Покупка книг через подотчетное лицо (нюансы)

Кто такие подотчетные лица? Это работники организации, имеющие право брать деньги под отчет. Список таких людей утверждается приказом руководителя. Деньги могут быть выданы из кассы организации или перечислены с расчетного счета на личные банковские карты работников.

Как именно выдавать деньги в подотчет из кассы или сделать перевод на карту сотруднику, читайте в статьях:

  • «Порядок выдачи денег в подотчет из кассы»;
  • «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Нужно помнить, что заявление на выдачу денег в подотчет работник должен написать независимо от способа выдачи денег.

Какие обязательные реквизиты должно содержать заявление на выдачу денег, читайте в статье «Составляем заявление на подотчет — образец».

Как учесть книги

Работнику организации были выданы деньги на покупку книг. На этом этапе совсем неважно, какие именно книги ему поручили купить — для производственных целей или для общего развития сотрудников.

Он составляет заявление или руководитель дает письменное распоряжение, берет деньги, покупает книги и в назначенное время предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет (АО) со всеми подтверждающими документами.

Форму АО и правила его заполнения смотрите в статьях:

  • «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)»;
  • «Образец заполнения авансового отчета».

Построчный комментарий по заполнению авансового отчета подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.

Как только бухгалтер принял АО, работнику желательно вернуть остаток — неизрасходованные средства, если такие имеются. Если этого не произойдет, то данные средства фискалы могут расценить как доход, облагаемый НДФЛ и взносами. С письменного согласия работника организация имеет право удержать задолженность в размере не больше 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае перерасхода организация обязана возместить работнику сумму перерасхода.

После выяснения всех деталей с подотчетником перед бухгалтером встает вопрос, как правильно принять к учету купленные книги.

Вот теперь нужно разобраться, с какой целью книги приобретались — были они куплены для работы организации или цель можно считать общепознавательной.

Когда этот вопрос будет прояснен, бухгалтер сделает записи в бухгалтерском учете.

В силу п. 4 ПБУ 6/01 (приказ Минфина от 30.03.2001 № 26н) деловая литература может быть отнесена к ОС. Но если при этом ее стоимость менее 40 000 руб., а как правило, так и бывает, ее учитывают в составе МПЗ. При этом устанавливают контроль, следят за передвижением книг и обеспечивают сохранность после передачи в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01).

ВНИМАНИЕ! С 2022 года ПБУ 6/01 утратит силу. Ему на смену придут ФСБУ 6/2020 «Основные средства» и ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения».

Какими бухгалтерскими записями в учете отражать основные операции с объектами ОС при применении новых ФСБУ 26/2020 и ФСБУ 6/2020, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и переходите в Готовое решение.

Правила учета литературы необходимо закрепить в учетной политике.

Покупка книг через подотчетное лицо (нюансы)

Налоговый учет

Любая литература, и книги в том числе, в случае приобретения их для производственных целей могут быть учтены при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если купленные книги — непроизводственного характера, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на их приобретение в расчет не принимаются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

То же правило относится и к «входному» налогу на добавленную стоимость. В бухгалтерском учете он учитывается на счете 91.2 и для целей налогообложения, то есть к вычету, не принимается.

Организациям, которые применяют упрощенку, чиновники запрещают учитывать для налогообложения затраты на периодику и печатные издания (см. письма Минфина от 10.08.2009 № 03-11-06/2/151, от 17.01.2007 № 03-11-04/2/12). Но есть и другое мнение: их можно признать материальными расходами (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Его поддерживают некоторые суды (например, постановления ФАС ПО от 30.10.2008 № А65-1419/2008, ФАС ДО от 30.01.2008 № Ф03-А80/07-2/6039). Поэтому принимать расходы для УСН или нет, организации нужно решить самостоятельно.

Итоги

Выдать деньги, проверить правильность составления отчета, сделать проводки по оприходованию купленного товара — про все это необходимо помнить, когда имеешь дело с подотчетными лицами. Ну а в ситуации с покупкой книг к этому списку необходимо добавить выяснение — для чего они покупаются, чтобы не ошибиться с принятием потраченных сумм в затраты.

Как оприходовать книги в бухгалтерском учете

Дата публикации 21.11.2019

Детский сад (муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад комбинированного вида) на счете 101 38 учитывает книги, которые воспитатели используют для подготовки к занятиям с детьми. Можно ли эти книги признать библиотечным фондом? На каком счете их учитывать? Если используется счет 101 38, нужно ли начислять амортизацию по книгам стоимостью менее 10 000 руб.? Если книги нужно учитывать на другом счете, какими проводками сделать исправление?

В соответствии со ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ библиотечный фонд — это совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, установлен приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 (далее — Приказ № 1077).

Согласно п. 8 федерального стандарта «Основные средства», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н (далее — СГС «Основные средства»), материальные объекты (кроме периодических изданий), составляющие библиотечный фонд, принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования.

Учет библиотечного фонда ведется на счете 101 08 «Прочие основные средства» (п. 53 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее — Инструкция № 157н, разд. 3 методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 15.12.2017 № 02-07-07/84237).

Согласно п. 39 СГС «Основные средства» на объекты библиотечного фонда стоимостью до 100 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% первоначальной стоимости при выдаче в эксплуатацию. Такой порядок начисления амортизации применяется и если стоимость объекта библиотечного фонда менее 10 000 руб.

Таким образом, учет книг в составе библиотечного фонда может быть организован при соблюдении определенных условий:

    • в учреждении организовано место хранения книг (библиотека);
    • учреждение ведет учет и контроль книг согласно Приказу № 1077 в регистрах индивидуального и суммарного учета;
    • деятельность библиотеки в бюджетном учреждении регламентируется локальными актами, к примеру, положением о библиотечном фонде, порядком доступа педагогических работников к информационно-телекоммуникационным сетям и базам данных, учебным и методическим материалам, материально-техническим средствам обеспечения образовательной деятельности.

    В ином случае книги не могут учитываться в составе библиотечного фонда на счете 101 08. В такой ситуации учет книг должен быть организован на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции № 157н).

    Ошибка прошлых лет исправляется дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью способом «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью по счетам учета в период (на дату) обнаружения ошибки. Это установлено п. 28 федерального стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н, п. 17 методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 31.08.2018 № 02-06-07/62480.

    Инструкция № 157н предусматривает несколько специальных счетов для исправления ошибок прошлых лет. Необходимо выбирать тот счет, который затрагивался в год совершения ошибки. Если операция влияла на расчеты, то необходимо править расчеты, если на финансовый результат, — править его.

    Бухгалтерские операции по исправлению ошибок прошлых лет инструкциями по бухгалтерскому и бюджетному учету не предусмотрены. Поэтому их следует согласовать в порядке, предусмотренном п. 4 инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н (далее — Инструкция № 174н).

    Ошибка по применению счета учета для объекта материального запаса (книг) при его приобретении не повлияла на финансовый результат. Для исправления такой ошибки могут применяться счета 304 86, 304 96 в зависимости от периода совершения ошибки (п. 281 Инструкции № 157н). Для исправления ошибки в части ошибочно начисленной амортизации необходимо корректировать финансовый результат, поэтому используется счет 401 28 (401 29) (п. 298 Инструкции № 157н).

    Таким образом, в бухгалтерском учете учреждения могут быть сделаны записи:

    Дебет КРБ Х 106 31 310 Кредит КРБ Х 304 86 732 (Х 304 96 732), Дебет КРБ Х 304 86 832 (Х 304 96 832) Кредит КРБ Х 106 31 310, Дебет КРБ Х 101 38 310 Кредит КРБ Х 304 86 732 (Х 304 96 732) — способом «красное сторно» отражено принятие к учету книг в качестве объектов основных средств;

    Дебет КРБ Х 401 29 271 (Х 401 28 271) Кредит КРБ Х 104 38 411 — способом «красное сторно» отражено начисление амортизации на книги;

    Дебет КРБ Х 105 36 346 Кредит КРБ Х 304 86 732 (Х 304 96 732) — дополнительной бухгалтерской записью отражено принятие книг в составе материальных запасов.

    Если книги приобретены в текущем году, бухгалтерские записи по исправлению ошибок отражаются в обычном порядке — дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью способом «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью без применения специальных счетов.

    Как вести учет библиотечного фонда

    Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

    Библиотечный фонд – это совокупность всех книг и документов, хранящихся в библиотеке. Его нужно обязательно учитывать. Все сведения, касающиеся фонда, каждый год направляются в Единый информационно-вычислительный центр Минкультуры. Ответственность за достоверность всей предоставленной информации несет руководитель библиотеки. Грамотный учет позволяет предупредить сложности при сборе этих данных. Правильный учет представляет собой совокупность правил и норм, направленных на обобщение и фиксацию сведений. Он подразделяется на 2 части: фиксация поступления документов и их выбытия.

    Формирование Правил

    Первый шаг к грамотной организации учета – создание перечня Правил. В них нужно зафиксировать все особенности, касающиеся конкретной библиотеки:

    • Статус учреждения.
    • Структура фонда.
    • Технологии, применяемые в целях учета.
    • Сроки, в которые нужно поставить документы/книги на учет.
    • Порядок выбытия книг из фонда.

    Составленная инструкция согласуется с учредителем. Правила регулируют все аспекты учета. В них должны содержаться эти положения:

    • Цели учета.
    • Метод отслеживания достоверности информации.
    • Сроки, в которые нужно поставить поступившие документы на учет.
    • Регистры для индивидуального и общего учета.
    • Элементы, включенные в первичную обработку поступивших бумаг.
    • Методы маркировки.
    • Особенности хранения документов.
    • Причины выбытия бумаг.

    В Правилах рекомендуется перечислить все положения, значимые для конкретной библиотеки. Имеет смысл указать все нюансы. Норматив по списанию согласовывается с учредителем.

    К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.

    Что не требуется учитывать

    Библиотечное учреждение должно вести учет всех поступивших и выбывших бумаг. Неважно, когда поступила и на чем содержалась информация. Однако есть исключения. В частности, можно не вести учет бумаг, не связанных с библиотечным фондом. Это могут быть эти поступления:

    • Конфиденциальная документация.
    • Бумаги, сделанные на оборудовании, принадлежащем библиотеке.
    • Документы, связанные с управленческими целями.
    • Бумаги личного свойства.

    Если в учреждение поступили материалы, украшенные драгметаллами, учет их ведется отдельно. Для этого заводится специальная инвентарная книга. Рекомендуется сразу же назначить работников, которые будут ответственны за подписание актов.

    Кто ответственен за учет

    Обязанность по учету обычно возлагается на сотрудников отдела создания фонда. За достоверность сведений, указанных в учетных документах, отвечает руководитель этого отдела. Однако в маленьких библиотеках может просто не быть подобного отдела с узкой специализацией. Что делать при наличии этих обстоятельств? Следует возложить ответственность за учет на работника учреждения с высокой квалификацией. Бухучетом будут заниматься бухгалтеры.

    ВАЖНО! Сотрудники библиотеки должны самостоятельно вести учет. Они отвечают за комплектование и хранение документации.

    Состав фонда

    Главный принцип создания фонда – универсальность. К услугам библиотеки прибегают разные люди, а потому сотрудники должны обеспечивать разнообразие книг. Объем художественных книг должен составлять не меньше половины от общего числа.

    Нюансы списания

    Списание выполняется только при наличии причин, содержащихся в Правилах. К примеру, это могут быть следующие причины:

    • Книги не пользуются популярностью у посетителей библиотеки.
    • Электронные файлы не соответствуют программному обеспечению.
    • В документах есть дефекты.
    • Содержание документов устарело.

    Списание – это процедура, которая подразделяется на эти этапы:

    1. Подготовка файлов, которые нужно списать.
    2. Формирование комиссии, ответственной за исключение.
    3. Ознакомление участников комиссии с бумагами, которые нужно списать.
    4. Подготовка файлов на выбытие.
    5. Заключение акта о списании.
    6. Подготовка бумаг, подтверждающих утрату файлов.
    7. Утверждение акта о выбытии.
    8. Направление акта в бухгалтерию, его регистрация.
    9. Фиксация изменений в учетной документации.
    10. Проведение процедур по перераспределению файлов.
    11. Уведомление учредителя о том, что состав имущества изменился.

    В комиссию по списанию входят только сотрудники с достаточной квалификацией, которые уполномочены принимать решения по изменению состава файлов.

    Корректировки

    Учет фондов выполняется на базе Порядка, установленного Приказом Минкультуры №1077 от 8 октября 2012 года. В пункте 1.4 Порядка №1077 указано, что учитывать нужно все документы, которые вошли в фонд учреждения. Неважно, на каком носителе находится файл. Учет выполняется или в бумажной, или в электронной форме.

    Корректировки в акт были внесены Приказом №115 от 2 февраля 2017 года. Были изменены причины списания файлов:

    • Если документы пришли в ветхость или устарели, они могут быть безвозмездно переданы ФЛ или ЮЛ. Если файлы не востребованы в течение полугода, они могут быть отправлены в центры вторичного сырья.
    • Если в фонде есть непрофильная документация, она может быть отправлена в обменный фонд. Потом файлы безвозмездно отправляются НКО или коммерческим компаниям.

    В Порядок внесены положения, изменяющие содержание акта. В частности, теперь в акте нужно указывать сведения о решении (название, номер), подтверждающем эти факты (пункт 5.7.3 Порядка №1077):

    • Списание.
    • Реализация списанных файлов ЮЛ или ФЛ.
    • Безвозмездная передача файлов.
    • Направление бумаг в пункт вторичного сырья.

    Перечисленные бумаги нужно приложить к акту.

    Бухучет составляющих фонда, являющихся основными средствами

    В пункте 38 Инструкции №157н указано, что все объекты, включенные в фонды, считаются ОС вне зависимости от продолжительности их использования. Траты на покупку объектов для формирования фонда фиксируются по коду направления расходов 244 и статье 310 «Повышение стоимости ОС».

    Учет составляющих фонда выполняется с помощью счета 101 07 (основание – пункт 53 Инструкции №157н). Объекты, включенные в фонд, отличаются рядом преимуществ. Это следующие особенности:

    • Составляющие БФ не нумеруются в качестве самостоятельных инвентарных предметов.
    • Эти объекты не входят в инвентарные списки активов, не являющихся финансовыми.
    • Файлы стоимостью до 3 тысяч рублей амортизируются.

    ВАЖНО! На файлы стоимостью до 40 тысяч рублей начисляется амортизация в объеме 100% стоимости (по балансу) при направлении предмета в использование.

    Бюджетный учет

    В рамках бюджетного учета выполняются эти записи:

    • ДТ1106 31 310 КТ1302 31730. Поступление книг от поставщика.
    • ДТ1101 37 310 КТ1106 31310. Принятие к учету изданий.
    • ДТ1401 20 271 КТ1104 37410. Начисление амортизации в объеме 100% стоимости.
    • ДТ1 101 37 310 КТ1 401 10180. Учет изданий, которые пришли на основании договора дарения.

    Все записи выполняются на основании первички. К примеру, выбытие выполняется на основании акта о списании.

    Суммарный учет

    Суммарный учет – это учет группами на основании одной бумаги. К примеру, это может быть накладная, счет. Если сопроводительного документа нет, оформляется акт приема. Для учета нужна специальная книга. Она подразделяется на 3 части:

    Как учесть купленные книги, подписку на газеты, журналы?

    Многие компании приобретают книги, оформляют подписку на периодику. Кто-то покупает справочники менеджера, книги по бухучету, обновленные издания Налогового кодекса, специализированные журналы и газеты, технические справочники. А кто-то приобретает развлекательную и художественную литературу.

    Порядок учета печатных изданий напрямую зависит от их назначения и вашего умения обосновать их "производственно-управленческую направленность".

    Обосновываем необходимость приобретения книг и печатных изданий

    Для начала важно определить, насколько книги, журналы и прочие печатные издания связаны с вашей производственной деятельностью.

    Например, вполне обоснованными можно считать затраты:

    — на журналы (газеты) и книги по бухучету и налогам, например журнал "Главная книга", так как они нужны бухгалтеру для правильного ведения учета;

    — книги по менеджменту, так как они нужны для лучшего управления персоналом;

    — сборник строительных норм, если фирма занимается строительством;

    — "Российскую газету", поскольку в ней публикуются законы и нормативные акты <1>;

    — глянцевые журналы (к примеру, "Vogue", "Cosmopolitan", "Shape" и т.д.) в ситуации, когда ваши клиенты вынуждены сидеть в ожидании своей очереди (например, в парикмахерских, салонах красоты);

    — букинистические издания по юриспруденции, если ваш профиль — юридические услуги;

    — прочую литературу, которая является "информационной" поддержкой, необходимой для ведения деятельности.

    Весьма проблематично будет доказать, что вам необходимы для работы издания, приобретенные для создания интерьера в офисе или для размещения в кабинете директора в целях создания определенного имиджа компании, например:

    — серия книг "Жизнь замечательных людей";

    — русская и зарубежная классика;

    — красивые художественные альбомы

    Книги и журналы, которые никак не связаны с деятельностью фирмы, лучше приобретать за счет чистой прибыли. В противном случае при проверке налоговики, скорее всего, уберут из расходов затраты на литертуру непроизводственного характера, доначислят налог, а также пени и штрафы.

    Это касается и подписки на издания непроизводственного характера, например на газету "Аргументы и факты" <2>.

    Если обосновать необходимость приобретения какой-либо литературы сложно, то учитывать ее нужно следующим образом.

    В бухгалтерском учете такую литературу ни как основные средства, ни как материально-производственные запасы учесть нельзя <3>. Самым правильным будет отнести ее стоимость (вместе с НДС) к прочим расходам и отразить на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы" <4>.

    При расчете налога на прибыль расходы на приобретение такой непроизводственной литературы учесть не получится <5>.

    НДС принять к вычету тоже не удастся, так как не выполняется одно из обязательных условий для применения вычета: литература не будет использована в деятельности, облагаемой НДС <6>.

    Этот способ учета наиболее безопасный. Если вы решите учесть расходы на такую литературу при расчете налога на прибыль и заявить НДС по ней к вычету, налоговые органы вряд ли с вами согласятся. В частности, они всегда считали необоснованными расходы на предметы интерьера, приобретенные для офиса <7>. Доказывать свою правоту вам придется в суде, а вот суд, возможно, и примет вашу сторону. Например, при рассмотрении дела об обоснованности затрат на обслуживание аквариумов суд принял сторону налогоплательщика, указав, что расходы направлены на создание благоприятной обстановки <8>. Также есть решение, в котором суд признал производственными затраты на предметы интерьера, поскольку они направлены на создание благоприятного впечатления у внешних посетителей <9>.

    А теперь давайте рассмотрим порядок учета литературы, которую можно отнести к производственной.

    Учитываем подписку на периодические издания

    Некоторые бухгалтеры относят плату за подписку в бухгалтерском учете на расходы будущих периодов. Но это неправильно. Сумма, уплаченная за подписку, является авансом <10> и отражается по дебету счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" <11>.

    Получив очередной номер журнала или газеты, на основании первичных документов учитываем его стоимость на счете 10 "Материалы" <12> (дебет счета 10 — кредит счета 60) и сразу списываем на расходы по обычным видам деятельности <13> (дебет счета 20 (26) — кредит счета 10). При оформлении подписки на электронные издания, получив счет-фактуру и акт, списываем стоимость подписки сразу на расходы, минуя 10-й счет.

    При расчете налога на прибыль расходы на профессиональные издания включаем в прочие, связанные с производством и реализацией <14>. При этом для целей налогообложения вы можете учитывать в расходах подписку одновременно на несколько печатных изданий по одной тематике <15>.

    НДС по подписке принимаем к вычету в следующем порядке.

    ШАГ 1. Когда получаем от издательства счет-фактуру на аванс с выделенной суммой НДС, принимаем его к вычету <16>.

    ШАГ 2. При получении счета-фактуры на уже поставленные номера (в основном их вкладывают в каждый номер):

    — принимаем НДС по конкретному номеру издания к вычету;

    — одновременно восстанавливаем такую же сумму НДС, принятую к вычету по авансовому счету-фактуре <17>.

    На ежедневные газеты, как правило, оформляется один счет-фактура, например за месяц или квартал <18>.

    Отражаем в учете деловую литературу

    Хотя книга и используется в работе более года, ее стоимость вряд ли превысит 20 000 руб. (или иной меньший лимит стоимости ОС, установленный вашей учетной политикой) <19>. Поэтому в бухучете деловую литературу учитываем в составе МПЗ на счете 10 "Материалы" <20> и списываем в расходы по обычным видам деятельности при передаче в подразделение, которое будет ее использовать (на счета 20, 26, 44 и т.п.) <21>.

    Для целей налогообложения прибыли деловая литература, независимо от стоимости, не подлежит амортизации <22>. Расходы на ее приобретение включаем в состав прочих расходов в полном объеме в момент приобретения <23>.

    НДС по книгам можно принять к вычету <24>, если:

    — литература получена и принята на учет;

    — литература используется для деятельности, облагаемой НДС;

    — есть правильно оформленный счет-фактура.

    "Упрощенный" учет подписки и книг

    Для упрощенцев в закрытом перечне расходов подписка на периодические издания и приобретение деловой литературы не значатся. Основываясь на этом, Минфин и некоторые суды расходы на подписку и приобретение литературы не признают <25>.

    Впрочем, в ФНС России считают, что если приобретенная литература действительно нужна упрощенцу для работы, то учесть ее стоимость в расходах можно.

    ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

    МЕЛЬНИЧЕНКО АНАТОЛИЙ НИКОЛАЕВИЧ — Государственный советник РФ 1 класса

    "Действительно, расходы на приобретение подписных изданий не предусмотрены в перечне расходов, учитываемых при применении УСНО <26>.

    Однако если расходы связаны с приобретением специальной (нормативной) литературы, информация из которой непосредственно используется при производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), то есть является их необходимым компонентом, такие расходы могут быть отнесены к материальным расходам, учитываемым при применении УСНО <27>".

    Этого же мнения придерживаются и большинство судов <28>.

    Если книги, журналы, газеты и прочие издания имеют явно производственную направленность, то проблем с их учетом возникнуть не должно. Другой вопрос, если вы приобрели печатную продукцию, которую трудно или даже невозможно отнести к профессиональной, но при этом считаете ее приобретение необходимым, например, для создания благоприятного имиджа фирмы. Если вы решитесь учесть такие затраты в составе производственных расходов, будьте готовы предоставить весомые аргументы в пользу своей правоты, которую, скорее всего, вам придется доказывать в суде.

    <1> Постановления ФАС УО от 19.12.2007 N Ф09-10406/07-С3; Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.07.2007 N 09АП-8445/2007-АК

    <2> п. 1 ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ; Постановление ФАС ЗСО от 16.01.2006 N Ф04-9903/2005(18741-А27-40)

    <3> пп. 4, 5 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н; п. 2 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н

    <4> п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н; План счетов бухгалтерского учета. утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н

    <5> п. 1 ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ

    <7> Письмо Минфина России от 25.05.2007 N 03-03-06/1/311

    <8> Постановление ФАС МО от 16.06.2009 N КА-А40/5111-09

    <9> Постановление ФАС МО от 27.12.2006 N КА-А40/12681-06

    <11> План счетов бухгалтерского учета

    <14> подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС УО от 04.04.2005 N Ф09-1217/05-АК

    <15> Письмо Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/279

    <16> п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ

    <17> подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ

    <18> Письмо Минфина России от 25.06.2008 N 07-05-06/142

    <22> п. 1, подп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ

    <23> п. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина России от 15.05.2006 N 07-05-06/116, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/443; Письмо УФНС России по г. Москве от 29.06.2005 N 20-12/46419

    <24> п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ

    <25> Письма Минфина России от 10.08.2009 N 03-11-06/2/151, от 17.01.2007 N 03-11-04/2/12; Постановление ФАС УО от 11.01.2007 N Ф09-11283/06-С3

    <26> п. 1 ст. 346.16 НК РФ

    <27> подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

    <28> Постановления ФАС ПО от 30.10.2008 N А65-1419/2008; ФАС ЗСО от 22.01.2007 N Ф04-8976/2006(29957-А67-40); ФАС ПО от 29.03.2006 N А65-25615/05-СА2-9; ФАС УО от 13.04.2005 N Ф09-1317/05-АК

    Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N04, 2011

    Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

    Только до завтра можно забрать запись со скидкой 20%. Программу вебинара смотрите здесь

    Учет библиотечного фонда по новым правилам

    Рассмотрим особенности учета такого нефинансового актива, как библиотечный фонд, согласно последним изменениям в нормативно-правовых актах, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета в учреждениях госсектора.

    Счет учета библиотечного фонда.

    В казенных учреждениях библиотечный фонд, за исключением периодических изданий, входящих в его состав, учитывается на счете 0 101 38 000 «Прочие основные средства – иное движимое имущество учреждения» (п. 5 Инструкции № 162н, ч. 3 Методических рекомендаций по применению Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства» (приложение к Письму Минфина РФ от 15.12.2017 № 02-07-07/84237).

    Несмотря на то, что библиотечный фонд является инвентарным объектом, ему не надо присваивать инвентарный номер (п. 46 Инструкции № 157н).

    К сведению: книжная или иная печатная продукция, не предназначенная для библиотечного фонда, учитывается в составе прочих материальных запасов (п. 99 Инструкции № 157н).

    Групповой учет библиотечного фонда.

    Объекты основных средств, срок полезного использования которых одинаков, стоимость которых не является существенной (например, библиотечные фонды), могут в соответствии с принятыми положениями учетной политики объединяться учреждением в один инвентарный объект, признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств (п. 10 СГС «Основные средства»).

    Учреждение самостоятельно в рамках своей учетной политики определяет состав такого инвентарного объекта и существенность информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

    С целью объединения библиотечного фонда в один инвентарный объект учреждение вправе в рамках учетной политики определить, что критериями признания стоимости объектов библиотечного фонда несущественной являются критерии, установленные СГС «Основные средства» для начисления 100 %-й амортизации при вводе в эксплуатацию (стоимость до 100 000 руб.) (ч. 4 Методических рекомендаций).

    Для группового учета объектов библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (п. 54 Инструкции № 157н,Приказ Минфина РФ № 52н). Данная карточка открывается на основании акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), а закрывается на основании акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144).

    Амортизация библиотечного фонда.

    В соответствии с п. 39 СГС «Основные средства» на библиотечный фонд начисляется амортизация:

    стоимостью до 100 000 руб. включительно – в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче в эксплуатацию;

    стоимостью свыше 100 000 руб. – в соответствии с рассчитанными нормами амортизации.

    Для начисления амортизации на объект (группу объектов) библиотечного фонда стоимостью свыше 100 000 руб. необходимо выбрать один из трех методов и закрепить его в учетной политике (п. 36, 37 СГС «Основные средства»):

    линейный метод, который предполагает равномерное начисление постоянной суммы амортизации на протяжении всего срока полезного использования актива;

    метод уменьшаемого остатка, при использовании которого годовая сумма амортизации определяется исходя из остаточной стоимости объекта на начало отчетного года и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта и коэффициента не выше 3, используемого субъектом учета и установленного им в соответствии с его учетной политикой;

    пропорционально объему продукции. Данный метод заключается в начислении суммы амортизации, основанной на ожидаемом использовании или ожидаемой производительности актива.

    К сведению: при одинаковых способах получения будущих экономических выгод или полезного потенциала для объектов основных средств, входящих в одну группу основных средств, возможно применение одного метода начисления амортизации к группе основных средств в целом.

    Согласно п. 35 СГС «Основные средства» срок полезного использования объекта основных средств определяется исходя:

    а) из ожидаемого срока получения экономических выгод и (или) полезного потенциала, заключенных в активе, признаваемом объектом основных средств.

    При этом по объектам основных средств, включенным согласно Постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» в 1 – 9-ю амортизационные группы, срок полезного использования определяется по наибольшему сроку, установленному для указанных амортизационных групп.

    Например, ОК 013-2014 (СНС 2008) предусмотрен код 740.00.10.01 «Литературные произведения», который относится к 7-й амортизационной группе (срок полезного использования – свыше 15 до 20 лет включительно);

    б) из рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в комплектацию объекта имущества, и (или) решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов (например, учитываются ожидаемый срок использования, физический износ объекта учета).

    Амортизация начисляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта ОС к бухгалтерскому учету, до 1-го числа месяца, следующего за месяцем выбытия объекта с учета, или месяца, в котором его остаточная стоимость стала равной нулю (п. 33, 34 СГС «Основные средства»).

    Начисление амортизации отражается бухгалтерской записью (п. 19 Инструкции № 162н):

    Дебет счета 1 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», соответствующих счетов аналитического учета счета 1 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (1 109 60 271, 1 109 70 271, 1 109 80 271)

    Кредит счета 1 104 38 411 «Уменьшение стоимости прочих основных средств – иного движимого имущества учреждения за счет амортизации»

    Учет периодических изданий для формирования библиотечного фонда.

    Расходы на оплату подписки на периодические и справочные издания с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Порядок № 209н).

    Для учета периодических изданий (газет, журналов и т. п.), приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда, предназначен забалансовый счет 23 «Периодические издания для пользования» (п. 377 Инструкции № 157н).

    Периодические издания учитываются в условной оценке «один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) – 1 руб.».

    Выбытие периодических изданий по любым основаниям отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом).

    Аналитический учет ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

    В учете оформление подписки необходимо отразить следующими бухгалтерскими записями:

    Содержание операции

    Дебет

    Кредит

    Перечислена предоплата подписки на периодическое издание

    Отражены расходы в размере стоимости поступившего номера периодического издания

    Зачтен ранее перечисленный аванс

    Принято к забалансовому учету периодическое издание

    Выбыло с забалансового учета периодическое издание

    * По соответствующей подстатье КОСГУ.

    Возмещение объекта библиотечного фонда взамен утерянного, испорченного.

    В бухгалтерском учете списание утерянного или испорченного по вине читателя объекта библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) с указанием причины его выбытия из фонда. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а другой – материально ответственному лицу.

    Согласно п. 220 Инструкции № 157н при определении размера ущерба, причиненного хищениями, потерями от порчи материальных ценностей, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов. Но в п. 86 Инструкции № 162н отмечено, что суммы выявленных хищений, потерь от порчи имущества, отнесенные на виновных лиц, отражаются по текущей оценочной стоимости. Она определяется методом рыночных цен на основании данных о сделках с аналогичным или схожим активом, совершенных без отсрочки платежа, в сумме денежных средств, необходимых при продаже (приобретении) упомянутых активов на дату принятия к учету (п. 25 Инструкции № 157н).

    Минфин при рассмотрении норм п. 220 Инструкции № 157н в Письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77576 пришел к выводу, что при определении текущей восстановительной стоимости можно использовать методы, аналогичные методам определения текущей оценочной стоимости, содержащимся в п. 25 Инструкции № 157н.

    Таким образом, по мнению автора, казенное учреждение при определении размера ущерба вправе применять текущую оценочную стоимость.

    В учете при возникновении такой ситуации необходимо составить следующие проводки:

    Содержание операции

    Дебет

    Кредит

    Списана начисленная амортизация по утерянному объекту библиотечного фонда

    Отражена сумма ущерба от утерянного объекта библиотечного фонда по его оценочной стоимости

    Возмещен виновным лицом ущерб в натуральной форме**

    Поступили в кассу учреждения наличные денежные средства в возмещение недостач

    * По соответствующей подстатье КОСГУ.

    ** Данная проводка установлена Приказом Минфина РФ от 28.12.2018 № 297н в п. 86 Инструкции № 162н. При этом из п. 7 Инструкции № 162н не исключили проводку Дебет счета 1 101 38 310 / Кредит счета 1 401 10 172.

    По мнению автора, учреждениям следует применять бухгалтерские записи согласно последним внесенным в Инструкцию № 162н изменениям.

    Напомним главные моменты в части учета библиотечного фонда:

    библиотечный фонд учитывается на счете 0 101 08 «Прочие основные средства». Периодические издания, входящие в его состав, как и прежде, отражаются на забалансовом счете 23;

    Как оприходовать книги в бухгалтерском учете

    Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

    Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

    У учредителя книги числятся в составе материальных запасов. Учредитель передает книги в бюджетное учреждение. У бюджетного учреждения книги составляют библиотечный фонд. Данное имущество является особо ценным.
    Как в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отразить получение книг (библиотечного фонда) от учредителя?

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
    Принятие к учету книг в бюджетном учреждении осуществляется на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов.
    Библиотечный фонд принимается к учету в составе прочих основных средств по дебету счета 4 101 Х8 310 «Прочие основные средства» в корреспонденции с кредитом счета 4 401 10 195 «Безвозмездные неденежные поступления капитального характера от сектора государственного управления и организаций государственного сектора».
    Если данное имущество относится к особо ценному, то в бюджетном учреждении также необходимо скорректировать расчеты с учредителем по дебету счета 4 401 10 172 «Доходы от операций с активами» и кредиту счета 4 210 06 661 «Уменьшение расчетов с учредителем».

    Обоснование вывода:
    Принятие к учету объектов нефинансовых активов осуществляется, если иное не установлено Инструкцией N 157н, на основании решения постоянно действующей комиссии, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом) (п. 34 Инструкции N 157н).
    При передаче объектов нефинансовых активов между субъектами учета, в том числе при закреплении права оперативного управления, оформляется Акт о приеме-передаче объектов нефинасовых активов (ф. 0504101).
    Согласно положениям Методических указаний (Приложение 5 к Приказу N 52н) при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств между субъектами учета, в том числе при межведомственных расчетах, используется Извещение (ф. 0504805).
    Таким образом, принятие к балансовому учету объектов библиотечного фонда по стоимости, сформированной при безвозмездном получении, при закреплении права оперативного управления, в случаях, предусмотренных законодательством РФ, осуществляется на основании Актов о приеме-передаче (ф. 0504101) и Извещении (ф. 0504805).
    При получении бюджетным учреждением книг от учредителя комиссии по поступлению и выбытию активов в первую очередь необходимо определить, к какой группе нефинансовых активов относятся данные объекты имущества в соответствии с требованиями пп.пп. 7, 8, 10 Стандарта «Основные средства», п. 7 Стандарта «Запасы» и пп.пп. 99, 118 Инструкции 157н.
    Так, в рассматриваемом случае книги составляют библиотечный фонд бюджетного учреждения (библиотеки). В соответствии с положениями п. 8 Стандарта «Основные средства», а также нормами Инструкции N 157н они принимаются к учету в качестве объектов основных средств в составе прочих основных средств на счете 101 08 «Прочие основные средства». При этом не имеет значения, что у передающей стороны данные объекты были учтены в качестве материальных запасов.
    Обращаем также внимание, что согласно п. 24 Стандарта «Основные средства» объекты, полученные учреждением от собственника (учредителя), отражаются в учете по стоимости, указанной в передаточных документах.
    Безвозмездные неденежные поступления капитального характера от сектора государственного управления и организаций государственного сектора учитываются по подстатье 195 КОСГУ (п. 9.9.5 Порядка N 209н). Вместе с тем Инструкции N 157н и N 174н не содержат специальных правил по формированию 15-17 разрядов в счете 0 401 10 195 при отражении неденежных поступлений. С формальной точки зрения следовало бы выбрать для этого счета АнКВД. В Порядке N 85н АнКВД по операциям, связанным с безвозмездными неденежными поступлениями в секторе государственного управления, не предусмотрен и включает в себя только статью 150 «Безвозмездные денежные поступления» (п. 12.1.5 Порядка N 85н). Рекомендациями финансового ведомства, отраженными в Сопоставительной таблицей КВД и КОСГУ, доведенной информацией Минфина России от 16.04.2020, установлено, что отражение в учете учреждения операций по подстатье 195 КОСГУ осуществляется во взаимоувязке со статьей АнКВД 150 «Безвозмездные денежные поступления». То есть предусматривается возможность отражения операций по безвозмездному неденежному поступлению имущества по АнКВД 150, несмотря на то, что, исходя из требований Порядка N 85н, по данному коду подлежат отражению только денежные поступления.
    Принимающая сторона (бюджетное учреждение) отражает поступление имущества от учредителя (п. 9 Инструкции N 174н) по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 4 101 00 000 «Основные средства» и кредиту счета 4 401 10 195 «Безвозмездные неденежные поступления капитального характера от сектора государственного управления и организаций государственного сектора», счета 4 210 06 660 «Уменьшение расчетов с учредителем».
    Движимое имущество, без которого осуществление бюджетным учреждением своей уставной деятельности будет существенно затруднено, в установленном порядке относится к особо ценному движимому имуществу (далее — ОЦДИ) (п. 11 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»). Конкретный порядок отнесения имущества к ОЦДИ определяется с учетом положений постановления Правительства РФ от 26.07.2010 N 538 (далее — Постановление N 538). Также перечни ОЦДИ бюджетных учреждений определяются соответствующими органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя (п. 3 Постановления N 538, п. 12 ст. 9.2 Закона N 7-ФЗ).
    Бюджетные учреждения фиксируют движение особо ценного имущества на счете 0 210 06 000 «Расчеты с учредителем» в соответствии с п. 116 Инструкции N 174н.
    Учредитель бюджетных учреждений, в свою очередь, учитывает движение особо ценного имущества на счете 0 204 33 000 «Стоимость участия в государственных (муниципальных) учреждениях» в размере балансовой стоимости объектов. Данная норма содержится в п. 74 Инструкции N 162н.
    Согласно письму Минфина России от 18.09.2012 N 02-06-07/3798 расчеты с учредителем корректируются с периодичностью, установленной учреждением по согласованию с учредителем, но не реже раза в год перед составлением годовой отчетности. То есть по согласованию с учредителем необходимо совместно скорректировать расчеты у бюджетного учреждения и учредителя, чтобы информация по результатам передачи особо ценного имущества в учете отражалась корректно.
    Соответственно, по согласованию с учредителем в Извещении (ф. 0504805) бюджетным учреждением, помимо операций по принятию на учет библиотечного фонда, могут быть отражены операции по корректировке расчетов с учредителем по дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» и кредиту счета 0 210 06 661 «Уменьшение расчетов с учредителем».
    Таким образом, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения на основании Акта о приеме-передаче (ф. 0504101) и Извещения (ф. 0504805) могут быть оформлены следующие корреспонденции счетов при признании книг в составе библиотечного фонда и отнесении их к особо ценному движимому имуществу:
    1. Дебет 4 101 28 310 Кредит 4 401 10 195
    — принятие к учету безвозмездно полученного библиотечного фонда;
    2. Дебет 4 401 10 172 Кредит 4 210 06 661
    — скорректированы расчеты с учредителем в размере балансовой стоимости имущества.

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Старовойтова Елена

    Контроль качества ответа:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

    12 января 2021 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

    © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

    Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

    Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

    ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

    8-800-200-88-88
    (бесплатный междугородный звонок)

    Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

    Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

    Если вы заметили опечатку в тексте,
    выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: