужд отнесена на расходы только в налоговом учете, поскольку в бухгалтерском учете стоимость была включена в расходы в момент приобретения (см. рис. 3, 6).

          Поскольку в бухгалтерском и налоговом учете стоимость канцтоваров для управленческих нужд списывается в расходы в разные моменты времени (в бухгалтерском учете – в момент приобретения, в налоговом учете – в момент передачи в использование), в соответствии с ПБУ 18/02 в оценке этих канцтоваров в момент списания стоимости в бухгалтерском учете возникнет временная разница и соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА), который будет погашен в момент списания стоимости в налоговом учете. Если списание стоимости канцтоваров в бухгалтерском и налоговом учете произошло в пределах одного месяца, признание и погашение ОНА в учете не отразится.

          Учет канцтоваров в бухгалтерии проводки

          Счет 10 «Материалы» для «чайников»

          Автор статьи

          Автор обучающих курсов «Бухгалтерский учет для продвинутых», «Бухгалтерия и налоги для руководителя. Как проверить бухгалтера?», «Финансовый анализ для экспертов кредитных организаций», «Управленческий учет и бюджетирование». Сооснователь и Генеральный директор ПрофиРост, стаж профессиональной деятельности более 20 лет.

          Счет 10 «Материалы» служит для учета любых материалов на предприятии. Обратите внимание, что для учета товаров используется счет 41 «Товары». Отличие материалов от товаров заключается в следующем: материалы предприятие покупает для внутреннего использования, а товары для перепродажи.

          К десятому счету открыто 11 субсчетов, которые позволяют сгруппировать материалы по видам.

          На первом субсчете счета 10 учитывают материалы, которые используются в производственной деятельности. Если предприятие не занимается производством, субсчет 10.01 не используется. То же самое относится к субсчету 10.02 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия».

          В том случае, если у предприятия есть на балансе или в аренде автомобили, нужно использовать для учета топлива одноименный субсчет 10.03.

          На субсчете 10.04 ведут учет тары, если предприятие покупает материалы для производственной деятельности, упакованные в возвратную тару (например, поддоны для кирпичей или строительных блоков). Следует обратить внимание на то, что для учета тары под товаром используется счет 41.

          Связанный курс

          Пятый субсчет 10-го счета применяют для учета запасных частей, которые подлежат замене на автомобилях. На этом же субсчете 10.05 учитывают автомобильные шины.

          На субсчете 10.06 учитываются отходы производства (обрубки, обрезки, стружка и т.п.); неисправимый брак; материальные ценности, полученные от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы (например запасные части, изношенные шины и утильная резина). Отходы производства, используемое как топливо учитывается на субсчете 10-3 «Топливо».

          Счет 10.07 используется только в том случае, когда предприятию необходимо передать стороннему предприятию собственные материалы для переработки. Например, предприятие производит мебель из натурального дерева и закупило круглый лес. Этот лес нужно учесть сначала на счете 10.01 «Сырье и материалы». Затем происходит передача круглого леса подрядчику для распиловки, чтобы получить из него доску. В момент передачи делается проводка Дт 10.07 – Кт 10.01. Из этой доски будет изготавливаться мебель. Когда предприятие получит от подрядчика доску, нужно сделать проводку Дт 10.01 – Кт 10.07.

          Субсчет 10.08 применяют только строительные и подрядные организации для учета материалов, которые применяются для строительно-монтажных работ.

          Счет 10.09- учитывается инвентарь, инструменты, хозяйственные принадлежности и другие средства труда. Например, тряпки, швабры, лопаты, канцелярия и тп объекты. Кроме того, на этом счете учитывают малоценные основные средства (ОС). К малоценным ОС относят объекты, в целом отвечающие критериям основных средств, но стоимостью менее 40 000руб. Эти объекты можно списывать на затраты единовременно без амортизации.

          В момент покупки (поступления) спецодежды и спецоснастки на склады предприятия их учитывают на счете 10.10. При передаче спецодежды и спецоснастки в эксплуатацию (непосредственно лицам, которые их используют) делают проводку Дт 10.11 — Кт 10.10, таким образом спецодежда и спецоснастка после передачи в эксплуатацию учитывается на субсчете 10.11 до тех пор пока не спишется на затратный счет.

          Более подробно учет материалов Вы можете изучить в Учебном центре «ПрофиРост» на групповых или индивидуальных занятиях.

          Энциклопедия ПрофиРоста, 29.11.2019

          Информацию на странице ищут по запросам: Как работать в 1С, как отразить уставный капитал, как сформировать УК, Активный счет, Пассивный счет, как проверить сальдо, как посчитать сальдо, Корпоративная карта, расчетный счет, подотчетник, подотчет, авансовый отчет, Регистрация ООО, Регистрация ИП, налоги, заявление на регистрации ООО, заявление на открытие ИП, открытие ИП, открытие ООО, форма Р21001, освобождение от уплаты госпошлины, Курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих

          Учет канцтоваров: справочник бухгалтера-бюджетника

          Как отразить в бухгалтерском учете расходы на приобретение канцелярских принадлежностей? На какие КВР и коды КОСГУ они относятся? Как учитываются указанные объекты: в составе основных средств или материальных запасов? Ответы на эти вопросы — в статье.

          Основные средства или материалы?

          Отнесение материальных ценностей к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) входит в компетенцию образовательного учреждения, которое самостоятельно принимает решение исходя из установленных в учетной политике способов ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, функциональной и экономической направленности производимых расходов, принимая во внимание положения инструкций №157н [1] , 162н [2] , 174н [3] , 183н [4] , СГС "Основные средства" [5] и СГС "Запасы« [6] .

          Главным критерием в данном случае будет срок полезного использования. Если он превышает 12 месяцев, то канцелярские принадлежности включаются в состав основных средств, если нет — в состав материальных запасов.

          Особенности учета канцтоваров

          Учет в составе основных средств

          Канцтовары, отнесенные к основным средствам (калькуляторы, дыроколы, брошюровщики, переплетчики бумаги, ножницы, лотки для бумаги, подставки для канцелярских мелочей и другие аналогичные принадлежности, которые используются более года), учитываются на счете 0 101 06 000 «Инвентарь производственный и хозяйственный» (п. 53 Инструкции №157н).

          Формирование первоначальной стоимости канцтоваров осуществляется на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства» (п. 130 Инструкции №157н).

          Расходы на их приобретение отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке со статьей 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка №85н [7] , 11.1 Порядка №209н [8] ).

          Канцтовары, стоимость которых не превышает 10 000 руб., при выдаче их в эксплуатацию списываются с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации» (п. 39 СГС «Основные средства», п. 50, 373 Инструкции №157н). Принятие таких объектов к забалансовому учету осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) либо накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) одним из следующих способов:

          — в условной оценке «один объект — один рубль»;

          — по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта, если такой способ оценки предусмотрели в учетной политике.

          На канцтовары стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. начисляется амортизация в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию (п. 39 СГС «Основные средства», п. 92 Инструкции №157н). Внутреннее перемещение этих объектов в учреждении оформляется требованием-накладной (ф. 0315006).

          Выбытие канцтоваров как с балансового, так и с забалансового учета производится на основании акта приема-передачи объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) либо акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104).

          За счет субсидии на выполнение государственного задания образовательное учреждение (является автономным) приобрело у сторонней организации брошюровщик на сумму 8 000 руб. Оплата товара произведена с лицевого счета, открытого учреждению в ОФК. Комиссией по поступлению и выбытию активов принято решение учитывать брошюровщик в составе основных средств (код 330.28.99.11 ОКОФ). Он используется в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС.

          Согласно Инструкции №183н в бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

          Содержание операции

          Дебет

          Кредит

          Сумма, руб.

          Отражены вложения в объект основных средств — брошюровщик

          Погашена задолженность перед сторонней организацией

          Забалансовый счет 18

          Принят к учету брошюровщик

          Выдан брошюровщик в эксплуатацию

          Отражено увеличение забалансового счета

          Забалансовый счет 21

          * Предусмотрен учетной политикой учреждения.

          Учет в составе материалов

          Канцтовары, отнесенные к материальным запасам (бумага, ручки, карандаши, стержни, папки, скрепки и иные материалы, которые используются 12 месяцев и меньше), учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции №157н).

          Для учета вложений в объеме фактических затрат учреждения в материальные ценности (канцтовары) при их приобретении используется счет 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы» (п. 133 Инструкции №157н).

          Расходы на их покупку отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка №85н, п. 11.4.6 Порядка №209н).

          В зависимости от порядка приобретения и (или) использования канцтовары можно учитывать (п. 8 СГС «Запасы», Письмо Минфина РФ от 01.08.2019 №02-07-07/58075):

          — в номенклатурных (реестровых) единицах;

          — партиями, однородными (реестровыми) группами запасов.

          Номенклатурную единицу целесообразно применять в случае необходимости ведения раздельного аналитического учета однородных материальных запасов, выпущенных разными производителями, имеющих разные артикулы, торговые марки, размеры, сорт.

          Учетпартиями ведется при массовых продажах. К уникальным товарам данная единица учета не применяется.

          Однородная группа материальных запасов позволяет оптимизировать учетные процедуры, уменьшить затраты, связанные с ведением учета. Например, бумагу для офисной техники разных торговых марок при совпадении количества листов в пачках и формата можно учитывать по однородной группе «Бумага для офисной техники формата A4».

          Выбранный способ учета канцтоваров следует закрепить в учетной политике учреждения.

          Аналитический учет канцтоваров ведется по группам (видам), наименованиям, сортам и количеству в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 119 Инструкции №157н).

          В целях перемещения канцелярских товаров внутри учреждения оформляется требование-накладная (ф. 0504204).

          Списание канцтоваров с балансового учета при выдаче в эксплуатацию осуществляется по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Способ списания закрепляется в учетной политике учреждения.

          Казенное дошкольное образовательное учреждение приобрело через подотчетное лицо канцтовары (бумагу, папки-скоросшиватели, ручки, блокноты). Подотчетные средства в размере 5 000 руб. были зачислены на банковскую карту учреждения, выданную работнику. Работник снял с карты наличные деньги через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неиспользованные денежные средства в сумме 50 руб. внесены работником на карту через банкомат и в этот же операционный день зачислены на лицевой счет учреждения. На основании авансового отчета канцтовары были приняты к учету, а потом выданы в пользование сотрудникам учреждения.

          В соответствии с Инструкцией №162н в бюджетном учете отразятся следующие записи:

          Содержание операции

          Дебет

          Кредит

          Сумма, руб.

          Перечислена на банковскую карту учреждения подотчетная сумма на покупку канцтоваров

          Забалансовый счет 17

          Получена работником подотчетная сумма через банкомат

          Забалансовый счет 18

          Приняты к учету канцтовары на основании авансового отчета

          Внесен неиспользованный остаток подотчетной суммы на банковскую карту

          Забалансовый счет 17

          Зачислены неиспользованные денежные средства на лицевой счет учреждения

          Забалансовый счет 18

          Списаны на расходы выданные канцтовары

          Отнесение канцтоваров к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) входит в компетенцию образовательного учреждения, которое принимает решение по данному вопросу в соответствии с положениями действующих нормативных правовых актов по ведению учета и несет ответственность за правильность принятого им решения.

          Канцелярские принадлежности, которые планируется использовать в деятельности учреждения более года, учитываются в составе основных средств на счете 0 101 06000, расходы на их приобретение отражаются по КВР 244 и статье 310 КОСГУ. Принадлежности со сроком использования менее года — в составе материальных запасов на счете 0 105 06 000 с отнесением расходов на их приобретение на КВР 244 и подстатью 346 КОСГУ.

          [1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

          [2] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

          [3]Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

          [4]Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

          [5] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 257н.

          [6] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы», утв. Приказом Минфина РФ от 07.12.2018 № 256н.

          [7] Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации РФ,
          утв. Приказом Минфина РФ от 06.06.2019 № 85н.

          [8] Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н.

          Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

          Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

          Акт на списание канцтоваров

          Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.

          • Бланк и образец
          • Бесплатная загрузка
          • Онлайн просмотр
          • Проверено экспертом

          Что считается канцелярскими товарами

          К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п.), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы). Сюда же включаются крепежные материалы (папки, скрепки, скобы, штемпели и т.п.), чертежные изделия (например, готовальни), пеналы, портфели (но только школьные) и прочие виды товаров.

          Все они относятся к категории материальных запасов предприятия и входят в состав основных средств, которые при необходимости следует списывать в установленном законом порядке.

          Отдельно стоит отметить, что списыванию подлежит и рекламная канцелярская продукция, предназначенная для внешних рекламных акций, но выдаваемая сотрудникам для внутреннего пользования (например, блокноты, календари, ручки с логотипами и т.п.).

          Кто может применять данный акт

          Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.

          Зачем составлять акт на списание канцтоваров

          Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки. Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль. Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта.

          Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета. Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат.

          Этапы процесса оформления приобретения канцелярских товаров

          Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов.

          1. Сначала приобретение, при котором обязательно должен быть получен кассовый и товарный чек, а также приходный ордер.
          2. Далее происходит отправление канцтоваров в те отделы, которые в них нуждаются (здесь применяется требование-накладная, без указания назначения товарно-материальных ценностей).
          3. Завершающим этапом становится сам акт списания канцтоваров.

          Порядок применения акта

          Для того, чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек (это может быть, например, сам руководитель компании и бухгалтер). Она назначается отдельным приказом, идущим от лица директора фирмы. Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание.

          Правила составления документа

          Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

          • каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
          • разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).

          При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать

          • дату составления,
          • наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей,
          • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены),
          • подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.

          К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.

          Правила оформления акта на списание канцтоваров

          Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это значения не имеет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

          Единственное условие: он должен содержать «живые подписи» ответственных за списание лиц.

          Печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости их применения в своей деятельности.

          После составления акта и признания расходов на канцтовары в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться не менее трех лет.

          Образец акта на списание канцтоваров

          Данный акт имеет вполне стандартную структуру.

          1. Вначале сверху пишется полное наименование организации, ее адрес, а также отводится место для утверждения директором.
          2. Затем в документе фиксируется период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
          3. После этого в акт вносится перечень списываемых товарно-материальных ценностей.

          Приобретение и учет канцелярских товаров

          Приобретение и учет канцелярских товаров

          Как отразить в бухгалтерском учете расходы на приобретение канцтоваров? На какие КВР и коды КОСГУ они относятся? Как учитываются указанные объекты: в составе основных средств или материальных запасов? Ответы на эти вопросы – в статье.

          Основные средства или материалы?

          Отнесение материальных ценностей к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) входит в компетенцию образовательного учреждения, которое самостоятельно принимает решение исходя из установленных в учетной политике способов ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, функциональной и экономической направленности производимых расходов, принимая во внимание положения инструкций № 157н [3] , 162н [2] , 174н [1] , 183н [4] , СГС «Основные средства» [5] и СГС «Запасы» [6] .

          Главным критерием в данном случае будет срок полезного использования. Если он превышает 12 месяцев, то канцелярские принадлежности включаются в состав основных средств, если нет – в состав материальных запасов.

          Особенности учета канцтоваров.

          Учет в составе основных средств

          Канцтовары, отнесенные к основным средствам (калькуляторы, дыроколы, брошюровщики, переплетчики бумаги, ножницы, лотки для бумаги, подставки для канцелярских мелочей и другие аналогичные принадлежности, которые используются более года), учитываются на счете 0 101 06 000 «Инвентарь производственный и хозяйственный» (п. 53 Инструкции № 157н).

          Формирование первоначальной стоимости канцтоваров осуществляется на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства» (п. 130 Инструкции № 157н).

          Расходы на приобретение канцтоваров отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке со статьей 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н [7] , 11.1 Порядка № 209н [8] ).

          Канцтовары, стоимость которых не превышает 10 000 руб., при выдаче их в эксплуатацию списываются с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации» (п. 39 СГС «Основные средства», п. 50, 373 Инструкции № 157н). Принятие таких объектов к забалансовому учету осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) либо накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) одним из следующих способов:

          • в условной оценке «один объект – один рубль»;
          • по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта, если такой способ оценки предусмотрели в учетной политике.

          На канцтовары стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. начисляется амортизация в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию (п. 39 СГС «Основные средства», п. 92 Инструкции № 157н). Внутреннее перемещение этих объектов в учреждении оформляется требованием-накладной (ф. 0315006).

          Выбытие канцтоваров как с балансового, так и с забалансового учета производится на основании акта приема-передачи объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) либо акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104).

          За счет субсидии на выполнение государственного задания образовательное учреждение (является автономным) приобрело у сторонней организации брошюровщик на сумму 8 000 руб. Оплата товара произведена с лицевого счета, открытого учреждению в ОФК. Комиссией по поступлению и выбытию активов принято решение учитывать брошюровщик в составе основных средств (код 330.28.99.11 ОКОФ). Он используется в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС.

          Согласно Инструкции № 183н в бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

          Отражены вложения в объект основных средств – брошюровщик

          Погашена задолженность перед сторонней организацией

          Забалансовый счет 18

          Принят к учету брошюровщик

          Выдан брошюровщик в эксплуатацию

          Отражено увеличение забалансового счета

          Забалансовый счет 21

          * Предусмотрен учетной политикой учреждения.

          Учет в составе материалов.

          Канцтовары, отнесенные к материальным запасам (бумага, ручки, карандаши, стержни, папки, скрепки и иные материалы, которые используются 12 месяцев и меньше), учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции № 157н).

          Для учета вложений в объеме фактических затрат учреждения в материальные ценности (канцтовары) при их приобретении используется счет 0 106 04 000 «Вложения в материальные запасы» (п. 133 Инструкции № 157н).

          Расходы на их покупку отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 11.4.6 Порядка № 209н).

          В зависимости от порядка приобретения и (или) использования канцтовары можно учитывать (п. 8 СГС «Запасы», Письмо Минфина РФ от 01.08.2019 № 02‑07‑07/58075):

          • в номенклатурных (реестровых) единицах;
          • партиями, однородными (реестровыми) группами запасов.

          Номенклатурную единицу целесообразно применять в случае необходимости ведения раздельного аналитического учета однородных материальных запасов, выпущенных разными производителями, имеющих разные артикулы, торговые марки, размеры, сорт.

          Учет партиями ведется при массовых продажах. К уникальным товарам данная единица учета не применяется.

          Однородная группа материальных запасов позволяет оптимизировать учетные процедуры, уменьшить затраты, связанные с ведением учета. Например, бумагу для офисной техники разных торговых марок при совпадении количества листов в пачках и формата можно учитывать по однородной группе «Бумага для офисной техники формата A4».

          Выбранный способ учет канцелярских товаров следует закрепить в учетной политике учреждения.

          Аналитический учет канцелярских товаров ведется по группам (видам), наименованиям, сортам и количеству в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 119 Инструкции № 157н).

          В целях перемещения канцелярских товаров внутри учреждения оформляется требование-накладная (ф. 0504204).

          Списание канцтоваров с балансового учета при выдаче в эксплуатацию осуществляется по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) или акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Способ списания закрепляется в учетной политике учреждения.

          Казенное дошкольное образовательное учреждение приобрело через подотчетное лицо канцтовары (бумагу, папки-скоросшиватели, ручки, блокноты). Подотчетные средства в размере 5 000 руб. были зачислены на банковскую карту учреждения, выданную работнику. Работник снял с карты наличные деньги через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неиспользованные денежные средства в сумме 50 руб. внесены работником на карту через банкомат и в этот же операционный день зачислены на лицевой счет учреждения. На основании авансового отчета канцтовары были приняты к учету, а потом выданы в пользование сотрудникам учреждения.

          В соответствии с Инструкцией № 162н в бюджетном учете отразятся следующие записи:

          Перечислена на банковскую карту учреждения подотчетная сумма на покупку канцтоваров

          Как отразить в учете канцелярские товары

          Отпуск канцтоваров со склада в подразделения организации оформите требованием-накладной по форме № М-11. В ней укажите наименование подразделения, которому выданы канцтовары, номер счета, на котором учитываются затраты на содержание данного подразделения (например, счет 44 при передаче канцтоваров в отдел продаж) (п. 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

          Если со склада канцтовары отпускаются в промежуточное подразделение организации (например, в АХО), то в момент передачи неизвестно, какое количество израсходует каждое подразделение организации (например, бухгалтерия, отдел закупок). В этом случае по мере их расходования каждым подразделением нужно составлять акты (отчеты) в произвольной форме. В них следует указать наименование, количество, стоимость канцтоваров и подтвердить целесообразность их использования. На основании этих актов (отчетов) стоимость канцтоваров списывайте на затраты. Такой порядок следует из пунктов 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

          Бухучет

          В бухучете канцтовары учитывайте в составе материалов на счете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Приобретение канцтоваров оформляйте и отражайте в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов. Подробнее об этом см. Как отразить в учете поступление материалов .

          Ситуация: нужно ли в бухучете включать в состав основных средств канцтовары, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев? Например, ножницы, калькуляторы и т. п.

          Канцтовары, стоимость которых не превышает лимита, установленного в учетной политике, можно учесть на счете 10 «Материалы» и единовременно списать при передаче в эксплуатацию.

          Активы, соответствующие всем признакам основных средств и стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Если организация решит воспользоваться таким правом, она должна зафиксировать это в учетной политике для целей бухучета. При этом нужно выбрать конкретный лимит стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Устанавливая такой лимит, учтите, что его сумма не может превышать 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).

          При отпуске канцтоваров со склада одновременно с составлением требования-накладной по форме № М-11 или акта (отчета) делайте проводку:

          Дебет 23 (25, 26, 29, 44. ) Кредит 10-9

          – отнесена на затраты стоимость израсходованных канцтоваров.

          Об этом говорится в пунктах 90, 93, 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

          Методы оценки стоимости

          Стоимость, по которой канцтовары списываются со счета 10-9, определите одним из следующих способов:

          • по себестоимости каждой единицы запасов ;
          • ФИФО ;
          • по средней себестоимости .

          Об этом сказано в пункте 58 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности и в пункте 16 ПБУ 5/01.

          Метод оценки стоимости списываемых канцтоваров закрепите в учетной политике для целей бухучета. Такие правила установлены пунктом 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

          ОСНО: налог на прибыль

          При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). При методе начисления сделайте это сразу в момент приобретения (п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы на канцтовары учтите, только если они оплачены (п. 3 ст. 273 НК РФ). Подробнее об этом см. Какие прочие расходы, связанные с производством и реализацией, учитывать по налогу на прибыль .

          Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете налога на прибыль в момент их передачи в подразделение.

          При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

          Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

          Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение канцтоваров. Организация применяет общую систему налогообложения

          4 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2 000 руб. на покупку канцтоваров для организации (бумаги, степлеров, ручек и т. д.). Иванова действует от имени организации по доверенности.

          5 апреля Иванова приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтер оприходовал полученные материалы. Вместе с авансовым отчетом Иванова представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.), накладную и кассовый чек.

          7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной. В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада.

          В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи.

          Дебет 71 Кредит 50
          – 2 000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

          Дебет 60 Кредит 71
          – 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров;

          Дебет 10-9 Кредит 60
          – 1695 руб. (2 000 руб. – 305 руб.) – оприходованы канцтовары;

          Дебет 19 Кредит 60
          – 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

          Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
          – 305 руб. – принят к вычету входной НДС.

          Дебет 26 Кредит 10-9
          – 1695 руб. – учтена в составе общехозяйственных расходов стоимость канцтоваров.

          В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил стоимость канцтоваров (1695 руб.) в состав прочих расходов.

          Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на канцтовары, приобретенные в розницу через подотчетника? В товарном и кассовом чеках стоимость материалов отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене.

          В налоговом учете можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документами, оформленными по требованиям законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.

          При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника.

          Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

          Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим.

          Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены не только теми документами, что оформлены в соответствии с законодательством, но и теми, что косвенно подтверждают понесенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

          Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на канцтовары на основании кассового и товарного чека, даже если в них стоит общая сумма, уплаченная за все приобретенные товары без расшифровки. И при этом имеется авансовый отчет сотрудника.

          Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 октября 2008 г. № А55-911/2008 и от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32).

          ОСНО: НДС

          Входной НДС, предъявленный при приобретении канцтоваров, примите к вычету при наличии счета-фактуры (п. 2 ст. 171 НК РФ). Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

          • организация пользуется освобождением от уплаты НДС ;
          • организация проводит только не облагаемые НДС операции.

          В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости канцтоваров. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

          Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции, входной налог со стоимости канцтоваров распределите (п. 4 и 4.1 ст. 170 НК РФ).

          УСН

          Если организация платит единый налог с доходов, то при расчете налоговой базы стоимость канцтоваров не учитывайте (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

          Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, стоимость канцтоваров уменьшает налоговую базу (подп. 17 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Учесть расходы на приобретение канцтоваров можно сразу же после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

          Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете единого налога в момент их передачи в подразделения.

          При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

          Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

          Входной НДС по приобретенным канцтоварам тоже включите в состав расходов (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

          ЕНВД

          Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы по ЕНВД расходы на приобретение канцтоваров не влияют.

          ОСНО и ЕНВД

          Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД, а приобретенные канцтовары использует в обоих видах деятельности, то стоимость этих канцтоваров нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ).

          Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на приобретение канцтоваров, также нужно распределить . Распределите НДС по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

          Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: