Списание трудовых книжек в бухгалтерском учете

Дата публикации 27.11.2018

Использован релиз 3.0.65

С 01.01.2019 увеличена с 18% на 20% основная ставка НДС, а также с 18/118 до 20/120 повышена расчетная ставка НДС. Изменения будут отражены в примерах по мере обновления статей.

ООО "Швейная фабрика" 30.01.2018 приобрело у официального распространителя бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ООО "СпецБланк» 10 шт. бланков на общую сумму 2 360,00 руб. (в т.ч. НДС 18% – 360,00 руб.). 22.06.2018 сотруднице ООО "Швейная фабрика", впервые устроившейся на работу, оформили трудовую книжку.

В соответствии с учетной политикой организации приобретенные бланки трудовых книжек учитываются на счете 10 "Материалы". Одновременно их учет организован на забалансовом счете 006 в качестве БСО (бланки строгой отчетности).

На основании заявления сотрудницы от 22.06.2018 стоимость бланка трудовой книжки с учетом НДС (236,00 руб.) удержана из ее заработной платы.

ООО "Швейная фабрика" использует общую систему налогообложения (ОСН), применяет метод начисления и ПБУ 18/02.

Создать на основании

Входящий Исходящий
Внутренний

Поступление (акт, накладная)

Реализация (акт, накладная)

1. Учет поступления бланков трудовых книжек

1.1 Поступили бланки трудовых книжек

1.2 Учтен входной НДС

Документ "Поступление (акт, накладная)" (рис. 1):

  • Раздел: ПокупкиПоступление (акты, накладные).
  • Кнопка Поступление. Вид операции документа – Товары (накладная).
  • Заполните документ.
  • Укажите контрагента, договор, склад, проверьте счета учета и сроки расчетов по ссылке в поле "Расчеты".
  • Табличную часть документа заполните по кнопке Добавить:
    • в колонке Номенклатура выберите поступающие материалы – бланки трудовых книжек. При создании новых элементов выбирайте вид номенклатуры "Материалы". Если материалы учитываются на счетах, отличных от счета 10.01, то создайте для них отдельную группу в справочнике "Номенклатура" и укажите для этой группы счета учета номенклатуры для автоматической подстановки в документы или указывайте счета учета номенклатуры в документах вручную;
    • в колонке Счет учета укажите счет 10.06 "Прочие материалы";
    • заполните остальные колонки (количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС).

    По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 2).

    1.3 Входной НДС принят к вычету

    Документ "Счет-фактура полученный" (рис. 3):

    • В документе поступления заполните поля Счет-фактура № и от, затем нажмите кнопку Зарегистрировать (рис. 1). Автоматически будет создан документ Счет-фактура полученный, поля документа будут заполнены данными из документа-основания, а в форме документа-основания появится ссылка на созданный документ.
    • По ссылке откройте документ Счет-фактура полученный. Проверьте заполнение полей документа и установленный флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если флажок снять, то вычет отражается регламентным документом Формирование записей книги покупок.

    По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 4).

    1.4 Учтены за балансом бланки трудовых книжек в качестве бланков строгой отчетности (БСО)

    Документ "Операция" (рис. 5):

    • Раздел: ОперацииОперации, введенные вручную.
    • Кнопка Создать. Вид документа – "Операция".
    • Заполните табличную часть документа по кнопке Добавить:
      • В колонке Дебет укажите счет 006 "Бланки строгой отчетности" и аналитику к нему (вид бланка строгой отчетности) и укажите количество.
      • В колонке Сумма укажите стоимость приобретенных бланков трудовых книжек.

      2. Оплата бланков трудовых книжек

      2.1 Перечислена оплата продавцу за бланки трудовых книжек

      Документ "Списание с расчетного счета" (рис. 6):

      • Документ можно:
        • создать на основании документа Платежное поручение по ссылке Ввести документ списания с расчетного счета, поля документа будут заполнены по умолчанию в соответствии с данными из документа-основания (Раздел: Банк и кассаПлатежные поручения);
        • загрузить через "Клиент-банк";
        • создать как новый документ (Раздел: Банк и кассаБанковские выписки).

        По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 7).

        3. Оформление трудовой книжки сотруднику

        3.1 Отражена в доходах сумма задолженности сотрудника по оплате бланка трудовой книжки (в т.ч. НДС)

        3.2 Исчислен НДС со стоимости трудовой книжки, оформленной сотруднику

        3.3 Списана стоимость трудовой книжки, оформленной сотруднику

        Документ "Реализация (акт, накладная)" (рис. 8):

        • Раздел: ПродажиРеализация (акты, накладные).
        • Кнопка Реализация, вид операции документа – Товары (накладная).
        • Заполните документ:
          • укажите сотрудника, получившего трудовую книжку. Для этого создайте нового контрагента в справочнике "Контрагенты" с видом "Физическое лицо" (рис. 9);
          • по ссылке Расчеты укажите счета учета расчетов с сотрудником: счет 76.09 "Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами";
          • табличную часть заполните по кнопке Добавить:
            • в колонке Номенклатура выберите соответствующий элемент, на котором учитываются бланки трудовой книжки;
            • укажите количество, цену, ставку НДС;
            • в колонке Счета учета по ссылке откройте одноименную форму и укажите счета учета прочих доходов, расходов и аналитику к ним.

            По кнопке посмотрите результат проведения документа (рис. 10).

            3.4 Выписан счет-фактура

            Документ "Счет-фактура выданный" (рис. 11):

            • Нажмите кнопку Выписать счет-фактуру в документе реализации (рис. 8). Автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный, его поля будут заполнены данными из документа-основания, а в форме документа-основания появится ссылка на созданный документ.
            • По ссылке откройте документ Счет-фактура выданный и проверьте заполнение его полей.
            • Для вывода печатной формы счета-фактуры используйте кнопку Печать.
            • Документ не формирует проводок.

            3.5 Списан с забалансового учета бланк трудовой книжки, оформленной сотруднику

            Документ "Операция" (рис. 12):

            • Раздел: ОперацииОперации, введенные вручную.
            • Кнопка Создать. Вид документа – Операция.
            • Заполните табличную часть по кнопке Добавить:
              • В колонке Кредит выберите счет 006 "Бланки строгой отчетности" и аналитику к нему (вид бланка строгой отчетности) и укажите количество.
              • В колонке Сумма укажите стоимость бланка оформленной трудовой книжки.

              Для анализа размера дебиторской задолженности сотрудника за бланк трудовой книжки воспользуйтесь отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету – счет 73.03 "Расчеты по прочим операциям" (рис. 13) (Раздел: ОтчетыОборотно-сальдовая ведомость по счету).

              3.6 Перенесена задолженность сотрудника по оплате бланка трудовой книжки

              Документ "Операция" (рис. 14):

              • Раздел: ОперацииОперации, введенные вручную.
              • Кнопка Создать. Вид документа – Операция.
              • Заполните табличную часть по кнопке Добавить:
                • В колонке Дебет выберите 73.03 "Расчеты по прочим операциям" и аналитику к нему (сотрудника, получившего трудовую книжку).
                • В колонке Дебет выберите 76.09 "Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и аналитику к нему (сотрудника, получившего трудовую книжку, документ расчетов с ним).
                • В колонке Сумма укажите стоимость бланка трудовой книжки.

                3.7 Отражение суммы к удержанию при начислении заработной платы сотруднику

                Учет расчетов по заработной плате, включая начисление, налоги и удержания, может вестись в рабочей информационной базе «1С:Бухгалтерии 8» (раздел: Зарплата и кадрыВсе начисления, документ "Начисление зарплаты") или во внешней программе. В последнем случае проводки загружаются в информационную базу из внешней программы, в которой ведется учет расчетов по заработной плате.

                Как оформить удержание с заработной платы сотрудника см. здесь.

                3.8 Удержание стоимости бланка трудовой книжки из заработной платы сотрудника

                Если учет расчетов по заработной плате ведется рабочей информационной базе «1С:Бухгалтерии 8», то удержание стоимости бланка трудовой книжки из заработной платы сотрудника отразите документом "Операция".

                Если учет расчетов по заработной плате ведется во внешней программе, то проводки по удержанию загружаются в информационную базу из внешней программы.

                Документ "Операция" (рис. 16):

                • Раздел: ОперацииОперации, введенные вручную.
                • Кнопка Создать. Вид документа – Операция.
                • Заполните табличную часть по кнопке Добавить:
                  • В колонке Дебет выберите счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и аналитику к нему (сотрудник, которому оформлена трудовая книжка).
                  • В колонке Кредит выберите счет 73.03 "Расчеты по прочим операциям" и аналитику к нему (сотрудник, которому оформлена трудовая книжка).
                  • В колонке Сумма укажите сумму, удержанную из заработной платы сотрудника за бланк оформленной трудовой книжки.

                  Если учет заработной платы ведется в рабочей информационной базе "1С:Бухгалтерии 8", то для анализа суммы, удержанной из заработной платы сотрудника, воспользуйтесь отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету – счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (рис. 17) (Раздел: ОтчетыКарточка счета).

                  Если учет заработной платы ведется во внешней программе, то проанализируйте удержанные суммы во внешней программе.

                  Акт на списание трудовых книжек

                  Трудовая книжка — обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье.

                  • Бланк и образец
                  • Бесплатная загрузка
                  • Онлайн просмотр
                  • Проверено экспертом

                  По каким причинам могут списать трудовые книжки

                  Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:

                  • Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
                  • Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

                  Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.

                  Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:

                  1. Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
                  2. Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.

                  Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.

                  Порядок списания

                  Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

                  Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

                  Как составить акт на списание трудовых книжек

                  Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов.

                  Акт составляют на бумаге формата А4. Можно написать его от руки (если в компании не разработан специальный бланк), но для лучшей читаемости прибегают к печатному способу.

                  Структура документа такова:

                  1. В правом верхнем углу пишется слово «Утверждаю» и указываются данные о руководителе (должность, ФИО) и наименование компании.
                  2. Затем пишут название документа: акт о списании и уничтожении бланков трудовых книжек.
                  3. Указывают город, где проходила процедура, и дату подписания акта.

                  Акт на списание трудовых книжек. Часть 1

                  Акт на списание трудовых книжек. Часть 2

                  К сведению! Не запрещается использовать в тексте таблицу, в которой можно указать данные по каждой трудовой: серию, номер, причины порчи бланка.

                  Как уничтожают документы

                  Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.

                  Как исправить ошибку в акте

                  Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:

                  • зачеркнуть ошибку аккуратно;
                  • сверху надписать верный вариант;
                  • рядом поставить отметку «Исправленному верить»;
                  • расписываются члены комиссии.

                  В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.

                  Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

                  Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

                  С 01.09.2021 действуют новые правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. В том числе по новому порядку более не требуется применять установленные унифицированные формы книг и журналов учета книжек, а нужно утвердить собственные.

                  Что касается самих трудовых книжке нового образца, то их нужно будет применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

                  Как вести трудовые книжки по новым правилам, подробно разъясняется в готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

                  Напомним! С 2021 года заводить бумажную трудовую книжку для работника, который впервые устаивается на работу, не нужно. На такого работника оформляйте только электронную версию документа. Подробности см. здесь.

                  Приобретение работодателем бланков трудовых книжек, как и любая другая хозяйственная операция, подлежит отражению в бухгалтерском учете. Списание трудовых книжек также подлежит учету. Таким образом, ведение бухгалтерского учета трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Если же работодатель — ИП, он будет вести учет трудкнижек только в части соблюдения требований по их заполнению и хранению.

                  Узнать больше о специфике ведения и хранения трудкнижек вы можете в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

                  В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?

                  Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:

                  • Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
                  • С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

                  Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:

                  • трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
                  • при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.

                  Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.

                  В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:

                  • трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
                  • предоставление трудкнижки работнику — не услуга.

                  С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.

                  Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар

                  Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:

                  • Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
                  • Согласно пп. 3–4 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н, единственным «легальным» продавцом книжек является ГОЗНАК (или уполномоченные организации). Иные лица их реализовать не вправе (апелляционное определение Брянского облсуда от 07.05.2013 по делу № 33 1206/ 2013).
                  • Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение. Реализацией такие операции не признаются (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.07 № А56-44214/2006).

                  Есть и еще один нюанс: взимание компенсации предусмотрено только Правилами, в то время как ТК РФ — более высокий по правовой иерархии законодательный акт — о ней не упоминает и не ставит перед работодателем такой обязанности.

                  Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?

                  Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).

                  Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.

                  При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).

                  При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).

                  Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.

                  Какие журналы учета трудкнижек должны использоваться?

                  В соответствии с п. 40 Правил, утвержденных приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, работодатель должен самостоятельно разработать и вести журналы по учету:

                  Формы журналов, действующие до 31.08.2021, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, утратили силу. Но их можно взять за основу при разработке собственных книг (журналов). Скачать формы можно бесплатно по ссылкам ниже.

                  • Журнал учета чистых бланков и вкладышей — то есть приходно-расходной книги, в которой указываются сведения о поставщиках БСО. За ее ведение, как правило, отвечает бухгалтерия.

                  Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

                  • Журнал учета заполненных трудовых книжек и вкладышей. Ведение этого документа обычно в компетенции кадровой службы.

                  Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

                  Срок хранения журналов (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236):

                  • учета бланков в архиве организации — 5 лет;
                  • учета трудкнижек и вкладышей — 75 лет.

                  Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек

                  Технология прошивки журналов учета трудкнижек нигде законодательно не закреплена. Для решения этого вопроса предлагаем вам воспользоваться рекомендациями Минфина, отраженными в письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и касающимися правил подготовки копий документов, истребуемых ФНС при налоговых проверках.

                  Итак, Минфин советует:

                  • осуществлять сшивание прочной нитью 2–4 проколами при выводе нити на оборотную сторону документа;
                  • скреплять сшиваемый документ подписями ответственных лиц с указанием их Ф. И. О.;
                  • указывать сведения о количестве листов, дате подписания журнала;
                  • сшивать документ так, чтобы любая его страница могла быть легко прочитана или отксерокопирована.

                  РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
                  С 1 сентября 2021 г. опломбировать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек такое требование не предусмотрено. Исключение. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение, чтобы узнать в каких случаях книга должна быть опломбиирована.

                  Применение пломбы и сургучной печати

                  Если для работодателя предпочтительнее пломба, то она должна быть изготовлена с помощью специального устройства, порядок применения которого регламентируется ГОСТ 31282-2004.

                  Такое устройство должно:

                  • иметь признаки идентификации;
                  • защищать журнал от несанкционированных изменений в его структуре;
                  • обеспечивать защиту пломбы от намеренного нарушения ее целостности.

                  В числе самых удобных пломб, которые предусмотрены указанным ГОСТ, — пленочные. В их структуре есть участки, на которых можно фиксировать дату опломбирования документа.

                  Работодателю также следует издать локальный НПА, регламентирующий:

                  • порядок применения пломбирующих устройств;
                  • порядок учета пломб (например, в отдельном журнале);
                  • действия работников при обнаружении нарушения целостности пломб.

                  Что же касается применения сургучной печати, то оно может выглядеть менее предпочтительным в сравнении с пломбами, поскольку:

                  • сургуч может рассыпаться со временем (в то время как рассматриваемые журналы имеют длительный срок хранения);
                  • сургуч перед применением нужно разогревать с помощью потенциально огнеопасных устройств, и их использование в офисе работодателя может быть нежелательным.

                  Но если опечатывание сургучом все же выбрано, на уровне локального же НПА следует закрепить:

                  • формат печати (ее содержание);
                  • порядок применения печати сотрудниками;
                  • перечни документов, которые заверяются такой печатью.

                  Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность

                  Нарушения в учете трудовых книжек, которые приводят к несвоевременному снабжению сотрудников трудкнижками, могут быть поводом для применения к работодателю следующих санкций, предусмотренных п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

                  • штрафа в 1 000–5 000 рублей для работодателей в статусе ИП и должностных лиц;
                  • штрафа в 30 000–50 000 рублей для работодателей в статусе юрлиц.

                  Нарушение порядка бухучета трудкнижек может привести к штрафу в размере 5000–10 000 рублей, налагаемому на должностное лицо (п. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

                  В обоих случаях повторные нарушения приводят к существенному ужесточению санкций.

                  В случае если трудкнижки будут утеряны из архива предприятия при личном попустительстве работодателя, то к руководителю фирмы могут быть применены санкции, предусмотренные ст. 325 УК РФ: штраф в размере до 200 000 рублей, исправительные работы, лишение свободы.

                  Узнать больше о порядке несения предприятием ответственности за нарушения в порядке учета и хранения трудкнижек вы можете в статье «Какова ответственность за неприменение или утерю БСО?».

                  Итоги

                  Бухгалтерский учет трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Выбор счетов для его ведения — вопрос очень спорный и неоднозначно трактуемый чиновниками. Мы предлагаем применять схему, при которой трудкнижки принимаются к учету в качестве БСО.

                  Узнать больше об особенностях учета трудовых книжек вы можете в статьях:

                  Бухгалтерский учет трудовых книжек

                  Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

                  Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.

                  В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:

                  • в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
                  • в качестве расходов работодателя.

                  Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

                  Трудовая книжка – актив организации

                  1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41

                  Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.

                  Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:

                  • товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
                  • реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
                  • работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.

                  2) Как материалы с использованием счета 10

                  В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.

                  Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

                  Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

                  Обратите внимание: компании, применяющие УСН, не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

                  При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.

                  Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.

                  Примечание:

                  В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

                  Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

                  Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

                  Энциклопедия решений. Оформление работникам трудовых книжек: налоговые последствия, бухгалтерский учет, применение ККТ

                  Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника (ст. 66 ТК РФ) и оформляется работодателем как при заключении трудового договора впервые, так и в случае ее отсутствия у поступающего на работу в связи с утратой, повреждением или по иной причине (ст. 65 ТК РФ).

                  Несмотря на то, что хранится трудовая книжка у работодателя, владельцем с момента ее оформления на его имя является работник (ст.ст. 80, 84.1 ТК РФ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Из совокупности норм гражданского законодательства (п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224 ГК РФ) следует, что право работника как владельца трудовой книжки не может быть реализовано ранее, чем она будет фактически передана или вручена работнику.

                  В п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек однозначно указано, что плата взимается работодателем «при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее». Момент выдачи трудовой книжки для целей взимания платы с работника, по нашему мнению, определяется именно первой по времени датой фактической передачи (вручения) работнику трудовой книжки: не только при увольнении работника, но и при необходимости временной выдачи по его заявлению (ст. 62 ТК РФ).

                  Примечание

                  Взимание платы за выданные работникам бланки оформленных трудовых книжек является правом работодателя, но не обязанностью (определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416, ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).

                  Существует достаточное количество разъяснений Минфина о том, что выдача трудовой книжки признается реализацией (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 39 НК РФ) в целях главы 21 НК РФ, соответственно, именно при выдаче трудовой книжки возникает обязанность организации начислить НДС к уплате в бюджет (см. письма Минфина России от 16.07.2019 N 03-07-09/52577, от 19.05.2017 N 03-03-06/1/30818, от 30.09.2015 N 03-07-11/55714, от 16.08.2013 N 03-03-05/33508 и др.).

                  Если рассматривать трудовую книжку как некую ценность, то право работника — ее владельца, например, в части распоряжения ею, могут быть реализованы не ранее, чем после вручения ему документа. Поэтому именно на дату первой по времени выдачи работнику трудовой книжки следует определять налоговую базу по НДС.

                  При выдаче работнику трудовой книжки (или вкладышей к ней) организация-работодатель может выписать в одном экземпляре счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж, применяемой при расчетах по НДС (см. письмо Минфина России от 16.07.2019 N 03-07-09/52577).

                  Отметим, что бывают случаи, когда работодатель не взимает с работника стоимость оформленной им трудовой книжки. Во-первых, это происходит, когда работнику оформляется дубликат его трудовой книжки, утраченной или испорченной не по его вине (п. 34 и п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Во-вторых, работодатель может добровольно отказаться от своего права по взиманию с работника стоимости бланка трудовой книжки. Однако свои налоговые последствия имеет и такая ситуация, поскольку передача права собственности на товары на безвозмездной основе признается реализацией, а значит, в любом случае возникает объект обложения НДС.

                  Естественно, НДС, предъявленный поставщиком при покупке бланков трудовых книжек, может быть принят к вычету работодателем.

                  Налог на прибыль

                  Перечень доходов, не учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, является исчерпывающим (ст. 251 НК РФ), и взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в нем не поименована. Значит, такие доходы облагаются налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке (см. письмо Минфина России от 19.05.2017 N 03-03-06/1/30818).

                  Как указано в п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, размер платы, взимаемой работодателем, определяется размером расходов на приобретение бланков трудовых книжек. В связи с этим доход в виде взимаемой платы с работника носит в большей степени компенсационный характер. Кроме того, в результате операции по передаче трудовой книжки работнику у работодателя не возникает экономической выгоды, поскольку полученный доход может быть уменьшен на себестоимость бланка трудовой книжки.

                  Примечание

                  При превышении взимаемой с работника платы за бланк трудовой книжки над затратами на его приобретение у работодателя возникает налогооблагаемая прибыль (см. письмо ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@).

                  Если работодатель не взимает с работника стоимость оформленной им трудовой книжки, по мнению чиновников, у работника возникает доход в натуральной форме, что предполагает необходимость уплаты НДФЛ (письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367). Указанные суммы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке с применением налоговой ставки 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

                  На наш взгляд, отказ от взимания платы за бланк трудовой книжки может рассматриваться как прощение долга физлицу (ст. 415 ГК РФ). Если организация (ИП) освобождает физическое лицо от уплаты денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение (ст. 572 ГК РФ).

                  Если прощение долга оформлено договором дарения, то необходимо учитывать положения п. 28 ст. 217 НК РФ, согласно которому стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или ИП, не превышающая 4000 рублей за налоговый период, не подлежит налогообложению НДФЛ (см. письмо Минфина России от 27.12.2018 N 03-04-06/95380). Поскольку стоимость бланка трудовой книжки, как правило, меньше 4000 руб., облагаемого НДФЛ дохода не возникает.

                  Из ПБУ 10/99 и ПБУ 9/99 следует, что расходы организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, — на прочие доходы (см. письмо Минфина России от 29.01.2008 N 07-05-06/18).

                  Стоимость бланка трудовой книжки организация может признать в расходах (при выполнении прочих условий), когда трудовая книжка оформлена на конкретного работника (абзац 3 п. 16 ПБУ 10/99), а признание в доходах стоимости бланка в большей степени оправданно в момент ее выдачи работнику, т. е. в отрыве от даты ее оформления на работника и списания стоимости бланка в расходы (пп. «в» п. 12 ПБУ 9/99).

                  Бланки трудовых книжек согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек являются документами строгой отчетности. Соответственно, данные о движении бланков трудовой книжки и вкладыша в нее также учитываются за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности».

                  Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

                  uchet_trudovyh_knizhek_s_1_sentyabrya_2021_goda.jpg

                  Похожие публикации

                  С 1 сентября 2021 г. обновляются правила оформления трудовых книжек. Изменения регламентированы Приказом Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н. Нормативный акт распространяет свое действие только на бумажные трудовые книжки, ответственность за ведение которых возложена на работодателей. Новый приказ с 01.09.2021 г. отменяет действие «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

                  Ведение и учет трудовых книжек в 2021 году – что изменится с 1 сентября

                  Приказ № 320н утвердил новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней, порядок ее заполнения и хранения.

                  В бумажной трудовой книжке нового образца откорректировали количество листов для заполнения данными о работе и наградах — для информации по награждениям стало меньше разворотов (7), а для сведений о работе – больше (14). Также на титульной странице указали, что печать ставится при наличии. В остальном форма документа не изменилась.

                  Введение нового бланка не означает, что работодатели должны переоформлять всем работникам трудовые – обновлять книжки необходимо лишь в случае утери или порчи документа, то есть, при выдаче дубликата. Также на новом бланке будут оформляться вкладыши в трудовую, если в документе уже не осталось места для новых записей. Напомним, что с 2021 года всем впервые трудоустраивающимся работникам оформляются исключительно электронные трудовые книжки – бумажный документ для них не заводится.

                  Какие еще новшества вступят в силу в сентябре:

                  • Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года предполагает, что все кадровые перемещения должны отражаться в книжках в течение 5 рабочих дней (сейчас на внесение записей отводится недельный срок — п. 10 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
                  • Требование о внесении первой записи в трудовую при обязательном присутствии владельца документа больше не актуально, поскольку бумажные книжки не оформдяются для впервые устраивающихся на работу.
                  • Уточнен порядок отражения временных переводов, которые впоследствии стали постоянными.
                  • В трудовой книжке записи теперь могут осуществляться не только ручкой, но и с применением технических средств, штампов, при этом допустимо комбинирование разных способов заполнения.
                  • Дистанционные работники могут направить свою трудовую книжку работодателю по почте, чтобы в документе был зафиксирован факт трудоустройства.
                  • Если причиной увольнения стал перевод в другую организацию, наименование нового работодателя должно фигурировать в записи об увольнении.

                  Новое в ведении журнала учета трудовых книжек 2021 года

                  Постановлением Минтруда № 69 были утверждены формы учетных книг для бланков трудовых книжек, а также для трудовых, находящихся на хранении у работодателя. Учет движения трудовых книжек и их бланков с 1 сентября 2021 г. по-прежнему организуется с применением книг и журналов, но разработанных работодателем самостоятельно.

                  По обновленным правилам журнал или книга учета движения трудовых книжек может не соответствовать унифицированной форме, работодатель сам решает, какие графы и разделы должны присутствовать в этом учетном регистре. Но это не значит, что с 1 сентября все работодатели обязаны перестать вести книги и журналы, оформленные по старым образцам, и заводить обновленные формы. Работодатель может продолжать вести учетные журналы унифицированной формы до их окончания, и лишь затем вводить в действие самостоятельно разработанные новые учетные книги – такого мнения придерживается и Роструд.

                  Работодатели обязаны собирать и фиксировать в учетных журналах или книгах всю информацию по трудовым книжкам, но это касается только бумажных документов. Если трудовая ведется в электронном формате, информация по ней хранится в Пенсионном фонде. При получении заявления от работника о переходе на электронную трудовую, в журнал учета трудовых книжек вносится запись о выдаче на руки работнику бумажного экземпляра. Отдельную книгу для фиксации таких случаев работодателю заводить не надо – все факты поступления и выбытия трудовых оформляются в хронологической последовательности в едином журнале учета.

                  Для самостоятельной разработки новой формы журнала по учету трудовых книжек образец можно использовать унифицированный, внеся в него необходимые изменения (пример заполнения формы приведен в статье на нашем сайте).

                  Что должна содержать книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним:

                  • журнал должен фиксировать все принимаемые от работников трудовые, а также отражать факты выдачи новых документов, включая вкладыши (при этом указываются серия и номер бланка);
                  • по новым правилам книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована и прошнурована, чтобы исключить факты несанкционированного изъятия из документа отдельных листов, количество прошитых листов заверяется подписью руководителя и печатью (если есть), при этом не требуется скрепления прошивки пломбой или сургучной печатью.

                  Учет новых трудовых книжек и вкладышей (чистых бланков) ведется в отдельной книге. То есть работодатель, как и прежде, ведет одну книгу, посвященную уже заведенным трудовым книжкам, а вторую по учету чистых бланков. Оба журнала наниматель теперь вправе вести по самостоятельно разработанному шаблону. В книгу учета новых бланков заносятся данные по оприходованию приобретенных книжек, фиксируются все случаи их расходования с обозначением серии и номера использованного документа.

                  Все имеющиеся у работодателя трудовые книжки должны храниться на предприятии как документы строгой отчетности. Поэтому приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за сохранность трудовых книжек, чистых бланков и вкладышей к ним. Именно этот работник и будет заниматься ведением учета по трудовым книжкам. В случае порчи новых бланков трудовых и вкладышей, составляется соответствующий акт. Такой алгоритм действий применяется для возможности снятия с учета испорченных бланков.

                  Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей должна храниться работодателем в течение 50 лет, а журнал учета чистых бланков хранится 5 лет — в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236 (п. 463). Срок хранения отсчитывается с начала года, следующего за годом закрытия журнала.

                  Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: