Особенности учета топливных карт на предприятии

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК). Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий.

Вопрос: Как отразить в учете организации, оказывающей транспортные услуги, операции по приобретению топлива для автомобилей с использованием топливных карт, которые поставщик предоставляет бесплатно?
Посмотреть ответ

Что собой представляют топливные карты

Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:

  • Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
  • Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
  • Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
  • Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.

Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.

Вопрос: Как отразить в учете приобретение топливных карт?
Организация, оказывающая автотранспортные услуги, заключила договор поставки с топливной компанией на приобретение топлива на АЗС с использованием топливных карт (технических средств учета отпуска топлива, не являющихся средством оплаты топлива).
Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В месяце заключения договора организация перечислила поставщику денежные средства в оплату стоимости изготовления 15 топливных карт в сумме 1 800 руб. (в том числе НДС 300 руб.).
Срок действия топливных карт составляет 24 месяца, после чего они заменяются на новые (без доплаты). В соответствии с учетной политикой для целей бухгалтерского учета имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев, стоимость которого не превышает 40 000 руб., учитывается в качестве материально-производственных запасов (МПЗ). Согласно учетной политике для целей налогообложения стоимость имущества, не являющегося амортизируемым, в полной сумме списывается на расходы на дату его передачи в эксплуатацию.
Посмотреть ответ

Рекомендации по учету

Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:

  • Нужна Учетная политика, а также План счетов.
  • Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.

Как отражать приобретение бензина по топливным картам и его списание в расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке. На их основании осуществляется бухучет. Это актуально и для коммерческих, и для бюджетных предприятий.

Топливные карты в бухучете

ТК без учета ГСМ фиксируются в числе МПЗ по реальной себестоимости. Траты относятся к центральным направлениям работы. Расходы по тратам на приобретение ТК помещаются на счет 10.6. Учет исполняется на базе накладной и соглашения на поставку. Рассмотрим используемые проводки:

  • ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.
  • ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
  • ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
  • ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.
  • ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.

Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71. Также в бухучете не фиксируется выдача карты специалисту.

Бухучет трат на топливо

Информация с терминалов АЗС направляется в центр организации. Происходит ее обработка, после чего оформляется отчет об операциях по ТК. Поставщик на заключительный день месяца направляет фирме, заказавшей карту, эти документы:

  • Счет-фактуру.
  • Помесячный отчет по платежам.
  • Накладную.
  • Акт сверки взаиморасчетов.

В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ. Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций. Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета. Рассмотрим используемые проводки:

  • ДТ60.2 КТ51. Предоплата за топливо. Первичка: банковская выписка.
  • ДТ10.3 КТ60.1. Принятие топлива, приобретенного по карте, к учету. Документы: соглашение о поставке.
  • ДТ19 КТ60.1. Учет НДС. Документ: счет-фактура.
  • ДТ68 КТ19. Учет НДС на основании записи в журнале закупок.
  • ДТ60.1 КТ60.2. Зачет предоплаты. Первичка: справка из бухгалтерии, а также акт сверки взаиморасчетов.
  • ДТ20, 26, 44 КТ10.3. Списание стоимости топлива. Документы: путевый лист.

Если первичный документ отсутствует, проводка выполняться не может.

Налоговый учет

Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:

  • Принятие ТК к учету.
  • Получение счет-фактуры.
  • Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.

Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы. Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:

  • Обоснование трат, если они не превышают норму.
  • Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
  • Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.

При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка: ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.

Проводки по ТК для бюджетных субъектов

Проводки по ТК будут следующими:

  • ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
  • ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
  • ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
  • ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
  • ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
  • ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.

К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.

Законодательное обоснование

Учет осуществляется на базе этих нормативных актов:

  • Пункт 5, 6 ПБУ 5/01. Процедура оприходования топлива.
  • Статья 223 ГК РФ. Переход прав на ресурсы на дату оплаты.
  • Статья 458 ГК РФ. Переход прав на дату фактического отпуска. То есть это дата заправки ТС.
  • Пункт 1 статьи 172 НК РФ. Принятие НДС с приобретения топлива к вычету.
  • Пункт 52 Инструкции по учету, утвержденная Приказом Минфина №148н от 30 декабря 2008 года.

Также учет ТК регулируется пунктом 1 статьи 252 НК РФ. В этом нормативном акте указано, что израсходованное топливо нужно подтверждать при помощи документов.

Распространенные ошибки

Рассмотрим частые ошибки, которые допускает бухгалтер:

  • Учет выдачи карты сотруднику на счете 71.
  • ТК не отражены на забалансовом счете, так как они выданы безвозмездно.

Если ТК выдаются бесплатно, отразить их нужно на забалансовом счете 006 по условной стоимости. То есть стоимость одной карты составит рубль.

Топливные карты учет в бухгалтерии

Дата публикации 22.04.2021

Использован релиз 3.0.91

Организация ООО "Швейная фабрика", имеющая на балансе собственный автомобиль марки Toyota Camry, заключила договор поставки топлива с поставщиком ГСМ (топливной компанией ООО "Шелл Нефть") на приобретение бензина марки АИ-95 на автозаправочных станциях этого поставщика с применением топливной карты. Автомобиль используется в административной деятельности организации. Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. Поставщик в конце месяца выставляет покупателю документы, содержащие данные о поставке топлива за месяц, – товарную накладную, счет-фактуру, реестр операций по топливной карте.

ООО "Швейная фабрика" перечислила поставщику безналичным путем 100-процентную предоплату за изготовление одной топливной карты стоимостью 200,00 руб. и за топливо, приобретаемое с использованием топливной карты, АИ-95 по цене 50 руб. за литр из расчета 200 литров на сумму 10 000 руб. По путевым листам и реестру операций за январь 2021 г. по топливной карте заправлено 150 литров на сумму 7 500 руб. (в т. ч. НДС 20 % 1 250,00 руб.), предоставлена товарная накладная и счет-фактура от поставщика топлива. По путевым листам израсходовано за месяц 132 литра.

В соответствии с условиями договора на поставку топлива:

  • топливные карты поставщик предоставляет за плату, обслуживание карт является бесплатным;
  • право собственности на ГСМ переходит к организации в момент его фактического получения на АЗС;
  • ГСМ выбираются на АЗС по цене, действующей на дату внесенной предоплаты;
  • закрывающие документы поставщик предоставляет один раз в месяц на дату окончания месяца.

В соответствии с учетной политикой организации:

  • ГСМ, приобретенные по топливным картам, приходуются на основании полученных от поставщика документов на последнее число каждого месяца, неотфактурованные поставки в пределах месяца не оформляются;
  • расходы на ГСМ не нормируются, то есть учитываются в полном объеме;
  • сводные отчеты по путевым листам оформляются на последнее число каждого месяца;
  • расходы на ГСМ отражаются в учете на последнее число каждого месяца на основании сводных отчетов и приложенных к ним путевых листов;
  • топливные карты учитываются в составе запасов, после выдачи водителю их стоимость списывается в расходы, а дальнейший учет ведется на забалансовом счете МЦ.04 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации" с закреплением за работником;
  • НДС с авансов поставщикам к вычету не принимается.

Создать на основании

Входящий Исходящий
Внутренний

Поступление (акт, накладная, УПД)

Поступление (акт, накладная, УПД)

Сводный отчет по путевым листам

1. Перечисление предоплаты поставщику за топливную карту и бензин

1.1 Перечислена предоплата поставщику

Документ "Списание с расчетного счета" (рис. 1).

  • Раздел: Банк и кассаБанковские выписки.
  • Создайте документ по кнопке Списание (вид операции – "Оплата поставщику") или откройте ранее созданный / загруженный через "Клиент-банк" документ.
  • Заполните / проверьте заполнение документа.
  • Установите флажок Подтверждено выпиской банка.
  • Кнопка Провести.

По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 2):

2. Учет поступления топливной карты

2.1 Оприходована топливная карта

2.2 Учтен входной НДС по топливной карте

2.3 Зачтен аванс

Документ Поступление (акты, накладные, УПД) (рис. 3).

  • Раздел: ПокупкиПоступление (акты, накладные, УПД).
  • Кнопка Поступление, вид операции документа "Товары (накладная, УПД)".
  • Заполните документ.
  • Табличную часть заполняйте по кнопке Добавить или Подбор.
    • В колонке Номенклатура выберите поступающие материалы. При создании новых элементов указывайте вид номенклатуры "Инвентарь и хозяйственные принадлежности".
    • Укажите количество, цену, ставку НДС, проверьте счет учета (10.09) в соответствующей колонке.

    По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 4):

    2.4 НДС принят к вычету

    Документ "Счет-фактура полученный" (рис. 5):

    • Для регистрации счета-фактуры, полученного от поставщика, в нижней части документа поступления заполните поля Счет-фактура № и от, затем нажмите кнопку Зарегистрировать. Автоматически будет создан документ Счет-фактура полученный, поля документа будут заполнены данными из документа-основания, а в форме документа-основания появится ссылка на созданный документ.
    • По ссылке откройте документ Счет-фактура полученный. Проверьте заполнение полей документа и установленный флажок Отразить вычет НДС в книге покупок. Если флажок снять, то вычет отражается регламентным документом Формирование записей книги покупок.
    • Запишите документ по кнопке Записать (если в документ вносили изменения).

    По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 6).

    2.5 Учтены расходы на приобретение топливной карты при передаче ее в использование

    2.6 Топливная карта принята к забалансовому учету

    Документ "Передача материалов в эксплуатацию" (рис. 7).

    • Раздел: СкладПередача материалов в эксплуатацию.
    • В поле От укажите дату передачи карты водителю.
    • На закладке Инвентарь и хозяйственные принадлежности заполните табличную часть по кнопке Добавить:
      • в колонке Номенклатура выберите топливную карту
      • в колонке Физическое лицо выберите водителя, которому передается карта
      • в колонке Способ отражения расходов выберите (при необходимости создайте новый) способ с нужным счетом расходов (20, 23, 25, 26)

      По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 8).

      3. Учет топлива, приобретенного по топливной карте

      3.1 Принято к учету топливо, отпущенное по топливной карте

      3.2 Учтен входной НДС по полученному бензину

      3.3 Сумма предоплаты частично зачтена

      Документ "Поступление (акт, накладная, УПД)" (рис. 9).

      • Раздел: ПокупкиПоступление (акт, накладные, УПД).
      • Кнопка Поступление, вид операции документа "Товары (накладная, УПД)".
      • Заполните документ.
      • Табличную часть заполняйте по кнопке Добавить или Подбор.
        • в колонке Номенклатура выберите из справочника соответствующую номенклатуру (или добавьте новую). При создании новых элементов указывайте вид номенклатуры "Топливо"
        • укажите количество, цену, ставку НДС, проверьте счет учета 10.03.1 "Топливо на складе" в соответствующих колонках

        По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 10).

        3.4 Принят НДС к вычету

        Документ "Счет-фактура полученный" (рис. 11).

        • Для регистрации счета-фактуры, полученного от поставщика, в нижней части документа поступления заполните поля Счет-фактура № и от и нажмите кнопку Зарегистрировать. Автоматически будет создан документ Счет-фактура полученный, поля документа будут заполнены данными из документа-основания, а в форме документа-основания появится ссылка на созданный документ.
        • По ссылке откройте документ Счет-фактура полученный. Проверьте заполнение полей документа и установленный флажок Отразить вычет НДС в книге покупок. Если флажок снять, то вычет отражается регламентным документом Формирование записей книги покупок.
        • Запишите документ по кнопке Записать (если в документ вносили изменения).

        По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 12).

        4. Стоимость израсходованного топлива учтена в расходах

        4.1 Учтена в расходах стоимость израсходованного топлива

        Документ "Расход материалов" с видом операции "Использование материалов" (рис. 13 — 14).

        Учет топливных карт в бухгалтерском учете

        Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.

        Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.

        Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.

        Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.

        Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.

        В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.

        Нюансы топливных карт

        Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:

        В чем заключаются преимущества топливной карты:

        Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.

        Топливные карты поступили: как учесть

        Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?

        Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.

        Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.

        Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.

        Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.

        Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.

        Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:

        Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:

        Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть

        Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.

        Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.

        Передача карт на топливо оформляется таким образом:

        После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.

        Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.

        В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.

        Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:

        • оприходование карт для заправки — функционал «Поступление»;
        • отпуск карт для заправки — функционал «Требования-накладные».

        Как проводить топливо, купленное по заправочным картам

        Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.

        Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:

        Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.

        Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.

        Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.

        Итоги

        Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.

        Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

        Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

        Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

        • денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
        • литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

        Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

        Порядок работы сервиса

        Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

        Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

        В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

        • перечисление аванса поставщику ГСМ;
        • списание денежных средств в оплату;
        • отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
        • остатки денежных средств.

        Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

        Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

        Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

        Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

        Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

        В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

        Проводки по учету электронных носителей АЗС

        Содержание операции Дебет Кредит
        Приобретение за плату
        Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты 10 60
        Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60
        Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10
        Перечислена оплата поставщику 60 51
        НДС принят к возмещению 68 19
        Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
        Приняты на забалансовый учет электронные носители 012склад
        Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику 012работник 012склад
        Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации 012склад 012работник
        Списан более не используемый электронный носитель 012склад

        Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

        Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

        Образец акта приема-передачи

        Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

        При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

        Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

        Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

        Акт на списание топливных карт: образец

        Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

        Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

        • накладную (акт приема-передачи);
        • счет-фактуру;
        • отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

        Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

        Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

        Содержание операции Дебет Кредит
        Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС 60авансы 51
        Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей 10 60
        Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60
        Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы
        Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10
        НДС принят к вычету 68 19

        Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

        Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

        По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».

        Учет ГСМ по топливным картам в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0

        Сегодня большинство компаний для функционирования и ведения своей деятельности используют автомобили. А раз есть автомобиль, значит, встает вопрос об учете затрат на его обслуживание: покупка и списание топлива, расходных материалов, страховки и т.д. Многие организации выбирают для себя топливные карты не только из-за удобства использования, но и правомерного принятия к вычету НДС. Однако здесь есть нюанс: служебные автомобили заправляются ежедневно, а в бухгалтерию закрывающие документы поступают от АЗС только в начале следующего месяца. Как бухгалтеру организовать учет по топливным картам обсудим сегодня в нашей статье.

        Прежде всего стоит отметить, что, начиная с релиза 3.0.74, в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрен новый функционал «Учет по путевым листам». В связи с этим программа претерпела некоторые изменения.

        Так, вместо ранее применяемого счета 10.03 для учета топлива теперь используются счета 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке». Ранее используемый счет 10.03 стал группой и в проводках теперь не используется. При использовании функционала «Путевые листы» учет ведется на счете 10.03.2 в разрезе транспортных средств.

        Также отметим, что несмотря на добавленный функционал учета ГСМ по путевым листам, в программе сохранилась возможность вести учет как и ранее – в разрезе партий и складов. И для этого теперь предусмотрен счет 10.03.1.

        При обновлении программы на указанный релиз все остатки по счету 10.03 автоматически перенесутся на счет 10.03.1. Если вы будете вести учет как и ранее, то единственное, что поменяется – это счет: вместо 10.03 вы теперь будете использовать 10.03.1.

        Если же вы решите использовать новый функционал и вести учет в разрезе транспортных средств (а это, сразу скажем, удобнее, хоть и более трудоемко), то вам необходимо переместить остатки на счет 10.03.2.

        Также, начиная с релиза 3.0.74, добавился новый субсчет к счету 76 — 76.15 «Приобретение по топливным картам».

        Теперь, когда мы рассказали о новом функционале, давайте остановимся подробнее на учете ГСМ по топливным картам в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0.

        Чтобы компании вести учет ГСМ по топливным картам сначала ее нужно купить. Для этого ответственное лицо компании (в маленьких компаниях эта функция может быть возложена на бухгалтера) подает на АЗС заявку. На основании этой заявки головной центр (так называемый процессинговый центр АЗС – пункт сбора сведений обо всех карточных терминалах АЗС) подготавливает договор на поставку ГСМ с приложением к нему перечня всех АЗС, входящих в зону обслуживания по карте, и выпускает для вашей организации топливные карты (их количество зависит от количества ваших автомобилей). Здесь важный момент – в договоре должно быть прописано, как будет передана вам топливная карта – за плату или, в случае ее возвращения при расторжении договора, бесплатно.

        Топливные карты бывают двух видов: лимитированные и нелимитированные.

        Лимитированные карты предполагают, что при пополнении счета карты на нее вносится определенное количество топлива и устанавливается предел его расходования в течение определенного количества времени, например, месяца.

        Нелимитированные карты предполагают, что на карту при пополнении счета вносится соответствующее на дату пополнения количество топлива, которое затем выбирается в пределах объема, имеющегося на карте.

        При передаче топливных карт вашей организации вам оформят накладную по форме ТОРГ-12, которая послужит основанием для оприходования карт.

        Обычно изготовление топливных карт предварительно оплачивается. Делается это в программе документом «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса».

        Для отражения поступления топливных карт на счет 10.09 зайдем в раздел «Покупки» и создадим документ «Поступление (акты, накладные)».

        После проведения документа программа сформирует следующие проводки:

        Итак, топливная карта поступила в организацию и теперь ее необходимо выдать сотруднику. Сделаем это документом «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе «Склад».

        Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 можно увидеть, за кем из сотрудников закреплены топливные карты:

        Теперь перейдем к рассмотрению вариантов учета ГСМ и начнем со старого метода.

        Для упрощения по умолчанию мы будем использовать основной склад. Если в компании несколько машин, то целесообразно наименования автомобилей завести в виде складов. Тогда после оприходования топлива по документам АЗС на основной склад необходимо оформить перемещение топлива с основного склада на склад-автомобиль (документом «Перемещение товаров»).

        Организация по мере необходимости пополняет счет карты, перечисляя на расчетный счет поставщика денежные средства:

        АЗС пополняет карту определенным количеством топлива, и в течение месяца водитель заправляет по карте свой автомобиль. При каждой заправке ему выдается чек, в котором отражено количество заправленных литров и стоимость. Информацию о количестве заправленного топлива он отражает в путевом листе и прикладывает к нему полученный чек.

        В конце месяца все путевые листы сдаются в бухгалтерию. Они являются первичным документом, на основании которого бухгалтер списывает затраты на топливо в расходы. К путевым листам обычно прикладывают обобщенный отчет (реестр). Он может выглядеть, к примеру, так:

        Также в конце месяца (или в начале следующего) поставщик топлива (процессинговый центр) выдаст Вам закрывающие документы (УПД или ТОРГ-12 и счет-фактуру), а также отчет об операциях по карте. Как правило, отчеты об операциях по топливной карте предоставляются в электронном виде, это удобнее и оперативнее. Отчет имеет примерно такой вид:

        Из отчета бухгалтер увидит, сколько фактически литров топлива было куплено за месяц по карте. Эти данные она сверит с реестром сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС (колонка в реестре «Приобретено ГСМ, л» должна совпадать с итоговыми данными отчета с АЗС).

        На основании товарной накладной и отчета АЗС бухгалтер оприходует топливо документом «Поступление (акты, накладные) на счет 10.03.1 «Топливо на складе»:

        Списание израсходованного за месяц топлива бухгалтер проведет на основании путевых листов и прилагаемому к ним реестру. Обратите внимание, расчет топлива к списанию производится по нормам, установленным на предприятии (утверждаются приказом руководителя). Списание топлива оформляется документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад»:

        Счет затрат при списании топлива будет зависеть от вида деятельности: в торговле это будет счет 44.01, в производстве – счет 20, если топливо списывается на служебную машину аппарата управления (как в нашем примере) – то счет 26.

        После того как израсходованное топливо будет списано, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.1. Сальдо на конец месяца отражает количество топлива на остатке, оно должно совпадать с остатком, отраженным в последнем путевом листе за месяц:

        Теперь рассмотрим операции учета ГСМ по топливным картам в рамках нового функционала «Учет по путевым листам». Чтобы вести учет с использованием путевых листов необходимо установить соответствующую галочку в настройках функциональности:

        Прежде чем начать вести учет по путевым листам, необходимо ввести информацию о транспортных средствах организации и водительских удостоверениях сотрудников.

        Данные о водительских удостоверениях вводятся через справочник «Физические лица».

        Теперь заполним справочник «Транспортные средства».

        Важно! При приобретении новых транспортных средств достаточно внести всю необходимую информацию при их регистрации, тогда данные в справочнике «Транспортные средства» обновятся автоматически.

        Итак, мы заполнили все необходимые справочники.

        Теперь перейдем непосредственно к учету операций.

        Пополнение счета транспортной карты отразим так же, как и в предыдущем способе, через документ «Списание с расчетного счета»:

        Затем сотрудник в течение месяца заправляет свой автомобиль.

        В программе для отражения поступления и расходования ГСМ предусмотрен документ «Путевой лист». Он находится в разделе «Покупки».

        Данный документ имеет две вкладки: «Топливо» и «Маршрут».

        Вкладка «Топливо» содержит информацию о полученном топливе – приобретенном по топливной карте или за наличный расчет. Здесь есть два важных момента. Первое, вкладка «Топливо» содержит только количественную информацию о приобретенном топливе. И второе, данным документом нельзя отразить только факт поступления ГСМ, без заполнения вкладки «Маршрут» провести документ не удастся. Заполним вкладку «Маршрут» и проведем документ.

        Как мы видим, данный документ формирует 2 проводки: поступления ГСМ и его списания. В обоих случаях используется счет 10.03.2 – несмотря на то, что в документе этот счет нигде не выбирается, использование функционала учета по путевым листам уже автоматически предполагает учет с использованием этого счета.

        Также мы видим, что в проводках появляется новый, ранее не используемый счет 76.15. Этот счет введен в функционал «Путевые листы» для того, чтобы при разнесении поступления ГСМ через документы «Путевой лист» и «Поступление товаров» (при поступлении документов с АЗС) не задваивался счет 60. Также обратите внимание на то, что обе проводки сформированы только в количественном выражении. Суммовой учет по данным счетам формируется при закрытии месяца.

        Для наглядности примера заполним еще один документ «Путевой лист» другой датой:

        В конце месяца (или начале следующего) при поступлении закрывающих документов от поставщика в программе оформляется документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Топливо» в разделе «Покупки».

        Обратите внимание, этим документом формируется проводка на счет 10.03.2 только в суммовом выражении, т.к. количественный учет по счету 10.03.2 отражается документом «Путевой лист» — выше мы это увидели.

        Также по дебету счета 76.15 отражено количество поступившего топлива.

        Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.15 при правильном заполнении путевых листов на конец месяца будет иметь нулевое сальдо – разницы между количеством топлива по путевым листам и количеством, отраженном по документам поставщика, быть не должно:

        Также сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03 в разрезе субсчетов, мы увидим, что на счете 10.03.1 «завис» остаток топлива с февраля, когда учет велся старым способом, и имеется движение по счету 10.03.2 за март, когда учет велся с применением нового функционала программы. Но этот остаток пока некорректен, т.к. поступление топлива по дебету отражено и в количественном и в суммовом выражении, а вот списание – пока только в количественном:

        Бухгалтерский учет топливных карт

        С точки зрения учета топливных карт прежде всего это отдельное платежное средство, при помощи которого совершается операция по покупке топлива.

        Сейчас топливные карты для юридических лиц и ИП используются почти на всех АЗС, на примере карт “Полный Бак” в сеть приема которых входит более 12 000 точек во всех регионах Российской Федерации.

        При использовании топливных карт в качестве платежного средства, стоит учитывать имеющиеся ограничения, например:

        с карты нельзя снять (обналичить) средства;

        по карте нельзя оплатить услуги на АЗС, за исключением мойки;

        карты принимают к оплате только на АЗС, где установлен терминал эмитента;

        по карте нельзя приобрести товары.

        При оплате топлива картой на АЗС, происходит безналичная операция, и баланс карты, и компании владельца — уменьшаются на сумму, соответствующую объему купленного топлива.

        Подобный процесс оплаты очень удобен для любой организации с любым размером автопарка, не нужно собирать чеки и товарные накладные, выдавать наличные из кассы и контролировать целевой расход выданных средств.

        Баланс топливных карт может быть двух видов — литровый и рублевый. В случае с литровым балансом на стороне процессинга происходит расчет стоимости топлива по транзакции, исходя из цены за литр купленного топлива и его объема. В счете фактуре или УПД (универсальном передаточном документе) будет указаны следующие параметры по каждой транзакции:

        Это позволит занести всю информацию по расходам на топливо в книгу покупок-продаж.

        Как работают топливные карты

        Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов — оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.

        После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо — тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании — это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.

        При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:

        пополнение баланса компании;

        списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);

        транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;

        остаток средств на балансе компании.

        В бухгалтерском учете топливных карт на предприятии такая система работы зарекомендовала себя с лучшей стороны, так как поставщиком топлива является единственный контрагент по договору — как следствие упрощения документооборота и учета.

        С другой стороны, по каждой карте (водителю) есть детальная статистика по расходам на топливо.

        Для водителей такой подход тоже очень удобен, им не нужно составлять авансовые отчеты, хранить чеки или товарные накладные, а также перевозить с собой наличные средства.

        Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

        Топливная карта может предоставляться эмитентом как на платной, так и не безвозмездной основе, например, топливные карты “Полный бак” для юридических лиц и ИП предоставляются абсолютно бесплатно. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.

        Как вести учет топливных карт — бесплатные карты не нужно отражать на балансе компании, лучшего всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в Плане счетов, например, 121. В дополнение к этому можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, который несет ответственность за расходование топлива.

        Если топливные карты поставляются на платной основе, то лучше всего из будет включить в состав ТМЦ, а потом списать их стоимость на расходы компании.

        В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом ведется учет ГСМ по топливным картам, это полностью зависит от внутренней политики

        Примеры проводок по бухучету топливных карт:

        Получение платных карт

        Получен акт приема-передачи (накладная) на топливные карты

        Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)

        Стоимость топливных карт учтена в сумме расходов текущего периода

        Перечислена оплата поставщику

        НДС принят к возмещению

        Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)

        Приняты на забалансовый учет топливные карты

        Выдана топливная карта ответственному сотруднику

        Ответственным сотрудником топливная карта возвращена организации

        Списан более не используемая топливная карта

        Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

        Бухгалтерский учет гсм по топливным картам начинается с выдачи топливных карт сотруднику. Для передачи карт компания может самостоятельно создать форму документа, например, “Акт приема- передачи”

        Форма такого акта может быть достаточно свободной:

        Акт приема-передачи №_____

        топливной карты №________________

        Дата выдачи: дд.мм.гггг

        ФИО получателя: _________________

        Должность получателя: _________________

        Государственный регистрационный номер:______________

        Карты выдал: Карты получил:

        С момента подписания акт можно вести учет гсм по топливной карте.

        Возврат карты предприятию от водителя/сотрудника осуществляется похожим образом, то есть при помощи акт приема передачи. После этого топливную карту можно выдать другому сотруднику.

        Если в компании большое количество карт и их держателей, то для упрощения документооборота можно ввести журнал учета движения топливных карт, пример такого журнала ниже:

        Журнал
        учета выдачи и возврата топливных карт

        ФИО держателя карты

        Подпись получателя карты

        Для правильности бухгалтерского учета топливных карт, нужно обязательно закрепить порядок и формы документов в локально-нормативном акте.

        Большинство топливных карт не имеют сроков своего использования. Но для тех случаев, когда сроки использования ограничены, например, условиями договора. По окончанию сроков действия карт нужно списать с забалансового

        Пример акта на списание карт:

        Акт списания топливных карт

        Дата акта: дд.мм.гггг

        В связи ______________(указать причину), списать с забалансового счета, топливные карты ________ (указать названия карт) с номерами:

        Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

        Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.

        Топливные карты — это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива — существует 60 счет, Плана счетов бухучета.

        Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:

        накладная (акт приема-передачи);

        отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);

        универсальный передаточный документ (УПД).

        Как списывать гсм по топливным картам

        Для отражения списания гсм по топливным картам с учета и отражении их стоимости в затратах — есть достаточно простой набор правил.

        Для фиксации топливных расходов нужно утвердить нормативы списания и оформления маршрутных (путевых) листов.

        Пополнен баланс топливной карты сети АЗС

        Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием топливной карты

        Отражен НДС по поступившим ГСМ

        Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику

        Стоимость ГСМ учтена в составе расходов

        НДС принят к вычету

        Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

        У бюджетных учреждений при учете ГСМ по топливным картам в бухучете используется особый план счетов. Но в целом процесс ведения и операции по счетам, а та же оформления сопроводительной документации во много схож с коммерческой организацией. Более подробно об этом можно узнать из Письма Минфина от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

        Минфин отмечает, что для отражения топливных карт, учет нужно организовать на забалансовом счете. В силу того, что карты не являются самостоятельным объектом бухгалтерского учета.

        Движение денежных средств должно отражаться на 20600 счете -«Расчеты по выданным авансам». Это касается как перечисления авансовых платежей, так и расходования, на основе документов от поставщика.

        Универсальные топливные карты для юридических лиц и ИП «Полный бак» дают своим владельцам следующие возможности и преимущества:

        ● Сеть из более чем 12 000 АЗС по всей России и странам СНГ;
        ● Выбор АЗС с минимальной ценой, независимо от бренда и региона;
        ● Реальные скидки на всех АЗС любой сети, любого бренда;
        ● Отсутствие каких либо наценок на топливо на всех АЗС в сети приема карты;
        ● Скидки до 1 рубля с каждого литра топлива;
        ● Весь необходимый набор инструментов для удобного использования топливных карт: личный кабинет, АЗС локатор и мобильное приложение;
        ● Более 11 лет успешной работы на топливном рынке и положительные финансовые показатели компании, как гарантию надежного сотрудничества;
        ● Отсутствие скрытых платежей, комиссий и т.д. при использовании топливных карт;
        ● Среди основных сервисов: электронный документооборот (ЭДО), смс информирование, интеграция с внешними системами для обмена данными, аналитические инструменты и API для управления картами;
        ● Все операции с картой — бесплатны: блокировка/разблокировка, транзакции, изменение лимитов и балансов;
        ● Возможность получения отсрочки платежа за топливо сроком до 30 дней;
        ● Выпуск и доставка карты абсолютно бесплатны;
        ● Ежемесячно клиентам предоставляются следующие документы: универсальный передаточный документ (УПД), счет фактура и акт за топливо и услуги. Все документы доступны в трех вариантах: электронная копия в личном кабинете, бумажные оригиналы (отправляются Почтой России), копии документов заверенные цифровой подписью (ЭДО);
        ● Службу поддержки для всех держателей карт, работающую в режиме 24/7 и персонального менеджера каждому клиенту для решения нестандартных вопросов.

        Остались вопросы или хотите заказать выгодные топливные карты “Полный Бак”?
        Заполните форму на странице или позвоните нам бесплатный номер: 8-800-550-09-14.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: